XRechnung vs. ZUGFeRD – welches Format brauchst du?
Beide Formate sind E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes, aber sie sehen völlig unterschiedlich aus. Hier siehst du auf einen Blick, wie sie sich unterscheiden und welches Format du für Geschäftskunden, Bauträger und Behörden brauchst.
Die kurze Antwort
- Beide Formate sind zulässige E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931[1].
- XRechnung ist eine reine XML-Datei – ideal für Maschinen, ohne Software für Menschen kaum lesbar.
- ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei – dein Kunde sieht eine normale Rechnung, seine Software liest die Daten.
- Für die meisten Geschäftskunden ist ZUGFeRD die bequemste Wahl. Öffentliche Auftraggeber verlangen meist XRechnung.
- Im Zweifel fragst du deinen Kunden – welches Format ihr nutzt, ist eure vertragliche Absprache[1:1].
Ab wann du E-Rechnungen verschicken musst, steht im Überblick E-Rechnung Pflicht 2027.
XRechnung und ZUGFeRD im direkten Vergleich
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | Reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei (hybrid) |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer oder Software | Ja, wie ein normales PDF |
| Syntax | UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII | UN/CEFACT CII |
| Herausgeber | KoSIT (Bund und Länder)[2] | FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland)[3] |
| Aktuelle Version | 3.0.2, Version 4.0 in Vorbereitung[2:1] | 2.5.2, technisch identisch mit Factur-X 1.09.2[3:1] |
| Zulässig als E-Rechnung | Ja | Ab Version 2.0.1, nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL[1:2] |
| Was rechtlich zählt | Die XML-Datei | Die XML-Datei – bei Abweichungen gilt nicht das PDF[1:3] |
| Typische Empfänger | Bund, Länder, Kommunen, große Unternehmen | Geschäftskunden, Hausverwaltungen, Bauträger |
| Leitweg-ID | Bei öffentlichen Auftraggebern Pflicht | Im Profil XRECHNUNG möglich |
XRechnung: der Behörden-Standard
Die XRechnung ist die deutsche Umsetzung der Norm EN 16931 und wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gepflegt. Aktuell gilt Version 3.0.2; Version 4.0 liegt seit September 2026 als Entwurf vor[2:2].
Für Aufträge des Bundes ist die E-Rechnung seit dem 27. November 2020 Pflicht. Standard ist die XRechnung, andere EN-16931-konforme Formate sind aber zulässig. Ausgenommen sind Direktaufträge bis 1.000 €[4]. Zur Rechnung gehören dann unter anderem die Leitweg-ID, deine Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und deine E-Mail-Adresse[4:1].
Eingereicht werden Rechnungen an den Bund über die Plattform OZG-RE – per Weberfassung, Upload, Peppol oder E-Mail[5]. Die Bundesländer und Kommunen regeln die E-Rechnung in eigener Zuständigkeit, teils mit eigenen Portalen und Anforderungen. Schau deshalb immer in den Auftrag oder frag bei der Vergabestelle nach.
ZUGFeRD: die Rechnung für alle
ZUGFeRD verbindet zwei Welten: Ein PDF, das jeder öffnen kann, und eine XML-Datei mit denselben Daten für die Buchhaltungssoftware. Die aktuelle Version 2.5.2 gilt seit September 2026 und ist rückwärtskompatibel[3:2]. ZUGFeRD ist technisch identisch mit dem französisch-deutschen Standard Factur-X.
Für Handwerksbetriebe ist das praktisch: Der kleine Gewerbekunde ohne E-Rechnungssoftware sieht eine ganz normale Rechnung, die Hausverwaltung mit automatisierter Buchhaltung liest die Daten direkt ein. Ein Format für alle Geschäftskunden.
Die ZUGFeRD-Profile
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die sich im Datenumfang unterscheiden[3:3]:
- MINIMUM und BASIC-WL – nur Buchungshilfen, keine zulässige E-Rechnung[1:4]
- BASIC – einfache Rechnungen mit Positionen
- EN 16931 (früher COMFORT) – vollständige Abdeckung der Norm, der übliche Standard
- EXTENDED – zusätzliche Felder für komplexe Branchenprozesse
- XRECHNUNG – ZUGFeRD-Variante, die die Regeln der XRechnung erfüllt
Welches Format für welchen Kunden?
Privatkunde
Kein E-Rechnungsformat nötig. PDF oder Papier reichen. Eine E-Rechnung darfst du Privatkunden nur mit ihrer Zustimmung schicken[1:5].
Geschäftskunde
ZUGFeRD im Profil EN 16931. Lesbar für jeden, auswertbar für jede Buchhaltungssoftware. Verlangt ein großer Kunde ausdrücklich XRechnung, schickst du XRechnung.
Öffentlicher Auftraggeber
XRechnung mit Leitweg-ID. Übermittelt über das Portal, das im Auftrag genannt ist. Der Bund akzeptiert auch ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG[5:1].
Faustregel: Wer XRechnung und ZUGFeRD aus derselben Software erzeugen kann, muss sich nicht festlegen. Du wählst das Format je Kunde – und musst keine zweite Rechnung schreiben.
Häufige Missverständnisse
- „ZUGFeRD ist nur ein PDF.“ Nein – entscheidend ist das eingebettete XML. Ein PDF ohne XML ist keine E-Rechnung.
- „XRechnung ist besser, weil offiziell.“ Rechtlich sind beide gleichwertig. XRechnung ist bei Behörden Standard, ZUGFeRD im B2B-Alltag oft praktischer.
- „Jede ZUGFeRD-Datei ist zulässig.“ Nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL und nicht die Versionen vor 2.0.1.
- „Der Kunde muss dem Format zustimmen.“ Bei Pflicht-E-Rechnungen zwischen Unternehmen braucht es keine Zustimmung zur E-Rechnung an sich. Das konkrete Format könnt ihr aber vereinbaren[1:6].
Weitere Stolperfallen sammelt der Beitrag Typische Fehler bei der E-Rechnung. Mehr Grundlagen zu den einzelnen Formaten findest du unter X-Rechnung und ZUGFeRD-Rechnung.
Beide Formate mit einem Klick
Hawepro erzeugt jede Rechnung automatisch als ZUGFeRD-PDF und auf Klick als XRechnung – inklusive Leitweg-ID aus der Kundenakte und Sammel-Export für viele Rechnungen. Für Abschlags-, Schluss- und Stornorechnungen genauso wie für Gutschriften. In allen Tarifen inklusive.
FAQ: XRechnung vs. ZUGFeRD
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die ohne Software kaum lesbar ist. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei: Menschen sehen eine normale Rechnung, Software liest die Daten. Beide erfüllen die Norm EN 16931 und sind zulässige E-Rechnungen.
Welches Format sollten Handwerker verwenden?
Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 meist die praktischste Wahl. Für öffentliche Auftraggeber brauchst du in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Am einfachsten ist eine Software, die beide Formate erzeugt.
Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung?
Ja, ab Version 2.0.1 und in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als E-Rechnung.
Was ist Factur-X?
Factur-X ist der französisch-deutsche Name für denselben Standard. ZUGFeRD 2.5.2 ist technisch identisch mit Factur-X 1.09.2.
Brauche ich für XRechnung immer eine Leitweg-ID?
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ja – sie sorgt dafür, dass die Rechnung bei der richtigen Stelle ankommt. Bei Geschäftskunden ist sie nicht erforderlich.
Weiterlesen: die E-Rechnung-Reihe
- E-Rechnung Pflicht 2027: Was Handwerker jetzt tun müssen – der Überblick
- E-Rechnung empfangen
- E-Rechnung archivieren
- Typische Fehler bei der E-Rechnung
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Quellen und Fußnoten
BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur obligatorischen E-Rechnung (u. a. Abschnitte 14.1 Abs. 4, 6 und 14 sowie 14.4 Abs. 3 UStAE), https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=5 ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎
KoSIT, XRechnung – Versionen und Bundles, https://xeinkauf.de/xrechnung/versionen-und-bundles/ ↩︎ ↩︎ ↩︎
FeRD, ZUGFeRD 2.5.2 und ZUGFeRD-FAQ, https://www.ferd-net.de/standards/zugferd-faq ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎
§§ 3, 4 und 5 E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes, https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/BJNR355500017.html ↩︎ ↩︎
E-Rechnung Bund, FAQ zur Rechnungsstellung an die Bundesverwaltung, https://www.e-rechnung-bund.de/faq/ ↩︎ ↩︎
