E-Rechnung Pflicht 2027: Was Handwerker jetzt tun müssen
In wenigen Monaten endet für viele Handwerksbetriebe die Schonfrist: Ab 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Umsatz Geschäftskunden E-Rechnungen schicken. Hier erfährst du, ob du betroffen bist, welche Ausnahmen gelten und wie du die Umstellung in einem Nachmittag erledigst.
Das Wichtigste in 30 Sekunden
- Ab 1.1.2027: Lag dein Umsatz 2026 über 800.000 €, musst du Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung verschicken.
- Ab 1.1.2028: Die Pflicht gilt für alle Betriebe – egal wie groß.
- Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit 1.1.2025.
- Privatkunden kannst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schicken.
- Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sind vom Versand ausgenommen.
- Ein normales PDF ist keine E-Rechnung. Du brauchst XRechnung oder ZUGFeRD.
Warum das Thema gerade jetzt brennt
Seit Anfang 2025 ist die E-Rechnung im Gesetz verankert – gespürt haben es die meisten Handwerksbetriebe bisher kaum. Der Grund: großzügige Übergangsfristen[1]. Genau die laufen jetzt aus.
Wer Ende 2026 noch Word-Vorlagen oder ein einfaches Rechnungsprogramm ohne E-Rechnung nutzt, hat ein Problem, sobald im Januar die erste Rechnung an den Bauträger, die Hausverwaltung oder den Generalunternehmer rausgeht. Und selbst wenn du unter 800.000 € bleibst: Viele größere Auftraggeber dürften E-Rechnungen schon 2027 einfordern, weil sie ihre Buchhaltung ohnehin umstellen.
Die gute Nachricht: Die Umstellung ist kein IT-Projekt. Mit der richtigen Software ist sie in einem Nachmittag erledigt.
Fristen im Überblick: Wer muss wann E-Rechnungen verschicken?
Maßgeblich ist immer dein Umsatz im Vorjahr. Die Pflicht betrifft nur Rechnungen an Geschäftskunden.
2025 & 2026
Übergangszeit für alle
- Papierrechnung erlaubt
- PDF erlaubt, wenn der Kunde zustimmt
- E-Rechnungen empfangen ist Pflicht
Ab 1.1.2027
Pflicht für größere Betriebe
- Umsatz 2026 über 800.000 €: E-Rechnung Pflicht
- Umsatz 2026 bis 800.000 €: Papier weiter erlaubt, PDF mit Zustimmung des Kunden
- EDI-Verfahren noch bis Ende 2027 zulässig
Ab 1.1.2028
Pflicht für alle Betriebe
- E-Rechnung für alle B2B-Rechnungen
- Ausgenommen: Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € brutto
- Privatkunden weiterhin ohne E-Rechnung
Schon seit 1.1.2025 gilt für alle: Du musst E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach – lesen und archivieren musst du sie aber korrekt.
Bin ich betroffen? Der 3-Fragen-Check
1. Schreibe ich Rechnungen an Unternehmen?
Bauträger, Architekturbüros, Generalunternehmer, Gewerbekunden – und laut BMF sogar Vermieter einer Wohnung[2]. Die Pflicht gilt, wenn dein Kunde die Leistung für sein Unternehmen bezieht. Privatkunden sind nicht betroffen – auch nicht der Unternehmer, der sein privates Bad sanieren lässt.
2. Wie hoch war mein Umsatz 2026?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres[3]. Liegt er über 800.000 €, gilt die Pflicht für dich schon ab 1.1.2027. Liegt er darunter, hast du bis Ende 2027 Zeit. Tipp: Frag im Zweifel deinen Steuerberater nach der genauen Zahl.
Faustregel für Handwerksbetriebe: Arbeitest du auch nur gelegentlich für Hausverwaltungen, Bauträger oder andere Betriebe, solltest du spätestens Ende 2026 E-Rechnungen schreiben können – unabhängig von deinem Umsatz. Deine Auftraggeber werden danach fragen.
Was ist eine E-Rechnung – und warum reicht ein PDF nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Die Buchhaltung deines Kunden kann sie automatisch einlesen – ohne Abtippen.
Ein PDF aus Word oder Excel ist zwar elektronisch, aber keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:
XRechnung
Reine XML-Datei, ohne Sichtansicht. Standard bei öffentlichen Auftraggebern (oft mit Leitweg-ID), zunehmend auch bei großen Firmen gefragt.
ZUGFeRD
PDF mit eingebetteter XML-Datei – dein Kunde sieht eine normale Rechnung, seine Software liest die Daten. Zulässig ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL[5:1]. Bei Abweichungen zwischen PDF und XML zählen die XML-Daten[2:1].
Was passiert, wenn du keine E-Rechnung schickst?
Wer eine Pflichtrechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, riskiert nach § 26a UStG ein Bußgeld von bis zu 5.000 €[6]. Im Alltag spürbarer sind aber die praktischen Folgen:
Dein Kunde lehnt die Rechnung ab
Ist eine E-Rechnung Pflicht und du schickst trotzdem ein PDF, ist das laut BMF keine ordnungsmäßige Rechnung. Sie berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug[2:2] – dein Kunde wird sie deshalb zurückschicken.
Dein Geld kommt später
Jede zurückgewiesene Rechnung verlängert die Zeit bis zur Zahlung. Gerade bei großen Schlussrechnungen belastet das deine Liquidität spürbar.
Du verlierst Aufträge
Hausverwaltungen und Bauträger arbeiten lieber mit Betrieben, deren Rechnungen ohne Nacharbeit durchlaufen. Wer nicht liefern kann, rutscht auf der Liste nach unten.
Doppelte Arbeit im Büro
Wer die Umstellung aufschiebt, muss im Januar unter Zeitdruck umstellen – mitten im Jahresabschluss und in der ohnehin knappen Bürozeit.
Checkliste: E-Rechnung einführen in 7 Schritten
- Umsatz 2026 klären – liegst du über oder unter 800.000 €? Daraus ergibt sich deine Frist.
- Geschäftskunden markieren – welche Kunden sind Unternehmen, Hausverwaltungen oder öffentliche Auftraggeber?
- Kundendaten vervollständigen – vollständige Anschrift, E-Mail für den Rechnungseingang, bei Behörden die Leitweg-ID.
- Eigene Stammdaten prüfen – Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Firmenname exakt wie im Handelsregister.
- Software wählen, die XRechnung und ZUGFeRD erzeugt – ohne Aufpreis und ohne Zusatztool.
- Testrechnung schicken – frag einen Stammkunden, ob seine Buchhaltung die Datei sauber einlesen kann.
- Empfang und Archiv regeln – Rechnungen 8 Jahre aufbewahren, bei E-Rechnungen mindestens den XML-Teil im Originalformat[7].
Typische Fälle aus dem Handwerksalltag
Privatkunde lässt das Bad sanieren
Keine E-Rechnungspflicht. Eine PDF- oder Papierrechnung reicht. Wichtig bleibt: Bei Arbeiten an einem Grundstück musst du auch Privatkunden innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen[8].
Hausverwaltung beauftragt eine Reparatur
Genau hinschauen. Die Hausverwaltung beauftragt meist nur im Namen des Eigentümers oder der Eigentümergemeinschaft. Entscheidend ist, ob dieser Rechnungsempfänger Unternehmer ist und die Leistung für sein Unternehmen bezieht – dann brauchst du ab deiner Frist eine E-Rechnung. Im Zweifel fragst du nach.
Du arbeitest als Subunternehmer
Klarer B2B-Fall. Generalunternehmer und Bauträger haben ihre Buchhaltung meist längst umgestellt und verlangen E-Rechnungen oft schon heute.
Kleiner Einsatz für 180 € brutto
Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto: Hier darfst du auch künftig eine normale Rechnung schicken. Eine E-Rechnung ist aber natürlich trotzdem erlaubt.
So geht E-Rechnung mit Hawepro
Du musst kein IT-Profi sein. In Hawepro entsteht die E-Rechnung automatisch, sobald du eine Rechnung schreibst:
- ZUGFeRD-PDF direkt beim Drucken oder Versenden
- XRechnung mit einem Klick exportieren – inklusive Leitweg-ID aus der Kundenakte
- Sammel-Export für viele Rechnungen auf einmal
- Auch Abschlags-, Schluss- und Gutschriften als E-Rechnung
- In allen Tarifen inklusive – keine Zusatzmodule
Mehr Details findest du auf der Seite XRechnung & ZUGFeRD und unter Rechnungen & E-Rechnung.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht 2027
Ab wann müssen Handwerker E-Rechnungen verschicken?
Betriebe mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen ab 1. Januar 2027 Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung verschicken. Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Betriebe, ausgenommen Kleinunternehmer.
Welcher Umsatz zählt für die 800.000-Euro-Grenze?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres. Für die Pflicht ab 2027 zählt also dein Umsatz aus 2026. Im Zweifel klärst du die genaue Zahl mit deinem Steuerberater.
Brauche ich für Privatkunden eine E-Rechnung?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen Unternehmen (B2B). Privatkunden kannst du weiterhin eine PDF- oder Papierrechnung schicken.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein, Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der E-Rechnungspflicht beim Versand ausgenommen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber seit 1. Januar 2025.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung. Zulässig sind strukturierte Formate nach EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL).
Was ist besser für Handwerker: XRechnung oder ZUGFeRD?
Für die meisten Geschäftskunden ist ZUGFeRD praktisch, weil es wie ein normales PDF aussieht und trotzdem maschinenlesbar ist. Öffentliche Auftraggeber verlangen meist XRechnung. Hawepro erzeugt beide Formate.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen musst du mindestens 8 Jahre aufbewahren. Bei E-Rechnungen gilt: Der strukturierte Teil (die XML-Daten) muss im Originalformat gespeichert werden.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Ja. Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise sowie Rechnungen von Kleinunternehmern.
Bereit für 2027? Teste Hawepro kostenlos
Große Anbieter verkaufen die E-Rechnung gern als Zusatzpaket. Bei Hawepro ist sie einfach dabei – für kleine und mittlere Handwerksbetriebe gemacht.
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Weiterlesen
- E-Rechnung – Vorteile, Herausforderungen und Umsetzung
- Rechnungsarten im Handwerk
- Rechnungen per E-Mail sicher versenden
- Handwerkersoftware vergleichen – 7 Kriterien
Dieser Beitrag gibt den Stand vom 17.09.2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung.
Quellen und Fußnoten
Übergangsregelung in § 27 Abs. 38 UStG: gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html ↩︎
BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur obligatorischen E-Rechnung (u. a. Abschnitt 14.4 und 15.2a UStAE): bundesfinanzministerium.de – BMF-Schreiben (PDF) ↩︎ ↩︎ ↩︎
Umsatzgrenze von 800.000 € im vorangegangenen Kalenderjahr, § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG in Verbindung mit § 19 Abs. 2 UStG: gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html ↩︎
Kleinbetragsrechnungen § 33 UStDV, Fahrausweise § 34 UStDV, Rechnungen von Kleinunternehmern § 34a UStDV: gesetze-im-internet.de/ustdv_1980 ↩︎
Bundesministerium der Finanzen, Fragen und Antworten zur E-Rechnung: bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html ↩︎ ↩︎
Bußgeldvorschriften, § 26a Abs. 2 Nr. 1 und Abs. 3 UStG: gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__26a.html ↩︎
Aufbewahrungsfrist § 14b Abs. 1 UStG: gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html ↩︎
Rechnungsausstellung bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, § 14 Abs. 2 UStG: gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html ↩︎
