Mitarbeiter hinzufügen, Rechte vergeben – und produktiv loslegen
Im Professional-Tarif fügst du Mitarbeiter für 7 € pro Monat hinzu – jederzeit wieder entfernbar. Jeder erhält einen eigenen Login mit exakt den Rechten, die du festlegst: Handwerker, Büro oder Admin. Zeiten erfassen, Termine planen, Urlaub/Krank pflegen und Leistungen abrechnen – alles zentral gesteuert.
Hawepro ohne Risiko testen
Warum strukturierte Rechte im Handwerk entscheidend sind
Je klarer die Rollen & Zugriffe, desto weniger Fehler und Rückfragen. Hawepro gibt dir eine einfache Verwaltung für Team, Berechtigungen, Zeiterfassung und Planung – mit sauberer Nachvollziehbarkeit und Datenschutz.
Preise & Verfügbarkeit
- Professional-Tarif erforderlich
- 7 € pro Mitarbeiter/Monat
- Jederzeit entfernbar – Lizenzkosten sinken entsprechend
Mitarbeiterdaten – was du verwaltest
- Titel, Vorname, Nachname
- E-Mail, Telefonnummer
- Urlaubstage (Jahreskontingent) – Resturlaub wird bei Urlaubsanträgen automatisch gegengerechnet
- Gehalt (optional, intern)
- Abrechenbarer Lohn beim Kunden (Stundensatz für Rechnungen)
- Stunden pro Woche (Soll-Arbeitszeit) – gleichmäßig oder pro Wochentag verteilt
- Arbeitszeitmodelle – Änderungen wie Teilzeit → Vollzeit mit Gültigkeitsdatum
- Überstundenkonto – automatisch berechnet aus Ist- und Sollstunden
Tipp: Hinterlege Sollstunden und Urlaubskonto, damit Auslastung, Abwesenheiten und Überstunden im Alltag stimmen.
Einladen, Login & Rechte
- Einladung per E-Mail zur Zeiterfassung und zum Web-Login
- Eigener Login je Mitarbeiter – Passwort kann zurückgesetzt werden
- Rollen & Rechte individuell zuweisen, z.B.:
- Handwerker – Zeiterfassung, Termine, Kundeninfos (lesend)
- Büro – Angebote/Rechnungen, Kundenakte, Mahnwesen, Materialstamm
- Administrator – alle Rechte inkl. Einstellungen und Benutzerverwaltung
- Feingranular: individuelle Einzelrechte möglich
- Rechte entziehen – jederzeit per Klick (sofortige Wirkung)
Weiterlesen: Stundenzettel | Rapportzettel | Termine | Kundenakte | Materialstamm
Zusammenarbeit im Alltag
- Plantafel – Mitarbeiter Terminen zuordnen
- Zeiterfassung – Mitarbeiter erfassen Zeiten mobil; Unterschriften beim Kunden einholen
- Urlaub/Krank – Abwesenheiten pflegen; fließen in Kapazitäten & Planung ein
- Urlaubsanträge – Mitarbeiter beantragen Urlaub digital; Chef oder berechtigte Mitarbeiter genehmigen per Klick, Entscheidungen werden dokumentiert
- Überstunden – Konto je Mitarbeiter; Abbau trägt der Mitarbeiter selbst ein, Auszahlungen werden dokumentiert
- Schnellaktionen – aus der Kundenakte/Plantafel direkt Personen zuweisen
Von der Zeit zur Rechnung – automatisch sauber
- In der Rechnung übernimmst du Leistungsnachweise und Positionen
- Der abrechenbare Stundenlohn des Mitarbeiters wird berücksichtigt
- Optional: Material + Lohn getrennt ausweisen
Weiterlesen: Rechnung & E-Rechnung | XRechnung | ZUGFeRD
Workflows – Schritt für Schritt
A) Mitarbeiter anlegen & einladen
-
Mitarbeiter hinzufügen (Professional; 7 €/Monat).
-
Stammdaten + Stundensatz, Stunden/Woche, Urlaubskonto hinterlegen.
-
Rolle wählen (Handwerker/Büro/Admin) – Feineinstellungen prüfen.
-
Einladung senden → der Mitarbeiter erhält Login & App-Zugang.
B) Rechte ändern oder entziehen
-
Mitarbeiter öffnen → Rolle/Rechte anpassen.
-
Änderungen speichern → wirken sofort.
-
Bei Ausscheiden: Deaktivieren/Entfernen (Kosten sinken ab Folgemonat).
C) Zeiten erfassen & unterschreiben lassen
-
Mitarbeiter fügt Zeiten auf Kunden/Angeboten/Rechnungen oder Objekten hinzu.
-
Notiz& Materialien ergänzen, Kundenunterschrift aufnehmen.
-
Büro prüft → freigeben.
D) Abrechnen
-
Rechnung öffnen → Zeiten übernehmen.
-
Stundensätze greifen automatisch; Leistungszeitraum setzen.
-
Rechnung PDF/XRechnung/ZUGFeRD versenden.
E) Abwesenheiten & Urlaubsanträge steuern
-
Mitarbeiter meldet Krank oder beantragt Urlaub direkt in der Zeiterfassung.
-
Chef oder Mitarbeiter mit Mitarbeiterverwaltungs-Recht genehmigt oder lehnt mit Begründung ab – offene Anträge erscheinen auf dem Dashboard.
-
Hawepro zählt nur echte Arbeitstage (ohne Wochenenden & Feiertage je Bundesland) und warnt bei überschrittenem Resturlaub.
-
Plantafel zeigt die Abwesenheit an; Termine bei Bedarf umplanen.
F) Überstunden steuern
-
Wochenstunden beim Mitarbeiter pflegen – das Überstundenkonto rechnet automatisch mit.
-
Freizeitausgleich trägt der Mitarbeiter selbst als Zeittyp „Überstundenabbau“ ein.
-
Alternativ bucht der Admin eine Auszahlung – mit Datum, Notiz und nachvollziehbarem Verlauf.
Rollen-Beispiele (Kurzmatrix)
| Bereich | Handwerker | Büro | Admin |
|---|---|---|---|
| Angebote | - | ✔️ | ✔️ |
| Rechnungen | — | ✔️ | ✔️ |
| Kundenstamm | — | ✔️ | ✔️ |
| Materialien | — | ✔️ | ✔️ |
| Arbeitsaufwände | — | ✔️ | ✔️ |
| Arbeitspakete | — | ✔️ | ✔️ |
| Planer / Kalender | 🔎 Lesen | ✔️ | ✔️ |
| Zeiterfassung | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Objektverwaltung | - | ✔️ | ✔️ |
| Wartungsverträge | - | ✔️ | ✔️ |
| Mitarbeiterverwaltung | - | - | ✔️ |
| Dashboard | - | - | ✔️ |
| Statistiken | - | - | ✔️ |
| Firmeneinstellungen | - | - | ✔️ |
🔎 Handwerker sieht nur, was für den Einsatz nötig ist (konfigurierbar).
Datenschutz, Sicherheit & Nachvollziehbarkeit
- Least-Privilege-Prinzip – nur notwendige Zugriffe
- Double-Opt-In (gängiger Registrierungsprozess)
- DSGVO – Trennung von Mitarbeiter-Stammdaten und Kunden/Projekten
- Sofort-Entzug – Zugänge können umgehend deaktiviert werden
Tipps aus der Praxis
- Rollenstandard definieren (Handwerker/Büro/Admin) und Feinrechte nur bei Bedarf anpassen.
- Stundensätze pro Mitarbeiter pflegen → Rechnungen werden konsistent.
- Urlaub/Krank zeitnah buchen – erspart Doppelplanung.
- Onboarding-Checkliste: Einladung, App-Login, Zeiterfassungs-Shortcuts, Unterschriften-Workflow.
Viel einfacher mit Mitarbeitern in Hawepro
- Einladen & starten – 7 €/MA/Monat, jederzeit entfernbar
- Rollen & Rechte – sicher und passgenau
- Zeiten → Rechnung – automatisch mit Stundensatz
- Abwesenheiten & Planung – alles im Blick
🔔 Neu: Hawepro in 14 Sprachen
Nicht jeder im Team spricht Deutsch. Ab sofort stellt jeder Mitarbeiter die Oberfläche auf seine eigene Sprache – 14 Sprachen von Polnisch über Rumänisch bis Türkisch, auch im Mitarbeiterzugang. Die Einstellung ist pro Konto gespeichert; fehlt eine Übersetzung, erscheint der deutsche Text. Kundendokumente bleiben bewusst in gewohnter Form.
FAQ: Häufige Fragen zu Mitarbeitern & Rechten
Was kostet ein zusätzlicher Mitarbeiter?
Im Professional-Tarif 7 € pro Mitarbeiter und Monat. Du kannst Mitarbeitende jederzeit entfernen – die Kosten sinken entsprechend.
Welche Daten speichere ich zum Mitarbeiter?
Titel, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefonnummer, Urlaubstage, Gehalt (optional), abrechenbarer Stundensatz beim Kunden und Stunden pro Woche.
Wie bekommt der Mitarbeiter Zugriff?
Per Einladung (E-Mail/Link). Er erhält einen eigenen Login mit den zugewiesenen Rechten – die du jederzeit ändern oder entziehen kannst.
Können Mitarbeiter Zeiten erfassen und unterschreiben lassen?
Ja. Zeiten werden mobil erfasst; Kundenunterschriften können direkt am Gerät eingeholt werden.
Wie fließen die Zeiten in die Rechnung?
Zeiten werden projektbezogen gesammelt und in die Rechnung übernommen – mit dem abrechenbaren Stundensatz des Mitarbeiters und Leistungszeitraum.
Lassen sich Mitarbeiter in der Plantafel planen?
Ja. Du ordnest Mitarbeitende Terminen zu; Urlaub/Krank reduziert automatisch die Verfügbarkeit.
Kann ich Überstunden meiner Mitarbeiter verwalten?
Ja. Hawepro berechnet das Überstundenkonto automatisch aus erfassten Zeiten und Soll-Arbeitszeit. Überstundenabbau tragen Mitarbeiter selbst als Zeiteintrag ein, Auszahlungen werden als Buchung dokumentiert.
Können Mitarbeiter Urlaub digital beantragen?
Ja. Mit aktivierten Urlaubsanträgen wird eingetragener Urlaub automatisch zum Antrag. Du oder ein Mitarbeiter mit Mitarbeiterverwaltungs-Recht genehmigt oder lehnt mit Begründung ab – eigene Anträge kann niemand selbst freigeben. Resturlaub und Feiertage je Bundesland rechnet Hawepro automatisch mit. Mehr zum Urlaubsantrags-Feature.
Was passiert beim Austritt?
Login deaktivieren/entfernen – Rechte erlöschen sofort, Lizenz wird nicht weiterberechnet. Historie/Audit bleibt erhalten.
Fazit: Klare Rechte, klare Abläufe
Mit Mitarbeiter & Berechtigungen in Hawepro steuerst du Teamzugriffe, planst Einsätze, erfasst Zeiten und rechnest Leistungen korrekt ab – sicher, nachvollziehbar und ohne Reibungsverluste.
