Wartungsverträge im Griff – vom Intervall bis zur Rechnung
Behalte jede anstehende Wartung im Blick und lass Hawepro die vereinbarte Wartungspauschale automatisch als Rechnungsentwurf vorbereiten – monatlich, quartalsweise oder jährlich.
Hawepro ohne Risiko testen
Warum Wartungsverträge in Hawepro Zeit sparen
Heizungen, Klimaanlagen, Brandschutztechnik oder Tore – wiederkehrende Wartungen sind planbarer Umsatz. Damit kein Termin durchrutscht und keine Pauschale vergessen wird, verwaltest du deine Wartungsverträge direkt in Hawepro: mit Intervall, nächster Wartung, Kunde oder Objekt und allen Dokumenten. Auf Wunsch erstellt Hawepro für jeden Abrechnungszeitraum automatisch einen Rechnungsentwurf – du prüfst nur noch und stellst fertig.
Funktionen im Überblick
- Wartungsintervall – einmalig, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich oder alle 2 bis 5 Jahre, mit oder ohne Vertragsende
- Nächste Wartung – automatisch berechnet und farblich hervorgehoben, sobald der Termin näher rückt
- Kunde oder Objekt – Vertrag direkt einem Kunden oder einem Objekt (z. B. einer Heizungsanlage) zuordnen, inklusive Adresse und Ansprechpartner
- Dokumente & Bilder – unterschriebenen Vertrag, Wartungsprotokolle oder Fotos am Vertrag ablegen
- Automatische Abrechnung – vereinbarten Betrag pro Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr hinterlegen und im gewünschten Rhythmus abrechnen lassen
- Im Voraus oder nachträglich – Rechnungsentwurf zu Beginn des Zeitraums (auch einige Tage vorher) oder nach dessen Ende
- Benachrichtigung per E-Mail – eine Sammel-Mail mit Links zu allen neuen Rechnungsentwürfen
- Übersicht auf dem Dashboard – nächste Wartungen und neue Rechnungsentwürfe aus Wartungsverträgen auf einen Blick
Weiterlesen: Kundenakte | Rechnungen & E-Rechnung | Protokolle | Wartungsvertrag Vorlage
So rechnest du einen Wartungsvertrag automatisch ab
- Vertrag öffnen: Wähle unter Wartungsverträge den Vertrag oder lege einen neuen an
- Abrechnung einschalten: Aktiviere im Bereich „Automatische Abrechnung“ die Rechnungsentwürfe
- Betrag & Rhythmus festlegen: z. B. 1.200 € netto pro Jahr, monatlich abgerechnet – Hawepro rechnet 100 € pro Monat
- Zeitpunkt wählen: im Voraus oder nachträglich, optional mit Vorlauf
- Entwurf prüfen & fertigstellen: Hawepro legt den Entwurf mit Leistungszeitraum an und informiert dich per E-Mail – erst beim Fertigstellen bekommt er eine Rechnungsnummer
Screens aus Hawepro
Passt in deinen Ablauf vom Vertrag bis zur Rechnung
Die Rechnungsentwürfe entstehen genau dort, wo du ohnehin abrechnest – mit allen Einstellungen, die du für Rechnungen schon hinterlegt hast.
- Rechnung wie gewohnt – Steuersatz, Zahlungsziel und Texte kommen aus deinen Einstellungen bzw. vom Kunden, E-Rechnung inklusive
- Leistungszeitraum eingetragen – jeder Entwurf trägt den Abrechnungszeitraum als Leistungszeitraum
- Keine doppelten Rechnungen – jeder Zeitraum wird genau einmal abgerechnet, auch wenn du die Einstellungen später änderst
- Alles am Vertrag – im Vertrag siehst du alle Rechnungen, die daraus entstanden sind
Weiterlesen: Dashboard & Übersicht | Wissen: Wartungsverträge im Handwerk
Deine Vorteile mit Wartungsverträgen in Hawepro
- Keine Wartung vergessen – nächster Termin immer im Blick
- Planbarer Umsatz – Pauschalen automatisch als Rechnungsentwurf
- Volle Kontrolle – du prüfst jeden Entwurf vor dem Versand
- Alles an einem Ort – Vertrag, Objekt, Dokumente und Rechnungen
FAQ: Wartungsverträge in Hawepro
Welche Wartungsintervalle kann ich hinterlegen?
Einmalig, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich sowie alle 2, 3, 4 oder 5 Jahre – mit oder ohne Vertragsende. Hawepro berechnet daraus automatisch die nächste Wartung.
Wie funktioniert die automatische Abrechnung?
Du hinterlegst im Vertrag den vereinbarten Nettobetrag, z. B. pro Jahr, und wie oft abgerechnet wird. Hawepro erstellt dann für jeden Abrechnungszeitraum einen Rechnungsentwurf und schickt dir eine E-Mail mit Links zu den neuen Entwürfen.
Werden die Rechnungen automatisch an meine Kunden verschickt?
Nein. Hawepro erstellt nur Entwürfe. Du prüfst sie, passt sie bei Bedarf an und stellst sie selbst fertig. Erst dann erhalten sie eine Rechnungsnummer.
Kann ich im Voraus oder nachträglich abrechnen?
Beides. Im Voraus entsteht der Entwurf zu Beginn des Zeitraums – auf Wunsch bis zu 60 Tage vorher. Nachträglich entsteht er am Tag nach dem Ende des Zeitraums.
Was passiert, wenn sich der Betrag nicht glatt teilen lässt?
Hawepro gleicht die Cent-Beträge aus: Bei 1.000 € pro Jahr monatlich abgerechnet entstehen Rechnungen über 83,33 € und 83,34 €, die zusammen genau 1.000 € ergeben.
In welchem Tarif ist die automatische Abrechnung enthalten?
Wartungsverträge sind im Professional-Tarif enthalten. Die automatische Rechnungserstellung steht im gebuchten Professional-Tarif zur Verfügung, nicht im kostenlosen Testzeitraum.
Fazit: Wartungsverträge – planbar verwalten, automatisch abrechnen
Mit Hawepro behältst du jede Wartung im Blick und musst wiederkehrende Pauschalen nicht mehr von Hand abrechnen. Die Rechnungsentwürfe entstehen pünktlich mit Leistungszeitraum – du behältst trotzdem die volle Kontrolle.
