E-Rechnung archivieren – Fristen, Format und GoBD
Ausdrucken und abheften funktioniert bei der E-Rechnung nicht mehr. Welche Datei du acht Jahre aufheben musst, wann das ZUGFeRD-PDF dazugehört und wie ein Archiv aussieht, das auch die Betriebsprüfung übersteht.
Das Wichtigste in Kürze
- 8 Jahre musst du Rechnungen aufbewahren – Eingangs- und Ausgangsrechnungen[1].
- Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde[1:1].
- Aufzubewahren ist die XML-Datei im Originalformat – unverändert und maschinell auswertbar[2].
- Das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung brauchst du nur, wenn es zusätzliche steuerlich relevante Informationen enthält[3].
- Ausdrucken und Datei löschen ist bei E-Rechnungen nicht zulässig.
Wann du E-Rechnungen verschicken musst, erklärt der Überblick E-Rechnung Pflicht 2027.
Wie lange musst du E-Rechnungen aufbewahren?
Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren[1:2]. Das gilt für Rechnungen, die du bekommst, genauso wie für Kopien deiner eigenen Rechnungen. Buchungsbelege bleiben auch nach der Abgabenordnung acht Jahre im Archiv[4].
Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde[1:3]:
Beispiel: Rechnung vom 15. März 2026 → Fristbeginn 31. Dezember 2026 → Aufbewahrung bis 31. Dezember 2034.
Achtung: Die Frist läuft nicht ab, solange die steuerliche Festsetzungsfrist noch offen ist – etwa wegen einer laufenden Betriebsprüfung[4:1]. Welche anderen Unterlagen sechs oder zehn Jahre bleiben, zeigt die Übersicht Aufbewahrungsfristen im Handwerk.
Was genau musst du aufheben?
XRechnung
Die XML-Datei – sonst nichts. Sie ist die Rechnung. Speichere sie so, wie du sie bekommen hast. Einen zusätzlichen Ausdruck oder ein PDF brauchst du nicht.
ZUGFeRD
Mindestens die eingebettete XML-Datei. In der Praxis bewahrst du einfach das ganze PDF auf – darin steckt das XML. Das PDF-Bild selbst ist nur Pflicht, wenn es zusätzliche Informationen trägt, etwa Buchungsvermerke oder eine qualifizierte Signatur[3:1].
Die E-Mail
Nur, wenn sie selbst Inhalt hat. Dient die E-Mail lediglich als „Umschlag“ für die Rechnung, musst du sie nicht aufheben. Enthält sie Vereinbarungen oder Hinweise zum Geschäft, ist sie selbst aufbewahrungspflichtig[5].
Konvertieren erlaubt – Original löschen nicht
Viele Betriebe wandeln eingehende Rechnungen in ein einheitliches Format um, etwa für die Ablage im Dokumentenmanagement. Das ist zulässig. Dann musst du aber grundsätzlich beide Fassungen aufbewahren, unter demselben Index und als konvertierte Version gekennzeichnet[5:1].
Die XML-Datei darf bei der Umwandlung nicht verloren gehen. Wer eine E-Rechnung nur noch als TIFF oder Ausdruck aufbewahrt, hat das Original vernichtet[3:2]. Nur die konvertierte Fassung reicht ausnahmsweise, wenn sich nichts bildlich oder inhaltlich verändert, nichts verloren geht, die Konvertierung dokumentiert ist und die Daten maschinell auswertbar bleiben[5:2].
Unveränderbar und auffindbar: Anforderungen an das Archiv
Umsatzsteuerlich genügt es, wenn die Rechnung im Originalformat, unversehrt und lesbar vorliegt[2:1]. Für die Buchführung gelten daneben die GoBD. Daraus ergeben sich vier praktische Anforderungen:
- Unveränderbarkeit: Änderungen müssen ausgeschlossen oder nachvollziehbar sein. Eine einfache Ablage im Dateisystem erfüllt das in der Regel nicht ohne zusätzliche Maßnahmen wie Schreibschutz, Protokollierung oder ein Archivsystem[5:3].
- Maschinelle Auswertbarkeit: Das Finanzamt muss die Daten bei einer Prüfung digital auswerten können[4:2]. Eine XML-Datei, die in einem PDF-Ausdruck „verschwunden“ ist, erfüllt das nicht.
- Ordnung: Jede Rechnung muss sich einem Geschäftsvorfall zuordnen und schnell wiederfinden lassen – nach Lieferant, Datum, Rechnungsnummer oder Projekt.
- Verfügbarkeit über die gesamte Frist: Auch nach einem Software-Wechsel oder einem Festplattendefekt müssen die Dateien acht Jahre lang lesbar bleiben.
Das E-Mail-Postfach ist kein Archiv. Nachrichten lassen sich löschen, verschieben und bearbeiten, und beim Wechsel des Mailanbieters ist das Postfach schnell weg. Lege E-Rechnungen deshalb zeitnah in einem geordneten, gesicherten Ablagesystem ab.
Und deine eigenen Ausgangsrechnungen?
Auch von jeder Rechnung, die du schreibst, musst du ein Doppel aufbewahren[1:4]. Erzeugt deine Rechnungssoftware die Rechnung, musst du laut GoBD kein zusätzliches Bild abspeichern, wenn sich jederzeit ein inhaltlich identisches Exemplar erzeugen lässt[3:3].
Diese Erleichterung hilft dir aber nur, solange du Zugriff auf die Software und ihre Daten hast. Prüfe deshalb, ob du deine Rechnungen samt XML jederzeit exportieren kannst – spätestens, bevor du den Anbieter wechselst oder den Betrieb aufgibst.
Checkliste: E-Rechnungen sauber archivieren
- Ablageort festlegen – Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem statt Postfach oder Desktop-Ordner.
- Original sichern – XML bzw. ZUGFeRD-PDF unverändert speichern, Validierungsbericht gleich mit ablegen.
- Eindeutig benennen – zum Beispiel nach Lieferant, Rechnungsnummer und Datum, mit Bezug zum Projekt.
- Unveränderbarkeit sicherstellen – Schreibschutz, Protokollierung oder ein entsprechendes Archivsystem.
- Datensicherung einrichten – regelmäßige Backups, auch außerhalb des Büros.
- Verfahrensdokumentation ergänzen – kurz beschreiben, wie E-Rechnungen ankommen, geprüft und abgelegt werden.
- Löschfristen notieren – erst nach Ablauf der acht Jahre und nur, wenn keine Prüfung offen ist.
Was passiert, wenn du nicht richtig archivierst?
Wer Rechnungen nicht oder nicht lange genug aufbewahrt, riskiert nach dem Umsatzsteuergesetz ein Bußgeld von bis zu 5.000 €[6]. Schwerer wiegt oft die Folge in der Betriebsprüfung: Fehlen Eingangsrechnungen, kann der Vorsteuerabzug wackeln. Und sind die Aufzeichnungen insgesamt nicht ordnungsgemäß, darf das Finanzamt schätzen.
Typische Stolperfallen beim Archivieren und Verschicken sammelt der Beitrag Typische Fehler bei der E-Rechnung.
Rechnungen digital an einem Ort
Mit Hawepro erstellst du Ausgangsrechnungen als ZUGFeRD-PDF und XRechnung und kannst sie jederzeit erneut erzeugen und exportieren – einzeln oder als Sammel-Export. Eingangsrechnungen lädst du im Rechnungseingang hoch: Die Datei bleibt am Beleg abgelegt, die Daten werden ausgelesen und dem Lieferanten zugeordnet.
FAQ: E-Rechnung archivieren
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus dem Jahr 2026 musst du also bis Ende 2034 aufheben.
Reicht es, eine E-Rechnung auszudrucken?
Nein. Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das Original. Sie muss im empfangenen Format, unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck kann zusätzlich in den Ordner, ersetzt die Datei aber nicht.
Muss ich bei ZUGFeRD das PDF oder das XML aufbewahren?
Mindestens den XML-Teil. Das PDF-Bild musst du nur zusätzlich aufbewahren, wenn es weitere steuerlich relevante Informationen enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke. Am einfachsten speicherst du das komplette ZUGFeRD-PDF – darin steckt das XML.
Darf ich E-Rechnungen im E-Mail-Postfach lassen?
Davon ist abzuraten. Ein Postfach ist weder geordnet noch gegen Veränderungen geschützt, und beim Anbieterwechsel gehen Nachrichten leicht verloren. Lege E-Rechnungen zeitnah in einem gesicherten Archiv ab.
Muss ich die E-Mail aufbewahren, mit der die Rechnung kam?
Nur, wenn sie selbst steuerlich relevante Inhalte hat, etwa Vereinbarungen zum Auftrag. Dient sie nur als Transportmittel für die Rechnung, musst du sie nicht aufbewahren.
Weiterlesen: die E-Rechnung-Reihe
- E-Rechnung Pflicht 2027: Was Handwerker jetzt tun müssen – der Überblick
- E-Rechnung empfangen
- Typische Fehler bei der E-Rechnung
- XRechnung vs. ZUGFeRD
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung.
Quellen und Fußnoten
§ 14b Abs. 1 UStG – Aufbewahrung von Rechnungen, https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎
BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur obligatorischen E-Rechnung (u. a. Rn. 60 und Abschnitt 14b.1 UStAE), https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=5 ↩︎ ↩︎
BMF-Schreiben vom 14.07.2025, 2. Änderung der GoBD (u. a. Rz. 76, 119, 125 und 131), https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.pdf?__blob=publicationFile&v=3 ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎
§ 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (Abs. 3 Fristen, Abs. 6 Datenzugriff), https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html ↩︎ ↩︎ ↩︎
BMF-Schreiben vom 28.11.2019 zu den GoBD (u. a. Rz. 110, 121 und 135). ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎
§ 26a UStG – Bußgeldvorschriften, https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__26a.html ↩︎
