Lieferschein Vorlage – kostenlos als Word und PDF
Mit diesem Lieferschein dokumentierst du, was du wann an wen geliefert hast. Der Empfänger bestätigt den Erhalt mit seiner Unterschrift.
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Die Vorlagen sind praxisnah erstellt, ersetzen aber keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Was gehört auf einen Lieferschein?
Ein Lieferschein begleitet die Ware und belegt, was geliefert wurde. Gesetzliche Pflichtangaben gibt es nicht. Damit er als Nachweis taugt, sollte er diese Bestandteile haben:
- Absender mit Firmenname und Anschrift
- Empfänger und, falls abweichend, die Lieferadresse (z. B. Baustelle)
- Lieferscheinnummer, fortlaufend und eindeutig
- Lieferdatum
- Auftrags- oder Angebotsnummer, auf die sich die Lieferung bezieht
- Positionen mit Menge, Einheit, Artikel und Beschreibung
- Bemerkungen, z. B. Teillieferung oder Hinweise zur Montage
- Empfangsbestätigung mit Datum, Name und Unterschrift
Für die Umsatzsteuer ist der Lieferschein nützlich, weil die Rechnung den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung nennen muss (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG). Das kannst du über einen Verweis auf Lieferschein und Lieferdatum lösen. Nach § 31 Abs. 4 UStDV genügt als Leistungszeitpunkt auch der Kalendermonat, in dem die Leistung ausgeführt wurde.
Die wichtigste Regel: Lass dir den Empfang immer mit Datum, Name und Unterschrift bestätigen. Ohne Unterschrift beweist der Lieferschein nur, dass du etwas liefern wolltest, nicht dass es angekommen ist.
So nutzt du die Lieferschein Vorlage
- 1) Kopf anpassen: Trag in der Word-Datei einmal dein Logo, deinen Firmennamen und deine Anschrift als Absender ein.
- 2) Empfänger eintragen: Rechnungsempfänger und, wenn nötig, die abweichende Lieferadresse.
- 3) Nummer und Datum vergeben: Lieferscheinnummer fortlaufend führen, Lieferdatum eintragen.
- 4) Bezug herstellen: Auftrags- oder Angebotsnummer ergänzen. So findest du beim Rechnungsschreiben alles wieder.
- 5) Positionen auflisten: Pro Artikel eine Zeile mit Pos., Menge, Einheit, Artikel und Beschreibung.
- 6) Zwei Exemplare drucken: Beide vom Empfänger unterschreiben lassen. Eines bleibt beim Kunden, eines nimmst du mit.
Wer in Word arbeitet, speichert die Vorlage am besten einmal mit den eigenen Firmendaten als Muster ab. Für jeden neuen Lieferschein legst du dann eine Kopie an. Führe dazu eine einfache Liste mit Nummer, Datum und Kunde. So fällt sofort auf, wenn eine Nummer doppelt vergeben wurde oder ein Lieferschein noch nicht abgerechnet ist.
Die Vorlage enthält die Felder Absender, Empfänger/Lieferadresse, Lieferscheinnummer, Lieferdatum und Auftrags-/Angebotsnummer. Darunter folgt die Tabelle mit Pos., Menge, Einheit, Artikel und Beschreibung, dann ein Feld für Bemerkungen. Unten steht der Block „Ware erhalten“ mit Datum, Name und Unterschrift.
Praxistipps und typische Fehler
- Menge beim Abladen prüfen: Stimmen Menge oder Zustand nicht, gehört das in die Bemerkungen, bevor unterschrieben wird. Nachträgliche Reklamationen sind schwerer zu belegen.
- Keine Preise nötig: Der Lieferschein zeigt Mengen, keine Preise. Das hält ihn übersichtlich und vermeidet Verwechslungen mit der Rechnung.
- Teillieferungen trennen: Jede Teillieferung bekommt einen eigenen Lieferschein. Am Ende ergeben alle zusammen die Gesamtmenge des Auftrags.
- Auf der Rechnung verweisen: Nenne Lieferscheinnummer und Lieferdatum auf der Rechnung. Das deckt den Leistungszeitpunkt ab und macht die Rechnung für den Kunden prüfbar.
- Ablage klären: Seit 2025 müssen Lieferscheine in der Regel nur noch bis zum Erhalt oder Versand der Rechnung aufbewahrt werden, außer sie dienen als Buchungsbeleg. Details findest du bei den Aufbewahrungsfristen.
Lieferschein, Auftragsbestätigung und Rechnung
Im Handwerk stehen die drei Dokumente meist nacheinander. Die Auftragsbestätigung legt fest, was geliefert oder geleistet wird. Der Lieferschein belegt, was tatsächlich angekommen ist. Die Rechnung fordert das Geld dafür ein.
Wenn alle drei aus denselben Daten entstehen, passen Mengen und Positionen zusammen. Mit den Lieferscheinen in Hawepro übernimmst du die Positionen aus dem Auftrag, statt sie in jedes Dokument neu einzutippen.
Wann Handwerker einen Lieferschein brauchen
Nicht jeder Betrieb liefert Ware im klassischen Sinn. Trotzdem gibt es im Handwerk viele Situationen, in denen ein Lieferschein Streit verhindert:
- Material auf die Baustelle: Du lieferst Fenster, Türen, Fliesen oder Dämmstoff vorab an. Der unterschriebene Lieferschein zeigt, dass das Material vor Ort war, falls später etwas fehlt.
- Vorgefertigte Bauteile: Möbel aus der Tischlerei, Treppen oder Stahlteile werden ausgeliefert und erst später montiert. Der Lieferschein trennt Lieferung und Montage sauber.
- Verkauf ab Werkstatt: Holt ein Kunde Ware selbst ab, bestätigt er den Empfang auf dem Lieferschein.
- Leihgeräte: Geräte, die beim Kunden bleiben, etwa Trocknungsgeräte, dokumentierst du mit Lieferschein und holst sie mit einem Rückschein wieder ab.
Wird Material nach der Lieferung auf der Baustelle beschädigt oder gestohlen, stellt sich die Frage, wer das Risiko trägt. Beim Werkvertrag liegt die Gefahr bis zur Abnahme in der Regel beim Auftragnehmer. Der Lieferschein beweist dann zumindest, was wann geliefert wurde. Bei Kaufverträgen geht die Gefahr mit der Übergabe über, und der Lieferschein dokumentiert genau diesen Zeitpunkt.
Lieferscheine digital statt auf Papier – mit Hawepro
In Hawepro erstellst du Lieferscheine direkt aus dem Auftrag, mit fortlaufender Nummer und den passenden Positionen. Aus dem Lieferschein wird später ohne Abtippen die Rechnung.
Häufige Fragen
Ist ein Lieferschein Pflicht?
Nein. Kein Gesetz schreibt einen Lieferschein vor. Er ist aber ein wichtiger Nachweis, dass und wann du geliefert hast, und erleichtert die spätere Rechnungsstellung.
Muss auf einem Lieferschein ein Preis stehen?
Nein. Ein Lieferschein listet Artikel und Mengen. Preise gehören auf die Rechnung. Wer Preise weglässt, vermeidet auch, dass der Lieferschein mit einer Rechnung verwechselt wird.
Kann der Lieferschein die Rechnung ersetzen?
Nein. Eine Rechnung muss die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten, etwa Steuernummer, Entgelt und Steuerbetrag. Die Rechnung kann aber auf den Lieferschein verweisen, zum Beispiel für den Zeitpunkt der Lieferung.
Wer unterschreibt den Lieferschein?
Der Empfänger oder eine von ihm beauftragte Person bestätigt mit Datum, Name in Druckbuchstaben und Unterschrift, dass die Ware angekommen ist. Eine Kopie bleibt bei dir, eine beim Empfänger.
Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?
Seit 2025 endet die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine in der Regel mit dem Erhalt oder Versand der zugehörigen Rechnung. Dient ein Lieferschein als Buchungsbeleg, gelten die längeren Fristen für Buchungsbelege. Als Nachweis bei Streit über eine Lieferung lohnt sich eine längere Ablage.
Was mache ich bei einer Teillieferung?
Stelle für jede Teillieferung einen eigenen Lieferschein mit eigener Nummer aus und vermerke in den Bemerkungen „Teillieferung“ sowie, was noch offen ist. So bleibt nachvollziehbar, welche Mengen schon beim Kunden sind.