Wartungsvertrag Vorlage – kostenlos als Word und PDF
Mit diesem Wartungsvertrag regelst du, welche Anlage du wie oft wartest, was die Pauschale abdeckt und wie lange der Vertrag läuft. Ideal für Heizung, Sanitär, Lüftung und Klima.
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Wartungsvertrag Vorlage kostenlos herunterladen
Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse. Einfach herunterladen, anpassen und nutzen.
- Word herunterladen zum Bearbeiten am PC · 40 KB
- PDF herunterladen ausgefülltes Muster zum Ansehen · 10 KB
Die Vorlagen sind praxisnah erstellt, ersetzen aber keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Was gehört in einen Wartungsvertrag?
Ein Wartungsvertrag regelt eine wiederkehrende Leistung über Jahre. Damit es später keinen Streit gibt, was in der Pauschale steckt und was extra kostet, sollte er diese Punkte enthalten:
- Vertragsparteien mit Anschrift und Kundennummer
- Anlage und Standort: Objekt, Aufstellort, Anlagentyp, Hersteller, Baujahr und Seriennummer
- Leistungsumfang als Checkliste, nach Herstellervorgaben und den anerkannten Regeln der Technik
- Ausgeschlossene Leistungen, z. B. Reparaturen, Material, Notdienst und Schornsteinfeger-Messungen
- Wartungsintervall und Terminabsprache
- Vergütung: Wartungspauschale pro Jahr, Abrechnungsrhythmus, Zahlungsziel sowie Sätze für Anfahrt, Material und Zusatzarbeiten
- Laufzeit und Kündigung
- Haftung und Gewährleistung
- Dokumentation über ein Wartungsprotokoll
- Schlussbestimmungen und die Unterschriften beider Seiten
Die Vorlage enthält alle diese Abschnitte als nummerierte Paragrafen. Das PDF zeigt ein ausgefülltes Beispiel für die Wartung eines Gas-Brennwertkessels mit fiktiven Daten. Die Word-Datei hat denselben Aufbau. Dort ersetzt du die Beispieldaten durch deine eigenen.
Die wichtigste Regel: Trenne sauber zwischen Pauschale und Zusatzleistung. Was im Leistungsumfang steht, ist mit der Pauschale bezahlt. Alles andere, vor allem Material und Reparaturen, rechnest du nach Aufwand ab und führst es erst nach Rücksprache mit dem Kunden aus.
So nutzt du die Wartungsvertrag Vorlage
- 1) Kopf anpassen: Trag in der Word-Datei einmal Logo, Firmenname, Anschrift, Steuernummer und Bankverbindung ein und speichere sie als dein eigenes Muster.
- 2) Anlage beschreiben: Pro Vertrag eine Anlage mit Typ, Hersteller, Baujahr und Seriennummer. Weitere Anlagen nimmst du per Nachtrag auf.
- 3) Checkliste anpassen: Übernimm die Wartungsschritte aus der Anleitung des Herstellers. Für eine Wärmepumpe oder Lüftungsanlage sieht die Liste anders aus als für einen Gaskessel.
- 4) Preise festlegen: Wartungspauschale, Anfahrt für zusätzliche Einsätze, Stundensatz für Zusatzarbeiten. Gib Netto- und Bruttobeträge an, wenn du an Privatkunden verkaufst.
- 5) Laufzeit prüfen: Die Vorlage sieht 12 Monate Erstlaufzeit und danach eine monatliche Kündbarkeit vor. Das ist auch gegenüber Verbrauchern unproblematisch.
- 6) Unterschreiben lassen: Zwei Exemplare, eines für den Kunden, eines für deine Kundenakte. Bei Verbrauchern legst du bei Bedarf die Widerrufsbelehrung bei.
Bevor du den Vertrag zum ersten Mal einsetzt, lies den Hinweis am Ende der Vorlage und entferne ihn. Die Vorlage ist ein Muster und ersetzt keine Rechtsberatung.
Laufzeit und Kündigung: Das gilt bei Privatkunden
Ein Wartungsvertrag ist ein Vertrag über regelmäßig wiederkehrende Leistungen. Verwendest du ihn als vorformuliertes Muster gegenüber Verbrauchern, gelten seit 2022 strenge Grenzen aus § 309 Nr. 9 BGB:
- Erstlaufzeit höchstens zwei Jahre. Längere Bindungen sind in vorformulierten Verbraucherverträgen unwirksam.
- Stillschweigende Verlängerung nur unbefristet. Läuft der Vertrag nach der Erstlaufzeit automatisch weiter, muss der Kunde ihn danach jederzeit mit höchstens einem Monat Frist kündigen können.
- Kündigungsfrist höchstens ein Monat zum Ende der Erstlaufzeit.
Die Vorlage bleibt bewusst darunter: 12 Monate Erstlaufzeit, danach unbefristet mit einem Monat Kündigungsfrist. Die Kündigung genügt in Textform, also auch per E-Mail. Mit Gewerbekunden hast du bei der Laufzeit mehr Spielraum, unangemessen lange Bindungen bleiben aber auch dort angreifbar.
Schließen Kunden den Vertrag über deine Website ab, brauchst du außerdem einen gut sichtbaren Kündigungsbutton (§ 312k BGB). Bei Verträgen, die du beim Kunden zu Hause oder per E-Mail abschließt, hat ein Verbraucher ein 14-tägiges Widerrufsrecht.
Praxistipps für Wartungsverträge
- Herstellergarantie im Blick: Viele Hersteller verlangen für ihre Garantie eine regelmäßige Wartung durch einen Fachbetrieb. Das ist ein gutes Argument für den Vertrag. Weise aber nur auf Bedingungen hin, die du im Garantieheft des Herstellers geprüft hast.
- Termine aktiv anbieten: Wartungen in der heizfreien Zeit entlasten deinen Kalender im Herbst. Schlag dem Kunden den Termin vor, statt auf seinen Anruf zu warten.
- Wartungsprotokoll mitgeben: Halte Messwerte, ausgetauschte Teile und festgestellte Mängel fest. Das Protokoll belegt deine Leistung und ist die Grundlage für Reparaturangebote.
- Mängel sofort melden: Gefährdet ein Mangel die Betriebssicherheit, informierst du den Kunden sofort und schriftlich. Notwendige Reparaturen bietest du gesondert an, zum Beispiel mit der Angebot Vorlage.
- Lohnkosten ausweisen: Auf der Rechnung zur Wartungspauschale nennst du die enthaltenen Lohnkosten. Privatkunden können sie nach § 35a EStG absetzen.
- Preise nicht einseitig ändern: Die Vorlage sieht vor, dass Preisänderungen vereinbart werden. Einseitige Preisanpassungsklauseln sind gegenüber Verbrauchern oft unwirksam, wenn sie nicht sehr genau formuliert sind.
Wartungsverträge abrechnen ohne Zettelwirtschaft
Mit einer Handvoll Verträgen reicht eine Liste mit Kunde, Anlage, nächstem Termin und Abrechnungsrhythmus. Ab ein paar Dutzend Verträgen wird es schwierig: Termine geraten in Vergessenheit, und Jahrespauschalen werden zu spät oder doppelt abgerechnet.
Mit den Wartungsverträgen in Hawepro hängt jeder Vertrag direkt am Kunden. Du siehst, welche Wartung als Nächstes fällig ist. Im Professional-Tarif legt Hawepro zu jedem Abrechnungszeitraum automatisch einen Rechnungsentwurf an und benachrichtigt dich per E-Mail. Du prüfst den Entwurf nur noch und verschickst ihn. Mehr Hintergründe zu Vertragsarten, Kalkulation und Kundenbindung findest du im Wissensartikel Wartungsverträge im Handwerk.
Wartungsverträge im Griff – mit Hawepro
In Hawepro legst du Wartungsverträge direkt beim Kunden an und siehst jederzeit, welche Wartung als Nächstes fällig ist. Mit dem Professional-Tarif erstellt Hawepro zu jedem Abrechnungszeitraum automatisch einen Rechnungsentwurf und informiert dich per E-Mail.
Häufige Fragen
Was ist ein Wartungsvertrag?
Ein Wartungsvertrag ist eine Vereinbarung über regelmäßig wiederkehrende Inspektionen und Wartungen einer Anlage, etwa einer Heizung, Lüftungs- oder Klimaanlage. Er legt fest, welche Leistungen enthalten sind, in welchem Intervall gewartet wird, was das kostet und wie lange der Vertrag läuft.
Wie lange darf ein Wartungsvertrag mit Privatkunden laufen?
Bei vorformulierten Verträgen mit Verbrauchern darf die erste Laufzeit höchstens zwei Jahre betragen. Eine automatische Verlängerung ist nur zulässig, wenn der Vertrag danach auf unbestimmte Zeit weiterläuft und mit höchstens einem Monat Frist kündbar ist. Auch die Kündigungsfrist zum Ende der Erstlaufzeit darf höchstens einen Monat betragen (§ 309 Nr. 9 BGB).
Was kostet ein Wartungsvertrag für eine Heizung?
Das hängt von Anlage, Aufwand und Region ab. Für die jährliche Wartung einer Gastherme im Einfamilienhaus sind Pauschalen von grob 150 bis 300 Euro üblich, bei Öl- und Pelletanlagen oder Wärmepumpen kann es mehr oder weniger sein. Material und Reparaturen kommen in der Regel extra dazu. Die Vorlage enthält ein Beispiel mit 189 Euro netto pro Jahr.
Muss die Wartungspauschale im Voraus bezahlt werden?
Das ist Vereinbarungssache. Üblich ist eine jährliche Abrechnung im Voraus zu Beginn des Vertragsjahres. Du kannst auch quartalsweise oder nach jeder Wartung abrechnen. Wichtig ist, dass der Vertrag den Abrechnungsrhythmus und das Zahlungsziel klar nennt.
Können Privatkunden die Wartung von der Steuer absetzen?
Ja. Die Lohnkosten für Wartung und Reparatur im Haushalt gelten als Handwerkerleistung. Privatkunden können 20 Prozent davon, höchstens 1.200 Euro im Jahr, von der Steuer abziehen (§ 35a EStG). Voraussetzung sind eine Rechnung mit ausgewiesenen Lohnkosten und eine unbare Zahlung.
Brauche ich für den Wartungsvertrag eine Widerrufsbelehrung?
Wenn du den Vertrag mit einem Verbraucher außerhalb deiner Geschäftsräume schließt, etwa beim Kunden zu Hause, oder per E-Mail, Telefon oder online, steht dem Kunden ein 14-tägiges Widerrufsrecht zu. Dann musst du ihn darüber belehren. Schließt der Kunde den Vertrag über deine Website ab, brauchst du zusätzlich einen Kündigungsbutton (§ 312k BGB).
Ist die Vorlage rechtssicher?
Die Vorlage ist ein praxisnahes Muster mit verbraucherfreundlichen Regelungen zu Laufzeit, Kündigung und Haftung. Sie ersetzt aber keine Rechtsberatung. Lass vor allem Laufzeit, Haftung und Preisregeln prüfen, bevor du den Vertrag regelmäßig einsetzt.