Mahnung Vorlage – kostenlos als Word und PDF
Diese Vorlage enthält drei Schreiben, von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung mit Verzugszinsen und Frist. Dazu bekommst du Muster-Formulierungen für jede Stufe.
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- Word herunterladen drei Mahnstufen zum Bearbeiten · 38 KB
- PDF herunterladen ausgefülltes Muster zum Ansehen · 8 KB
Die Vorlagen sind praxisnah erstellt, ersetzen aber keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Was gehört in eine Mahnung?
Eine Mahnung ist die eindeutige Aufforderung an den Kunden, eine fällige Rechnung zu bezahlen. Eine feste Form schreibt das Gesetz nicht vor. Damit sie wirkt, braucht sie diese Angaben:
- Absender und Empfänger mit vollständiger Anschrift
- Datum der Mahnung
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, auf die sich die Mahnung bezieht
- Offener Betrag, bei Teilzahlungen der Restbetrag
- Eindeutige Zahlungsaufforderung, nicht nur ein Hinweis
- Neue Zahlungsfrist mit konkretem Datum
- Bankverbindung und Verwendungszweck
- ab Verzug: Verzugszinsen, bei Unternehmern die 40-€-Pauschale
Die Grundlage ist § 286 BGB. Eine Mahnung nach Fälligkeit setzt den Kunden in Verzug. Ohne Mahnung tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein, bei Verbrauchern aber nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Ab Verzug schuldet der Kunde Verzugszinsen nach § 288 BGB: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Verbrauchern, 9 Prozentpunkte bei Unternehmern. Unternehmer schulden zusätzlich eine Pauschale von 40 €.
Die wichtigste Regel: Schreib in jede Rechnung an Privatkunden den Hinweis, dass nach 30 Tagen Verzug ohne Mahnung eintritt. Und nenn in jeder Mahnung ein konkretes Datum als Frist, nicht „umgehend“.
So nutzt du die Mahnung Vorlage
- 1) Stufe wählen: Die Datei enthält drei Seiten: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und letzte Mahnung. Du nutzt jeweils die passende Seite.
- 2) Kopf anpassen: Deine Firmendaten und das Logo einmal eintragen, dann den Empfänger ergänzen.
- 3) Rechnung benennen: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offenen Betrag eintragen.
- 4) Frist setzen: Ein konkretes Datum, meist 7 bis 14 Tage nach Versand.
- 5) Zinsen ergänzen: In der letzten Mahnung Verzugszinsen und, bei Geschäftskunden, die 40-€-Pauschale ausweisen. Den Betrag rechnest du mit dem Verzugszinsrechner aus.
- 6) Nachweisbar versenden: Per E-Mail mit Lesebestätigung, per Einwurf-Einschreiben oder per Bote. Wichtig ist, dass du den Zugang beweisen kannst.
Seite 1 ist eine freundliche Zahlungserinnerung. Seite 2 ist die 1. Mahnung mit neuer Frist. Seite 3 ist die letzte Mahnung mit Aufstellung aus Hauptforderung, Verzugszinsen und Pauschale, einer letzten Frist und der Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens.
Praxistipps und typische Fehler
- Erst prüfen, dann mahnen: Ist die Rechnung beim Kunden angekommen und fällig? Gab es eine Reklamation? Eine Mahnung auf eine strittige Rechnung verhärtet oft nur die Fronten.
- Mahnkosten richtig ansetzen: Die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, darfst du nicht berechnen. Danach nur echte Kosten wie Porto und Material. Eigener Zeitaufwand zählt nicht dazu. Pauschalen, die darüber hinausgehen, kannst du bei Verbrauchern nicht durchsetzen.
- Nicht zu lange warten: Mahnstufen sind freiwillig. Wer drei Mahnungen im Abstand von vier Wochen schickt, verliert Monate. Nach der letzten Mahnung folgt der Mahnbescheid über online-mahnantrag.de.
- Verjährung im Blick: Eine Mahnung hemmt die Verjährung nicht. Forderungen aus 2023 verjähren mit Ablauf des 31.12.2026. Mehr dazu im Beitrag Verjährung von Handwerkerrechnungen.
- Ton sachlich halten: Drohungen, die du nicht umsetzt, schwächen deine Position. Kündige nur Schritte an, die du auch gehst.
Muster-Formulierungen für jede Mahnstufe
Zahlungserinnerung: „Sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen: Unsere Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] € ist noch offen. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum] auf das unten genannte Konto. Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.“
1. Mahnung: „Leider konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang zu unserer Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] feststellen. Wir fordern Sie auf, den offenen Betrag von [Betrag] € bis spätestens [Datum] zu zahlen.“
Letzte Mahnung (Privatkunde): „Trotz unserer Mahnung vom [Datum] ist die Rechnung Nr. [Nummer] weiterhin unbezahlt. Sie befinden sich seit dem [Datum] in Verzug. Wir fordern Sie letztmalig auf, den Gesamtbetrag von [Betrag] € bis zum [Datum] zu zahlen. Dieser setzt sich zusammen aus der Hauptforderung von [Betrag] € und Verzugszinsen in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB) von [Betrag] €. Geht die Zahlung nicht fristgerecht ein, beantragen wir ohne weitere Ankündigung einen gerichtlichen Mahnbescheid.“
Ergänzung bei Geschäftskunden: „Gemäß § 288 Abs. 2 und 5 BGB berechnen wir Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz sowie eine Verzugspauschale von 40,00 €.“
Was nach der letzten Mahnung kommt
Zahlt der Kunde auch nach der letzten Frist nicht, hast du zwei Wege:
- Gerichtliches Mahnverfahren: Du beantragst über online-mahnantrag.de einen Mahnbescheid. Das Gericht prüft nur formal. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von zwei Wochen, beantragst du den Vollstreckungsbescheid und kannst damit vollstrecken lassen.
- Inkasso oder Anwalt: Bei größeren Beträgen oder schwierigen Kunden lohnt sich professionelle Hilfe. Die Kosten dafür kann der Kunde als Verzugsschaden tragen müssen, wenn er zu dem Zeitpunkt in Verzug war.
Widerspricht der Kunde dem Mahnbescheid, geht die Sache ins streitige Verfahren. Deshalb ist eine saubere Dokumentation wichtig: Auftrag, Abnahmeprotokoll, Rechnung und alle Mahnungen mit Versandnachweis. Ohne Abnahme ist deine Vergütung beim Werkvertrag in der Regel noch nicht fällig. Dann läuft auch keine Mahnung ins Ziel.
Mahnungen automatisch statt von Hand – mit Hawepro
Hawepro zeigt dir überfällige Rechnungen und erstellt Zahlungserinnerung und Mahnungen mit den Daten aus der Rechnung. Du musst Beträge und Rechnungsnummern nicht mehr abtippen.
Häufige Fragen
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?
Gesetzlich ist nur eine Mahnung nötig, um den Kunden in Verzug zu setzen. Mehrere Mahnstufen sind üblich und kundenfreundlich, aber keine Pflicht. Nach einer erfolglosen Mahnung kannst du direkt das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.
Wann ist der Kunde ohne Mahnung in Verzug?
Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Ohne Mahnung tritt Verzug auch ein, wenn ein Zahlungstermin nach dem Kalender vereinbart war.
Wie hoch sind die Verzugszinsen?
Bei Verbrauchern 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Unternehmern 9 Prozentpunkte (§ 288 BGB). Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli. Den genauen Betrag ermittelst du mit dem Verzugszinsrechner.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Du darfst nur den tatsächlichen Schaden verlangen, also z. B. Porto und Material, und das erst für Mahnungen nach Verzugseintritt. Von Unternehmern kannst du zusätzlich eine Pauschale von 40 € verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Überhöhte pauschale Mahngebühren sind gegenüber Verbrauchern unwirksam.
Hemmt eine Mahnung die Verjährung?
Nein. Eine Mahnung hemmt die Verjährung nicht. Das schafft erst ein gerichtlicher Mahnbescheid oder eine Klage. Forderungen verjähren in der Regel nach drei Jahren zum Jahresende (§§ 195, 199 BGB).
Wie beantrage ich einen Mahnbescheid?
Den Antrag stellst du online über das Portal online-mahnantrag.de oder mit dem amtlichen Formular beim zuständigen Mahngericht. Das Gericht prüft nicht, ob die Forderung berechtigt ist. Widerspricht der Schuldner nicht, kannst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen.