Aufbewahrungsfristen im Handwerk
Seit 2025 sind Buchungsbelege nur noch acht Jahre aufzubewahren. Was das für dein Belegarchiv bedeutet und welche Unterlagen trotzdem zehn Jahre bleiben müssen.
Was hat sich 2025 geändert?
Jahrzehntelang galt die Faustregel „zehn Jahre alles aufheben". Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt – wirksam seit dem 1. Januar 2025[1].
Die Verkürzung gilt für alle Belege, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Parallel wurden § 147 AO[2], § 257 HGB[3] und § 14b UStG[4] angepasst, sodass für Rechnungen dieselbe Acht-Jahres-Frist gilt.
Achtung: Verkürzt wurde nur die Frist für Buchungsbelege. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren. Wo die Aufbewahrung in die übrigen Pflichten eines Betriebs eingebettet ist, zeigt unsere Übersicht zur Buchhaltung im Handwerk.
Die Fristen im Überblick
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Buchungsbelege (Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Lieferscheine mit Belegfunktion) | 8 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG |
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zum Verständnis der Buchführung, z. B. die Verfahrensdokumentation | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe (Angebote ohne Auftrag, Schriftverkehr, Mahnungen) | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
| Lohnkonten und Belege zum Lohnkonto | 6 Jahre | § 41 Abs. 1 EStG[5] |
Für Bauleistungen an Privatkunden gilt zusätzlich eine Besonderheit: Dein Kunde muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren, und du musst ihn in der Rechnung darauf hinweisen (§ 14b UStG).
Wann beginnt die Frist?
Die Frist beginnt nicht am Tag des Belegs, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden beziehungsweise die letzte Eintragung gemacht wurde.
Beispiel
Eine Eingangsrechnung vom 14. März 2025 ist ein Buchungsbeleg. Die Frist läuft ab dem 31. Dezember 2025 und endet nach acht Jahren am 31. Dezember 2033. Wegwerfen darfst du sie also am 1. Januar 2034.
Für den Jahresabschluss 2025, der im Juni 2026 erstellt wird, beginnt die Frist am 31. Dezember 2026 und endet nach zehn Jahren am 31. Dezember 2036.
Wann die Frist nicht abläuft
Es gibt Fälle, in denen die Frist stillsteht, obwohl sie rechnerisch abgelaufen wäre. Du musst die Unterlagen dann weiter aufbewahren:
- Eine Außenprüfung hat begonnen und die Unterlagen sind dafür von Bedeutung.
- Ein Rechtsbehelfsverfahren oder ein Klageverfahren zu deinem Steuerbescheid läuft.
- Ein Steuerstrafverfahren oder Bußgeldverfahren ist anhängig.
- Die Steuerfestsetzung ist noch vorläufig oder steht unter dem Vorbehalt der Nachprüfung.
Praktisch heißt das: Solange eine Prüfung im Raum steht, wird nichts vernichtet – auch nicht der Karton aus 2017.
Digitale Aufbewahrung: was erlaubt ist
Die Aufbewahrung darf vollständig digital erfolgen, solange die GoBD eingehalten werden. Drei Punkte entscheiden:
- Ursprungsformat erhalten: Was digital ankommt, bleibt digital. Eine PDF-Rechnung aus dem Großhandel darfst du nicht ausdrucken und die Datei löschen. Bei E-Rechnungen ist das strukturierte XML das Original, nicht die PDF-Ansicht.
- Unveränderbarkeit sicherstellen: Ein Ordner auf dem Büro-PC, in dem jeder Dateien überschreiben kann, reicht nicht. Nötig ist ein System, das Änderungen protokolliert oder verhindert.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Der Prüfer muss digital suchen und sortieren können. Ein eingescanntes Bild ohne Volltextsuche erfüllt das bei digital entstandenen Belegen nicht.
Papierbelege dürfen per ersetzendem Scannen digitalisiert und anschließend vernichtet werden – wenn der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt und der Ablauf in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist.
Was du über die Steuer hinaus aufheben solltest
Steuerrecht ist nicht alles. Für die Abwehr von Mängelansprüchen zählen andere Fristen:
- Bauakten, Aufmaße und Abnahmeprotokolle: Bei Bauwerken beträgt die Gewährleistung fünf Jahre nach BGB und vier Jahre nach VOB/B – die Unterlagen sollten mindestens so lange greifbar sein. Mehr dazu unter Verjährung von Handwerkerrechnungen.
- Bautagebücher und Fotodokumentation: Der beste Beweis im Streitfall. Digitale Protokolle ersparen dir die Suche im Papierordner.
- Arbeitszeitnachweise: Für die Prüfung durch Zoll und Rentenversicherung mindestens zwei Jahre, praktisch besser so lange wie die Lohnunterlagen.
- Verträge und Bürgschaften: Bis zum Ablauf aller Ansprüche, bei Gewährleistungsbürgschaften also deutlich länger als die Steuerfrist.
Belege finden statt Belege suchen
Wenn Angebot, Aufmaß, Rechnung und Protokoll am Projekt hängen, ist die Frage „Wo ist die Rechnung von 2021?" in zehn Sekunden beantwortet. Genau dafür ist die Projektakte in Hawepro da.
FAQ: Aufbewahrungsfristen
Gilt die Acht-Jahres-Frist auch für alte Belege?
Ja, für alle Buchungsbelege, deren zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Belege aus 2016 und früher waren zu diesem Zeitpunkt bereits frei – für alles danach greift die verkürzte Frist.
Darf ich Kontoauszüge nur online belassen?
Die Bank hält Auszüge oft nur begrenzt vor. Du bist aufbewahrungspflichtig, nicht die Bank. Lade die Auszüge herunter und archiviere sie in deinem eigenen System.
Was passiert, wenn Unterlagen fehlen?
Das Finanzamt darf die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO)[6]. Schätzungen fallen in der Praxis selten zugunsten des Betriebs aus. Bei systematischen Lücken droht zusätzlich der Vorwurf der Steuergefährdung.
Muss ich Angebote aufbewahren, die nie zum Auftrag wurden?
Ja, als Geschäftsbrief sechs Jahre. Wird aus dem Angebot ein Auftrag, ist es Teil der Belegkette und damit acht Jahre aufzubewahren.
Wie entsorge ich alte Unterlagen richtig?
Kundendaten unterliegen der DSGVO. Papier gehört in die Aktenvernichtung nach DIN 66399, digitale Bestände müssen sicher gelöscht werden – das bloße Verschieben in den Papierkorb genügt nicht.
Stand: September 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen konkreten Fall sprich mit deinem Steuerberater oder deinem Finanzamt.
Quellen und Fußnoten
Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) vom 23.10.2024, BGBl. 2024 I Nr. 323 – Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege. ↩︎
§ 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html ↩︎
§ 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen und Aufbewahrungsfristen, https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html ↩︎
§ 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen, https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html ↩︎
§ 41 EStG – Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug, https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__41.html ↩︎
§ 162 AO – Schätzung von Besteuerungsgrundlagen, https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__162.html ↩︎
