Kostenvoranschlag Vorlage – kostenlos als Excel & PDF
Mit dieser Vorlage schätzt du die Kosten eines Auftrags nachvollziehbar ab. Dazu erfährst du, wann ein Kostenvoranschlag bindet und wie viel Überschreitung erlaubt ist.
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Kostenvoranschlag Vorlage kostenlos herunterladen
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- Excel herunterladen mit Formeln für Summen und USt · 7 KB
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Die Vorlagen sind praxisnah erstellt, ersetzen aber keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Was gehört in einen Kostenvoranschlag?
Ein Kostenvoranschlag ist eine fachkundige Schätzung der voraussichtlichen Kosten. Er wird Grundlage des Vertrags, legt aber im Normalfall keinen festen Preis fest. Damit das für deinen Kunden erkennbar ist und du dich später darauf berufen kannst, sollte er diese Angaben enthalten:
- Absender, Kunde und Datum – dazu eine eigene Nummer, damit du später darauf Bezug nehmen kannst.
- Objekt oder Baustelle – wo die Arbeiten stattfinden.
- Positionen mit Mengen und Preisen – Arbeitszeit, Material, Geräte, Entsorgung, Anfahrt.
- Summenblock – Netto, Umsatzsteuer und Brutto.
- Klarer Hinweis auf die Unverbindlichkeit – etwa „unverbindlicher Kostenvoranschlag“.
- Annahmen und Grenzen – worauf die Schätzung beruht, zum Beispiel „ohne Öffnung der Wand“ oder „Untergrund tragfähig vorausgesetzt“.
- Gültigkeit – bis wann die zugrunde gelegten Preise gelten.
Kostenvoranschlag oder Angebot?
| Kostenvoranschlag | Angebot | |
|---|---|---|
| Preis | Schätzung, darf unwesentlich überschritten werden | fest, bei Annahme verbindlich |
| Rechtsgrundlage | § 649 BGB | §§ 145 ff. BGB |
| Vergütung für das Dokument | im Zweifel keine (§ 632 Abs. 3 BGB) | im Zweifel keine |
| Geeignet für | Reparaturen, unklarer Befund, Altbau | klar beschreibbare Leistungen |
Übernimmst du ausdrücklich die Gewähr für die Richtigkeit, etwa mit „verbindlicher Kostenvoranschlag“, gilt § 649 BGB nicht mehr. Dann ist die genannte Summe praktisch ein Festpreis, und Mehrkosten trägst du selbst, soweit sie nicht auf Zusatzwünschen des Kunden beruhen.
Wenn du den Umfang sicher kennst, schreib lieber ein Angebot. Bei Arbeiten mit vielen Unbekannten, etwa hinter Fliesen oder unter altem Estrich, ist der Kostenvoranschlag ehrlicher.
So nutzt du die Vorlage
Die Excel-Datei rechnet für dich, das PDF zeigt dir ein ausgefülltes Beispiel.
- Kopf ausfüllen: Firmendaten, Logo, Kundenanschrift, Nummer und Datum eintragen.
- Objekt beschreiben: Adresse der Baustelle und eine kurze Bezeichnung der Arbeiten.
- Positionen erfassen: In jeder Zeile Menge, Einheit, Beschreibung und Einzelpreis eintragen. Die Excel-Formeln berechnen den Positionsbetrag, die Nettosumme, 19 % Umsatzsteuer und den Bruttobetrag.
- Annahmen notieren: Im Textfeld unter den Positionen hältst du fest, wovon du ausgehst und was nicht enthalten ist.
- Hinweistext prüfen: Der Standardtext kennzeichnet den Kostenvoranschlag als unverbindlich. Willst du dich festlegen, ändere ihn bewusst.
- Unterschreiben und verschicken.
Mengen ermittelst du am besten mit einem Aufmaß vor Ort. Für einfache Flächen hilft der Flächenrechner. Unsicherheiten kannst du mit einem Risikozuschlag einkalkulieren, statt sie später als Überschreitung erklären zu müssen.
Überschreitung: Was § 649 BGB von dir verlangt
Sobald absehbar ist, dass der Kostenvoranschlag wesentlich überschritten wird, musst du deinen Kunden unverzüglich informieren (§ 649 Abs. 2 BGB). Unverzüglich heißt ohne schuldhaftes Zögern, also bevor du die Mehrkosten verursachst, nicht erst mit der Rechnung.
Nach der Anzeige hat dein Kunde die Wahl. Er lässt dich zu den höheren Kosten weiterarbeiten oder er kündigt. Kündigt er wegen der Überschreitung, bekommst du nach § 649 Abs. 1 BGB nur die bis dahin erbrachte Leistung und deine Auslagen bezahlt (§ 645 Abs. 1 BGB).
- Schriftlich anzeigen: Eine kurze E-Mail oder ein Brief mit Grund, neuer Kostenschätzung und Bitte um Entscheidung reicht. So kannst du die Anzeige später beweisen.
- Arbeit bis zur Antwort anhalten: Arbeitest du ohne Rückmeldung weiter, trägst du das Risiko für die Mehrkosten.
- Zusätzliche Leistungen trennen: Wünscht der Kunde etwas Neues, ist das keine Überschreitung, sondern ein Zusatzauftrag. Halte ihn gesondert fest.
- Wesentlichkeit nicht ausreizen: Die oft genannten 15 bis 20 % sind Richtwerte aus der Rechtsprechung, keine gesetzliche Toleranz.
Muster-Formulierung
Hinweis im Kostenvoranschlag:
Bei diesem Kostenvoranschlag handelt es sich um eine unverbindliche Schätzung auf Grundlage der Besichtigung vom 15.09.2026. Nicht erkennbare Schäden, etwa an Leitungen hinter Fliesen, sind nicht berücksichtigt. Zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung ab, informieren wir Sie vor der Ausführung.
Anzeige einer Überschreitung:
Sehr geehrter Herr Muster,
beim Entfernen des alten Estrichs haben wir festgestellt, dass die Abdichtung darunter beschädigt ist. Die Kosten werden unseren Kostenvoranschlag Nr. KV-2026-018 dadurch voraussichtlich um rund 1.400 € brutto übersteigen. Bitte teilen Sie uns mit, ob wir die Arbeiten so fortsetzen sollen. Bis zu Ihrer Rückmeldung ruhen die Arbeiten.
Kostenvoranschlag kalkulieren statt schätzen – mit Hawepro
In Hawepro ermittelst du Mengen per Aufmaß direkt in der Position und ziehst Preise aus deinem Artikelstamm. So basiert dein Kostenvoranschlag auf echten Zahlen, und du erkennst früh, wenn der Auftrag teurer wird als geplant.
Häufige Fragen
Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich?
Im Zweifel nein. Ein Kostenvoranschlag ist eine fachliche Schätzung. Verbindlich wird er nur, wenn du ausdrücklich die Gewähr für die Richtigkeit übernimmst, zum Beispiel mit „verbindlicher Kostenvoranschlag“ oder „Festpreis“. Dann darfst du den Betrag nicht überschreiten.
Um wie viel darf ein Kostenvoranschlag überschritten werden?
Das Gesetz nennt keine feste Grenze. § 649 BGB spricht nur von einer „wesentlichen“ Überschreitung. Gerichte sehen die Grenze meist bei etwa 15 bis 20 %, im Einzelfall auch darunter oder darüber. Verlass dich nicht auf einen Prozentsatz, sondern melde Mehrkosten sofort.
Darf ich für einen Kostenvoranschlag Geld verlangen?
Nur, wenn du das vorher vereinbart hast. Nach § 632 Abs. 3 BGB ist ein Kostenvoranschlag im Zweifel nicht zu vergüten. Wenn du für aufwendige Vorarbeiten eine Gebühr willst, halte das vor Beginn schriftlich fest, etwa mit Anrechnung auf den späteren Auftrag.
Was passiert, wenn ich die Überschreitung nicht rechtzeitig melde?
Du verletzt deine Anzeigepflicht aus § 649 Abs. 2 BGB. Der Kunde kann dann Schadensersatz verlangen. Im Ergebnis musst du ihn so stellen, als hättest du rechtzeitig informiert. Die Mehrkosten, die er bei rechtzeitiger Kündigung vermieden hätte, bekommst du dann oft nicht bezahlt.
Was bekomme ich, wenn der Kunde wegen der Überschreitung kündigt?
Nach § 649 Abs. 1 in Verbindung mit § 645 Abs. 1 BGB steht dir nur der Teil der Vergütung zu, der deiner bisher geleisteten Arbeit entspricht, plus die Auslagen, die darin nicht enthalten sind. Entgangenen Gewinn für den Rest bekommst du nicht.
Muss ein Kostenvoranschlag Umsatzsteuer ausweisen?
Es gibt keine Pflicht wie bei der Rechnung. Gegenüber Privatkunden solltest du aber Bruttobeträge nennen, weil Verbraucher Endpreise erwarten und die Preisangabenverordnung Gesamtpreise inklusive Umsatzsteuer verlangt. Die Excel-Vorlage rechnet Netto, Umsatzsteuer und Brutto automatisch.