Auftragsbestätigung Vorlage – kostenlos als Word & PDF
Mit einer Auftragsbestätigung hältst du schriftlich fest, was vereinbart ist. Die Vorlage hilft dir dabei, und hier erfährst du, worauf du bei Privat- und Geschäftskunden achten musst.
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Auftragsbestätigung Vorlage kostenlos herunterladen
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Die Vorlagen sind praxisnah erstellt, ersetzen aber keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Was gehört in eine Auftragsbestätigung?
Eine Auftragsbestätigung ist keine Pflicht, aber sie schafft Klarheit, bevor du Material bestellst und Mitarbeiter einplanst. Sie sollte alles enthalten, was zwischen dir und dem Kunden vereinbart ist:
- Vertragsparteien – deine Firma mit Anschrift und der Kunde mit vollständigem Namen und Adresse.
- Bezug – Datum und Nummer des Angebots oder der Anfrage, auf die sich die Bestätigung stützt.
- Leistungsumfang – entweder vollständig als Positionen oder mit Verweis auf das angenommene Angebot als Anlage.
- Preis – Gesamtbetrag netto, Umsatzsteuer und brutto. Bei Privatkunden immer den Endpreis inklusive Umsatzsteuer.
- Ausführungsort und -zeitraum – Baustellenadresse, geplanter Beginn und Fertigstellung.
- Zahlungsbedingungen – Zahlungsziel, Abschläge, Skonto.
- Änderungen gegenüber dem Angebot – ausdrücklich benannt, damit sie nicht untergehen.
- Widerrufsbelehrung – wenn der Kunde ein Verbraucher ist und ein Widerrufsrecht besteht.
So nutzt du die Vorlage
Die Word-Datei passt du am PC an, das PDF zeigt dir ein ausgefülltes Beispiel.
- Briefkopf und Logo einsetzen und als eigene Vorlage speichern.
- Kundendaten und Bezug eintragen: Kundenanschrift, Datum, Nummer der Auftragsbestätigung und Nummer des zugrunde liegenden Angebots.
- Leistungen beschreiben: Entweder die Positionen übernehmen oder schreiben „gemäß unserem Angebot Nr. A-2026-041 vom 12.09.2026“ und das Angebot beilegen.
- Termine festhalten: Beginn, voraussichtliche Dauer und Fertigstellung. Wenn Termine von Vorleistungen abhängen, schreib das dazu.
- Preis und Zahlungsbedingungen prüfen: Sie müssen zum angenommenen Angebot passen.
- Abweichungen markieren: Alles, was sich gegenüber dem Angebot geändert hat, gehört in einen eigenen Absatz.
- Widerrufsbelehrung beifügen, wenn nötig (siehe unten), und unterschreiben.
Ändert der Kunde später den Umfang, schreib für die Änderung eine eigene kurze Bestätigung oder ein Nachtragsangebot. So bleibt nachvollziehbar, welcher Preis für welche Leistung gilt, und die Schlussrechnung lässt sich ohne Diskussion prüfen.
Wenn du Abschlagszahlungen vereinbarst, kannst du die Beträge mit dem Abschlagszahlung-Rechner aufteilen.
Privatkunden: Widerrufsrecht richtig behandeln
Schließt du den Vertrag mit einem Verbraucher beim Kunden zu Hause oder ausschließlich per Fernkommunikation, hat er meist ein 14-tägiges Widerrufsrecht (§§ 312b, 312c, 312g, 355 BGB). Belehrst du nicht oder falsch, verlängert sich die Frist auf bis zu zwölf Monate und 14 Tage. Widerruft der Kunde dann, kann dein Vergütungsanspruch komplett entfallen.
- Belehrung mitschicken: Nutze die gesetzliche Muster-Widerrufsbelehrung und das Muster-Widerrufsformular aus Anlage 1 und 2 zu Art. 246a EGBGB. Übernimmst du den Mustertext korrekt, ist die Belehrung rechtssicher.
- Vorzeitigen Beginn absichern: Soll es vor Ablauf der 14 Tage losgehen, lass dir den ausdrücklichen Wunsch des Kunden schriftlich geben. Nur dann schuldet er bei einem Widerruf Wertersatz.
- Vertrag im Betrieb geschlossen: Unterschreibt der Kunde in deinen Geschäftsräumen, gibt es kein Widerrufsrecht nach § 312b BGB.
- Größere Bauvorhaben: Beim Neubau oder bei erheblichen Umbauten liegt oft ein Verbraucherbauvertrag vor (§ 650i BGB). Dafür gilt ein eigenes Widerrufsrecht nach § 650l BGB, unabhängig davon, wo unterschrieben wurde. Außerdem braucht der Vertrag Textform (§ 650i Abs. 2 BGB).
Geschäftskunden: das kaufmännische Bestätigungsschreiben
Unter Unternehmern hat die Auftragsbestätigung eine zusätzliche Wirkung. Hast du mit einem Geschäftskunden mündlich verhandelt und fasst das Ergebnis zeitnah schriftlich zusammen, gilt der Inhalt als vereinbart, wenn der Empfänger nicht unverzüglich widerspricht. Diese Regel stammt aus dem Handelsbrauch (§ 346 HGB) und gilt auch für Handwerksbetriebe, die wie Kaufleute am Geschäftsverkehr teilnehmen.
Wichtig dabei: Das Schreiben muss sich auf echte Vorverhandlungen beziehen und darf nicht bewusst davon abweichen. Du kannst damit also festhalten, was besprochen wurde, aber keine neuen Bedingungen unterschieben. Umgekehrt gilt das auch für dich. Bekommst du von einem Auftraggeber eine Bestätigung, die nicht stimmt, widersprich sofort schriftlich.
Muster-Formulierung
Sehr geehrte Frau Muster,
vielen Dank für Ihren Auftrag. Hiermit bestätigen wir die Ausführung der Arbeiten gemäß unserem Angebot Nr. A-2026-041 vom 12.09.2026 zum Gesamtpreis von 9.877,00 € inklusive 19 % Umsatzsteuer. Abweichend vom Angebot entfällt Position 7 (Entsorgung), da Sie diese selbst übernehmen.
Die Arbeiten beginnen am 19.10.2026 und dauern voraussichtlich acht Arbeitstage. Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch beginnen wir vor Ablauf der Widerrufsfrist. Die Widerrufsbelehrung und das Widerrufsformular liegen diesem Schreiben bei.
Nach Fertigstellung dokumentierst du die Übergabe mit der Abnahmeprotokoll Vorlage.
Aufträge ohne Papierkram bestätigen – mit Hawepro
In Hawepro kann dein Kunde ein Angebot online annehmen, und du hast Zusage und Leistungsumfang sofort im Vorgang. Aus dem angenommenen Angebot planst du Einsätze, weist Aufgaben zu und schreibst später die Rechnung, ohne Positionen neu abzutippen.
Häufige Fragen
Ist eine Auftragsbestätigung Pflicht?
Nein. Ein Werkvertrag kommt auch mündlich oder per E-Mail zustande. Die Auftragsbestätigung dient als Beweis dafür, was vereinbart wurde. Bei Streit über Umfang, Preis oder Termin ist sie oft das wichtigste Dokument.
Kommt der Vertrag erst mit der Auftragsbestätigung zustande?
Das hängt vom Ablauf ab. Hat der Kunde dein Angebot unverändert angenommen, besteht der Vertrag bereits, und die Auftragsbestätigung dokumentiert ihn nur. Bestellt der Kunde ohne vorheriges Angebot oder mit Änderungen, ist deine Bestätigung die Annahme. Weicht sie ihrerseits ab, gilt sie nach § 150 Abs. 2 BGB als neues Angebot.
Hat mein Privatkunde ein Widerrufsrecht?
Wenn der Vertrag außerhalb deiner Geschäftsräume geschlossen wurde, etwa beim Kunden zu Hause (§ 312b BGB), oder ausschließlich per E-Mail, Telefon oder Online-Formular (§ 312c BGB), in der Regel ja. Die Frist beträgt 14 Tage (§ 355 Abs. 2 BGB). Ohne ordnungsgemäße Belehrung verlängert sie sich auf bis zu zwölf Monate und 14 Tage.
Was passiert, wenn ich vor Ablauf der Widerrufsfrist anfange?
Das darfst du nur, wenn der Kunde es ausdrücklich verlangt. Widerruft er danach, schuldet er dir Wertersatz für die bis dahin erbrachte Leistung, aber nur, wenn er den vorzeitigen Beginn ausdrücklich verlangt hat und korrekt belehrt wurde (§ 357a Abs. 2 BGB). Lass dir das schriftlich bestätigen.
Gilt das Widerrufsrecht auch bei Notfallreparaturen?
Nein, wenn der Kunde dich ausdrücklich zu dringenden Reparatur- oder Instandhaltungsarbeiten zu sich bestellt hat (§ 312g Abs. 2 Nr. 11 BGB). Das gilt aber nur für die dringende Reparatur. Zusätzliche Leistungen, die du vor Ort anbietest, sind wieder widerrufbar.
Was ist ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben?
Unter Unternehmern gilt Schweigen auf eine Bestätigung als Zustimmung. Fasst du nach einem mündlichen Gespräch den Vertrag schriftlich zusammen und widerspricht dein Geschäftskunde nicht unverzüglich, gilt der Inhalt als vereinbart, solange er nicht bewusst oder grob vom Besprochenen abweicht. Gegenüber Privatkunden wirkt das nicht.