Papier & Excel oder Handwerkersoftware? Der Vergleich 2026
Word-Vorlagen, Excel-Listen und Messenger funktionieren für den Anfang. Hier siehst du, was sich mit einer Handwerkersoftware wie Hawepro im Alltag ändert – mit Praxisbeispielen.
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Papier, Word, Excel & Messenger – was ist der Unterschied?
Papier, Word/Excel und WhatsApp funktionieren – bis es hektisch wird: Versionen geraten durcheinander, Stundenzettel kommen verspätet an und wichtige Infos verteilen sich über Mails und Chats.
Eine Handwerkersoftware wie Hawepro bündelt Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung, Plantafel und Dokumentation in einer Oberfläche.
Direktvergleich im Alltag
| Kriterium | Papier, Word & Excel | Hawepro |
|---|---|---|
| Angebote & Rechnungen | Vorlagen manuell anpassen, Versionen händisch verwalten | Einheitliche Vorlagen & Stammdaten; Teil-, Abschlags- und Schlussrechnungen |
| E-Rechnung | Eine PDF aus Word/Excel ist keine E-Rechnung | E-Rechnung im ZUGFeRD- und XRechnung-Format |
| Ausschreibungen | Leistungsverzeichnisse abtippen | GAEB-Import & -Export (X83/X84) |
| Nummernkreise & Nachträge | Nummern und Nachträge manuell pflegen | Automatische Nummernkreise, Nachträge und Abschläge strukturiert am Projekt |
| Zeiterfassung | Stundenzettel, spätere Übertragung | Mobile Zeiterfassung mit Projekten & Abwesenheiten; Zeiten auf Wunsch in die Rechnung übernehmen |
| Einsatzplanung | Wandkalender, Telefon und Chat | Digitale Plantafel mit Drag-&-Drop, auf allen Geräten |
| Dateien & Fotos | Verteilt über Geräte, Mails und Chats | Dateien, Bilder & Notizen zentral am Auftrag |
| Auswertungen | Zahlen händisch in Excel zusammentragen | Firmenstatistiken zu Umsätzen und Materialien |
| Zugriff & Rechte | Dateien auf einzelnen Rechnern, keine Rollen | Cloud-Zugriff mit Rechten und Rollen; Rechnungen mit Passwortschutz |
Praxisbeispiele
Solo-Selbstständig
- Mit Papier & Excel: Angebot aus einer alten Word-Vorlage, Preise manuell nachschlagen, Fotos per Mail zusammensuchen.
- Mit Hawepro: Positionen, Arbeitspakete und Materialien übernehmen, PDF oder E-Rechnung direkt versenden – alles am Kunden dokumentiert.
Inhaber + 2 Mitarbeitende
- Mit Papier & Excel: Stundenzettel, Abstimmung per WhatsApp, Urlaubsplan auf Papier – Stunden gehen bei der Abrechnung leicht verloren.
- Mit Hawepro: Mobile Zeiterfassung, Plantafel mit Abwesenheiten und Arbeitszeiten direkt in die Rechnung übernehmen (Professional).
Für wen eignet sich was?
- Papier & Excel reichen bei sehr wenigen Dokumenten im Jahr, wenn keine Team- oder Einsatzplanung nötig ist – beachte aber die Übergangsfristen der E-Rechnungspflicht.
- Hawepro passt zu Selbstständigen und kleinen Betrieben, die Angebote, Rechnungen, E-Rechnung, Zeiterfassung und Plantafel an einem Ort haben wollen – im Browser, ohne Installation und ohne Mindestlaufzeit.
Fazit
Papier und Excel funktionieren – solange der Betrieb überschaubar bleibt. Mit einer Handwerkersoftware wie Hawepro liegen Angebote, Rechnungen, Zeiten, Planung und Dokumentation an einem Ort. Das spart Abstimmung, beugt Übertragungsfehlern vor und macht dich fit für die E-Rechnung.
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Hawepro kostenlos testen Kostenlose Einführung buchenHäufige Fragen
Wie funktioniert die Umstellung von Papier und Excel auf Hawepro?
Registriere dich kostenlos, hinterlege Logo und Briefpapier, importiere Kunden und Materialien per CSV oder Excel und erstelle dein erstes Angebot. Zeiterfassung und Plantafel kannst du danach Schritt für Schritt einführen – auf Wunsch mit einer kostenlosen Einführung.
Reichen Word- und Excel-Rechnungen wegen der E-Rechnungspflicht noch aus?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen – spätestens ab 2028 sind E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich Pflicht. Eine PDF aus Word oder Excel ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Für deinen konkreten Fall sprich am besten mit deiner Steuerberatung.
Gibt es eine kostenlose Testphase?
Ja. Du testest Hawepro 7 Tage mit vollem Funktionsumfang und ohne Zahlungsdaten. Danach wechselst du automatisch in den Prepaid-Tarif ohne Grundgebühr und kannst jederzeit einen Tarif wählen.
Was kostet Hawepro?
Hawepro: Prepaid ohne Grundgebühr, Business 35 €/Monat bei jährlicher bzw. 39 € bei monatlicher Zahlung, Professional 49 € bzw. 54 €; jeder Mitarbeiterzugang 7 €/Monat (Professional). Keine Mindestlaufzeit, alle Preise netto zzgl. USt.
Weitere Vergleiche
Quellen & Hinweise zu diesem Vergleich
- Hawepro: https://hawepro.de/preise.html
Dieser Vergleich wurde von Hawepro erstellt – wir sind also Anbieter einer der verglichenen Softwarelösungen. Alle Angaben zu anderen Anbietern stammen von deren Websites zum jeweils genannten Abrufdatum. Preise sind reguläre Listenpreise netto zzgl. USt. ohne befristete Aktionsrabatte. Preise und Leistungen können sich jederzeit ändern; maßgeblich sind die aktuellen Angaben des jeweiligen Anbieters.
Genannte Produkt- und Firmennamen sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber und werden ausschließlich zur sachlichen Beschreibung verwendet. Es besteht keine geschäftliche Verbindung zu den genannten Anbietern. Ist eine Angabe nicht mehr aktuell? Schreib uns an support@hawepro.de – wir korrigieren sie umgehend.