Stundenzettel Vorlage – kostenlos als Excel und PDF
Mit diesem Stundenzettel erfasst du Beginn, Ende und Pausen pro Tag und Baustelle. Die Excel-Datei rechnet Tages- und Monatsstunden automatisch aus.
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- Excel herunterladen mit automatischer Stundenberechnung · 7 KB
- PDF herunterladen zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand · 4 KB
Die Vorlagen sind praxisnah erstellt, ersetzen aber keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Was gehört in einen Stundenzettel?
Ein Stundenzettel ist ein Nachweis über die geleistete Arbeitszeit. Eine feste Form schreibt das Gesetz nicht vor. Diese Angaben sollten aber immer drin sein:
- Name des Mitarbeiters und der Abrechnungszeitraum (Monat)
- Datum jedes Arbeitstags
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
- Pausen und die daraus berechnete Dauer der Arbeitszeit
- Projekt oder Baustelle, damit du Stunden später zuordnen kannst
- Tätigkeit in Stichworten
- Summe der Monatsstunden
- Unterschrift von Mitarbeiter und Arbeitgeber
Die rechtliche Grundlage kommt aus mehreren Richtungen. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.9.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten grundsätzlich erfassen müssen. Konkreter wird § 17 MiLoG: In den Branchen nach § 2a SchwarzArbG, darunter das Baugewerbe und die Gebäudereinigung, sowie für Minijobber musst du Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Außerdem verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG, dass Arbeitszeit über acht Stunden pro Werktag erfasst wird.
Die wichtigste Regel: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag aufgezeichnet sein. Die Aufzeichnungen bewahrst du mindestens zwei Jahre auf (§ 17 Abs. 1 MiLoG).
So nutzt du die Stundenzettel Vorlage
- 1) Datei wählen: Die Excel-Datei nutzt du am PC oder Tablet. Das PDF druckst du aus und gibst es mit auf die Baustelle.
- 2) Kopf ausfüllen: Name des Mitarbeiters und Monat eintragen.
- 3) Täglich eintragen: Pro Arbeitstag eine Zeile mit Datum, Projekt oder Baustelle, Beginn, Ende und Pause in Minuten.
- 4) Tätigkeit ergänzen: Kurz notieren, was gemacht wurde, z. B. „Wände spachteln, EG“.
- 5) Summe prüfen: Die Excel-Vorlage rechnet die Arbeitsstunden pro Zeile und die Monatssumme automatisch aus.
- 6) Unterschreiben: Am Monatsende unterschreiben Mitarbeiter und Arbeitgeber. Dann geht der Zettel in die Lohnabrechnung.
Die Vorlage enthält ein Monatsblatt mit diesen Feldern: Mitarbeiter, Monat, Zeilen mit Datum, Projekt/Baustelle, Beginn, Ende, Pause, Arbeitsstunden und Tätigkeit. Unten stehen die Summe der Monatsstunden und die Unterschriftsfelder für Mitarbeiter und Arbeitgeber. Arbeitet ein Mitarbeiter an einem Tag auf zwei Baustellen, nutzt du einfach zwei Zeilen mit demselben Datum.
Beispiel: So sieht ein ausgefüllter Stundenzettel aus
Vier Arbeitstage eines Gesellen im März 2026. Die Pause steht in Minuten, die Stunden als Dezimalzahl:
| Datum | Baustelle | Beginn | Ende | Pause | Stunden |
|---|---|---|---|---|---|
| Mo, 02.03. | Bad Sanierung, Hauptstr. 12 | 07:00 | 15:30 | 30 min | 8,00 |
| Di, 03.03. | Bad Sanierung, Hauptstr. 12 | 07:00 | 17:15 | 45 min | 9,50 |
| Mi, 04.03. | Kundendienst, Lindenweg 3 | 07:00 | 12:30 | 0 min | 5,50 |
| Do, 05.03. | Ladenbau, Filiale Markt (Nacht) | 23:30 | 06:30 | 30 min | 6,50 |
| Summe | 29,50 |
Die Excel-Vorlage rechnet jede Zeile nach dem Schema Ende − Beginn − Pause/60. Am Montag sind das 8,5 Stunden Anwesenheit minus 0,5 Stunden Pause, also 8,00 Stunden. Endet eine Schicht nach Mitternacht, wäre „Ende − Beginn“ negativ. Deshalb nutzt die Formel die Funktion MOD (im deutschen Excel: REST). Sie rechnet von 23:30 bis 06:30 korrekt 7 Stunden, abzüglich 30 Minuten Pause bleiben 6,50 Stunden.
Das Beispiel zeigt auch die Regeln des Arbeitszeitgesetzes. Am Dienstag liegen 9,5 Stunden Arbeit vor. Das ist mehr als neun Stunden, deshalb sind 45 Minuten Pause Pflicht. Am Mittwoch reichen 5,5 Stunden ohne Pause, weil die Pausenpflicht erst bei mehr als sechs Stunden greift. Nach § 3 ArbZG sind acht Stunden pro Werktag die Regel. Bis zu zehn Stunden sind erlaubt, wenn der Durchschnitt innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen wieder bei acht Stunden liegt. Zwischen zwei Schichten müssen außerdem mindestens elf Stunden Ruhezeit liegen (§ 5 ArbZG). Vor der Nachtschicht am Donnerstag ist das gerade erfüllt: Der Mittwoch endet um 12:30 Uhr, die Nachtschicht beginnt um 23:30 Uhr – genau elf Stunden später.
Praxistipps und typische Fehler
- Nicht nachträglich schätzen: Wer am Monatsende aus dem Gedächtnis ausfüllt, trägt meist glatte Zeiten ein. Das fällt bei einer Prüfung auf und hilft dir im Streit um Überstunden nicht.
- Pausen korrekt erfassen: Nach § 4 ArbZG sind bei mehr als sechs Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause Pflicht, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten.
- Mindestlohn im Blick behalten: Seit 2026 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 13,90 € pro Stunde. Gerade bei Minijobbern zeigt der Stundenzettel, ob die Verdienstgrenze und der Mindestlohn zusammenpassen. Mehr dazu im Beitrag Mindestlohn im Handwerk.
- Fahrzeiten klären: Ob die Fahrt zur Baustelle Arbeitszeit ist, hängt von Vertrag und Tarif ab. Trage sie trotzdem getrennt ein, dann bleibt es nachvollziehbar.
- Zettel sicher ablegen: Bei einer Prüfung durch den Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) musst du die Aufzeichnungen vorlegen können. Ein Ordner pro Jahr oder ein digitales Archiv reicht.
Fehlende oder falsche Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG sind eine Ordnungswidrigkeit. Nach § 21 MiLoG kann das mit einer Geldbuße geahndet werden.
Stundenzettel oder Rapportzettel?
Beide Dokumente erfassen Stunden, haben aber einen anderen Zweck:
- Stundenzettel (Stundennachweis): gehört zum Mitarbeiter. Er dient der Lohnabrechnung und der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht. Der Kunde sieht ihn nie.
- Rapportzettel oder Regiebericht: gehört zum Auftrag. Er hält Stunden, Material und Leistungen fest, die du nach Aufwand abrechnest. Der Kunde oder die Bauleitung zeichnet ihn gegen.
In der Praxis entstehen beide oft aus denselben Daten. Wie du Rapportzettel sauber führst, liest du im Beitrag Rapportzettel im Handwerk digital. Für die Kalkulation deines Stundensatzes hilft der Stundenverrechnungssatz-Rechner.
Stundenzettel auf Papier, in Excel oder per App – Vor- und Nachteile
Welche Form du wählst, ist rechtlich egal. Entscheidend ist, dass die Zeiten vollständig, rechtzeitig und nachvollziehbar erfasst sind. Jede Variante hat ihre Stärken:
- Papier (PDF): Vorteile: funktioniert überall, auch ohne Handy oder Netz, und jeder versteht es sofort. Nachteile: Jemand muss die Zettel im Büro abtippen. Unleserliche Einträge führen zu Rückfragen, und ein verlorener Zettel ist weg.
- Excel: Vorteile: rechnet Stunden und Monatssumme automatisch, kostet nichts extra und lässt sich leicht anpassen. Nachteile: Die Zeiten kommen meist erst gesammelt ins Büro. Formeln können versehentlich überschrieben werden, und Änderungen sind ohne Weiteres nicht sichtbar.
- Zeiterfassung per App: Vorteile: Die Mitarbeiter buchen Beginn, Ende und Pausen direkt auf der Baustelle. Die Daten liegen sofort beim Projekt, die Sieben-Tage-Frist ist leichter einzuhalten. Nachteile: Es braucht Smartphones, eine kurze Einführung und laufende Kosten für die Software.
Für einen kleinen Betrieb mit zwei oder drei Mitarbeitern reicht oft Papier oder Excel. Je mehr Leute und Baustellen dazukommen, desto mehr Zeit kostet das Sammeln und Abtippen. Dann lohnt sich ein Blick auf die digitale Zeiterfassung. Dort erfasste Zeiten kannst du in Hawepro ins Projekt und in die Rechnung übernehmen.
Wichtig bei allen Varianten: Die Aufzeichnung darf nachträglich nicht unbemerkt verändert werden. Korrigierst du einen Eintrag auf Papier, streiche ihn lesbar durch und zeichne die Änderung ab. In Excel hilft es, die fertigen Monatsblätter als PDF abzulegen.
Auch Überstunden gehören auf den Stundenzettel. Arbeitet ein Mitarbeiter mehr als acht Stunden am Tag, musst du das nach § 16 Abs. 2 ArbZG ohnehin aufzeichnen. Ein sauber geführter Monatsnachweis zeigt dir außerdem schnell, ob der Ausgleichszeitraum für die durchschnittlich acht Stunden pro Werktag eingehalten wird.
Checkliste vor der Abgabe
Bevor der Stundenzettel in die Lohnabrechnung geht, prüfst du diese Punkte:
- Name, Monat und jede Arbeitszeile mit Datum sind ausgefüllt.
- Beginn und Ende sind echte Uhrzeiten, keine geschätzten Pauschalwerte.
- Die Pausen passen zur Arbeitsdauer: 30 Minuten ab mehr als sechs, 45 Minuten ab mehr als neun Stunden.
- Kein Tag liegt über zehn Stunden, und zwischen zwei Schichten liegen elf Stunden Ruhezeit.
- Jede Zeile hat eine Baustelle oder ein Projekt, damit du die Stunden zuordnen kannst.
- Die Monatssumme stimmt mit der Summe der Tageswerte überein.
- Korrekturen sind lesbar durchgestrichen und abgezeichnet.
- Mitarbeiter und Arbeitgeber haben unterschrieben, der Zettel ist für zwei Jahre abgelegt.
Fazit
Ein Stundenzettel muss nicht kompliziert sein. Wichtig sind Beginn, Ende und Pause pro Tag, zeitnah eingetragen und sauber aufbewahrt. Die kostenlose Vorlage nimmt dir die Rechnerei ab und passt für Baustelle und Büro. Wenn die Zettelwirtschaft mit dem Betrieb wächst, kannst du die Zeiten digital erfassen und direkt in Projekt und Rechnung übernehmen.
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Häufige Fragen
Ist ein Stundenzettel für Arbeitnehmer Pflicht?
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.9.2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber grundsätzlich ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einrichten. Für das Baugewerbe und für Minijobber gilt zusätzlich die konkrete Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG. Ein Stundenzettel ist eine einfache Form, beides zu erfüllen.
Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?
Nach § 17 MiLoG musst du die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Das gilt auch für Aufzeichnungen über Mehrarbeit nach § 16 Abs. 2 ArbZG. Dienen Stundenzettel als Grundlage für Lohnabrechnung oder Rechnung, können längere steuerliche Fristen greifen.
Muss der Mitarbeiter den Stundenzettel unterschreiben?
Gesetzlich ist keine Unterschrift vorgeschrieben. Die Unterschrift von Mitarbeiter und Arbeitgeber ist aber sinnvoll, weil beide damit die Zeiten bestätigen. Das hilft bei späteren Streitigkeiten über Überstunden oder Lohn.
Kann der Mitarbeiter den Stundenzettel selbst ausfüllen?
Ja. Du darfst die Aufzeichnung an den Mitarbeiter delegieren. Verantwortlich bleibst aber du als Arbeitgeber. Prüfe die Zettel deshalb regelmäßig und fristgerecht innerhalb der sieben Tage.
Was ist der Unterschied zwischen Stundenzettel und Rapportzettel?
Der Stundenzettel dokumentiert die Arbeitszeit eines Mitarbeiters für die Lohnabrechnung. Der Rapportzettel (Regiebericht) dokumentiert Stunden und Material für einen Auftrag und wird vom Kunden gegengezeichnet. Er ist Grundlage für die Abrechnung beim Kunden.
Rechnet die Excel-Vorlage Pausen automatisch heraus?
Ja. Du trägst Beginn, Ende und Pause in Minuten ein. Die Vorlage berechnet daraus die Arbeitsstunden pro Tag und die Summe für den Monat.
Wie rechne ich Minuten in Dezimalstunden um?
Teile die Minuten durch 60. 15 Minuten sind 0,25 Stunden, 30 Minuten 0,5 und 45 Minuten 0,75 Stunden. 7 Stunden und 20 Minuten ergeben also rund 7,33 Stunden. Dezimalstunden brauchst du, um Stunden mit dem Lohn oder dem Stundensatz zu multiplizieren.