Abnahmeprotokoll Vorlage – kostenlos als Word und PDF
Mit diesem Abnahmeprotokoll hältst du fest, dass deine Leistung abgenommen wurde, welche Mängel offen sind und ab wann die Gewährleistung läuft.
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Die Vorlagen sind praxisnah erstellt, ersetzen aber keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Was gehört in ein Abnahmeprotokoll?
Mit der Abnahme erklärt der Auftraggeber, dass er deine Leistung als im Wesentlichen vertragsgemäß anerkennt. Das Protokoll hält fest, wann und unter welchen Vorbehalten das passiert ist. Diese Bestandteile gehören hinein:
- Bauvorhaben mit Adresse
- Auftraggeber und Auftragnehmer
- Vertrag oder Auftrag vom, damit klar ist, welche Leistung abgenommen wird
- Datum und Ort der Abnahme
- Teilnehmer mit Namen und Funktion
- Ergebnis: Leistung abgenommen, abgenommen mit Vorbehalt oder Abnahme verweigert
- Mängelliste mit Beschreibung, Ort und Frist zur Beseitigung
- Vorbehalt der Vertragsstrafe, falls vereinbart
- Gewährleistungsbeginn
- Unterschriften beider Seiten
Die Abnahme regelt § 640 BGB. Sie hat weitreichende Folgen: Deine Vergütung wird fällig (§ 641 BGB), die Gefahr geht auf den Auftraggeber über (§ 644 BGB), und die Verjährung der Mängelansprüche beginnt (§ 634a BGB). Außerdem kehrt sich die Beweislast um. Vor der Abnahme musst du beweisen, dass dein Werk mangelfrei ist. Danach muss der Auftraggeber einen Mangel beweisen, außer er hat ihn bei der Abnahme vorbehalten. Beim VOB-Vertrag gilt ergänzend § 12 VOB/B. Dort ist unter anderem die förmliche Abnahme auf Verlangen einer Seite geregelt.
Die wichtigste Regel: Alles, was bei der Abnahme bekannt ist, muss ins Protokoll. Bekannte Mängel ohne Vorbehalt kosten den Auftraggeber Rechte (§ 640 Abs. 3 BGB). Eine vereinbarte Vertragsstrafe kann er nur verlangen, wenn er sie bei der Abnahme vorbehält (§ 341 Abs. 3 BGB).
So nutzt du die Abnahmeprotokoll Vorlage
- 1) Vorab ausfüllen: Bauvorhaben, Auftraggeber, Auftragnehmer und Vertragsdatum trägst du schon im Büro ein.
- 2) Termin vereinbaren: Lade den Auftraggeber schriftlich zur Abnahme ein. Beim VOB-Vertrag muss die Abnahme auf Verlangen innerhalb von 12 Werktagen stattfinden (§ 12 Abs. 1 VOB/B).
- 3) Gemeinsam begehen: Geh die Leistung mit dem Auftraggeber durch. Trag Datum, Ort und alle Teilnehmer ein.
- 4) Mängel aufnehmen: Jeden Mangel mit Ort und Beschreibung in die Mängelliste. Für jeden Punkt eine Frist zur Beseitigung festlegen.
- 5) Ergebnis ankreuzen: abgenommen, abgenommen mit Vorbehalt oder verweigert. Vorbehalte zur Vertragsstrafe gesondert vermerken.
- 6) Unterschreiben und verteilen: Beide Seiten unterschreiben, jede erhält ein Exemplar.
Die Vorlage enthält die Felder Bauvorhaben, Auftraggeber, Auftragnehmer, Vertrag/Auftrag vom, Datum und Ort der Abnahme sowie Teilnehmer. Es folgen die Auswahl „Leistung abgenommen: ja / mit Vorbehalt / verweigert“, die Mängelliste mit Frist, das Feld für den Vorbehalt der Vertragsstrafe, der Gewährleistungsbeginn und die Unterschriftsfelder.
Praxistipps und rechtliche Besonderheiten
- Abnahme aktiv einfordern: Warte nicht, bis der Kunde von selbst kommt. Ohne Abnahme ist deine Schlussrechnung nicht fällig, und das Risiko für Schäden bleibt bei dir.
- Fiktive Abnahme nutzen: Reagiert der Kunde nicht, setz ihm eine angemessene Frist zur Abnahme. Verweigert er sie nicht unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt die Leistung als abgenommen (§ 640 Abs. 2 BGB). Bei Verbrauchern musst du in Textform auf diese Folge hinweisen.
- VOB/B beachten: Ohne Abnahmeverlangen gilt die Leistung nach § 12 Abs. 5 VOB/B 12 Werktage nach schriftlicher Fertigstellungsmitteilung als abgenommen. Nimmt der Auftraggeber sie in Benutzung, nach 6 Werktagen.
- Mängel konkret beschreiben: „Fliesen nicht ok“ reicht nicht. Besser: „Bad OG, Wand Süd, 3 Fliesen mit Haarriss“. Fotos helfen.
- Teilabnahmen festhalten: Bei größeren Aufträgen kannst du abgeschlossene Teile gesondert abnehmen lassen, wenn das vereinbart ist. Nutze dafür je ein eigenes Protokoll.
- Verweigerung dokumentieren: Verweigert der Kunde die Abnahme, verlange beim Bauvertrag eine gemeinsame Zustandsfeststellung nach § 650g BGB.
Wie du Protokolle allgemein digital führst, liest du unter Protokolle im Handwerk. Nach der Abnahme folgt die Schlussrechnung, etwa mit der Rechnung Vorlage. Wann deine Forderung verjährt, erklärt der Beitrag Verjährung von Handwerkerrechnungen.
Abnahme nach BGB und nach VOB/B
Welche Regeln gelten, hängt davon ab, ob die VOB/B wirksam in den Vertrag einbezogen wurde. Bei Privatkunden ist das eher die Ausnahme.
- Form: Beim BGB-Vertrag ist keine Form vorgeschrieben. Nach VOB/B kann jede Seite eine förmliche Abnahme mit schriftlichem Befund verlangen (§ 12 Abs. 4 VOB/B).
- Frist: Nach VOB/B muss die Abnahme auf Verlangen binnen 12 Werktagen stattfinden. Das BGB nennt keine feste Frist, für die fiktive Abnahme setzt du eine angemessene Frist.
- Fiktive Abnahme: Im BGB über die Fristsetzung nach § 640 Abs. 2, in der VOB/B zusätzlich über Fertigstellungsmitteilung oder Inbenutzungnahme (§ 12 Abs. 5).
- Verjährung der Mängelansprüche bei Bauwerken: fünf Jahre nach § 634a BGB, vier Jahre nach § 13 Abs. 4 VOB/B, wenn nichts anderes vereinbart ist.
In beiden Fällen gilt: Das Protokoll ist dein wichtigster Beweis dafür, wann abgenommen wurde und welche Mängel zu diesem Zeitpunkt bekannt waren.
Muster-Formulierungen für das Abnahmeprotokoll
Abnahme ohne Mängel: „Die vertraglich vereinbarte Leistung wurde am [Datum] gemeinsam begangen und wird ohne Vorbehalt abgenommen. Die Frist für Mängelansprüche beginnt mit dem heutigen Tag.“
Abnahme mit Vorbehalt: „Die Leistung wird abgenommen. Der Auftraggeber behält sich die Rechte wegen der in der Mängelliste aufgeführten Mängel vor. Der Auftragnehmer beseitigt diese Mängel bis zum [Datum].“
Vorbehalt der Vertragsstrafe: „Der Auftraggeber behält sich die Geltendmachung der vereinbarten Vertragsstrafe gemäß Vertrag vom [Datum] vor.“
Verweigerung der Abnahme: „Der Auftraggeber verweigert die Abnahme wegen folgender Mängel: [Liste]. Die Parteien stellen den Zustand des Werks am heutigen Tag gemeinsam fest.“
Abnahmeprotokoll digital statt auf Papier – mit Hawepro
In Hawepro füllst du Abnahmeprotokolle auf dem Tablet oder Smartphone aus, ergänzt Fotos und lässt den Kunden direkt digital unterschreiben. Das fertige PDF liegt automatisch beim Projekt.
Häufige Fragen
Ist ein Abnahmeprotokoll Pflicht?
Beim BGB-Vertrag ist ein Protokoll nicht vorgeschrieben, die Abnahme kann auch mündlich oder durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Beim VOB-Vertrag muss eine förmliche Abnahme nach § 12 Abs. 4 VOB/B schriftlich festgehalten werden, wenn eine Seite sie verlangt. Als Beweis ist ein Protokoll in beiden Fällen sinnvoll.
Darf der Kunde die Abnahme wegen kleiner Mängel verweigern?
Nein. Nach § 640 Abs. 1 BGB darf die Abnahme wegen unwesentlicher Mängel nicht verweigert werden. Diese Mängel kommen in die Mängelliste, die Abnahme findet trotzdem statt.
Was ist eine fiktive Abnahme?
Setzt du dem Kunden nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme und er verweigert sie nicht unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen (§ 640 Abs. 2 BGB). Bei Verbrauchern tritt die Wirkung nur ein, wenn du sie zusammen mit der Aufforderung in Textform auf diese Folge hingewiesen hast.
Was passiert, wenn der Kunde einen bekannten Mangel nicht vorbehält?
Nimmt der Kunde ab, obwohl er einen Mangel kennt, verliert er nach § 640 Abs. 3 BGB die Rechte auf Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt und Minderung für diesen Mangel. Schadensersatz bleibt möglich. Bekannte Mängel gehören deshalb mit Vorbehalt ins Protokoll.
Ab wann läuft die Gewährleistung?
Die Verjährung der Mängelansprüche beginnt mit der Abnahme (§ 634a Abs. 2 BGB). Sie beträgt fünf Jahre bei Bauwerken und zwei Jahre bei sonstigen Werken. Beim VOB-Vertrag gilt für Bauwerke ohne andere Vereinbarung eine Frist von vier Jahren (§ 13 Abs. 4 VOB/B).
Was ist, wenn der Kunde die Abnahme verweigert?
Dann kannst du beim Bauvertrag nach § 650g BGB eine gemeinsame Zustandsfeststellung verlangen. Beide unterschreiben ein Protokoll über den Zustand des Werks. Das schützt dich vor dem Vorwurf, offenkundige Mängel seien erst später entstanden.