E-Rechnung – 9 typische Fehler und wie du sie vermeidest
Eine E-Rechnung, die zurückkommt, kostet Zeit und Liquidität. Die meisten Probleme haben dieselben Ursachen – vom PDF, das gar keine E-Rechnung ist, bis zur Korrektur, die plötzlich auch elektronisch sein muss.
Warum E-Rechnungen zurückkommen
Bei der Papierrechnung hat der Kunde ein Auge zugedrückt, wenn etwas fehlte. Bei der E-Rechnung liest zuerst eine Software – und die ist streng. Fehlen Daten im XML oder stimmt das Format nicht, landet die Rechnung im Fehlerordner der Buchhaltung, und du wartest länger auf dein Geld.
Dazu kommt das Steuerrecht: Eine fehlerhafte E-Rechnung kann deinen Kunden den Vorsteuerabzug kosten. Er wird sie deshalb zurückschicken. Die folgenden neun Fehler sehen wir im Handwerk am häufigsten.
Wann die Pflicht für deinen Betrieb gilt, steht im Überblick E-Rechnung Pflicht 2027.
1. Ein PDF verschicken und es „E-Rechnung“ nennen
Ein PDF aus Word, Excel oder dem Scanner ist elektronisch, aber keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – in Deutschland meist XRechnung oder ZUGFeRD[1]. Ist die E-Rechnung Pflicht und du schickst trotzdem ein PDF, ist das keine ordnungsmäßige Rechnung[2].
So vermeidest du es: Rechnungen mit einer Software schreiben, die ZUGFeRD und XRechnung erzeugt. Welches Format wann passt, erklärt XRechnung vs. ZUGFeRD.
2. Ein unzulässiges ZUGFeRD-Profil nutzen
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten nicht alle Pflichtangaben und gelten deshalb nicht als E-Rechnung[2:1]. Zulässig ist ZUGFeRD außerdem erst ab Version 2.0.1[2:2] – ältere Generatoren aus der Zeit von ZUGFeRD 1.0 fallen durch.
So vermeidest du es: Prüfe, welches Profil deine Software erzeugt. Für Handwerksrechnungen ist das Profil EN 16931 (früher COMFORT) der übliche Standard.
3. Pflichtangaben stehen nur im PDF – nicht im XML
Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen im strukturierten Teil stehen[3][2:3]. Ein Verweis auf eine Anlage oder ein Link reicht nicht. Typische Lücken im Handwerk:
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum fehlt
- Steuernummer oder USt-IdNr. fehlt in den Stammdaten
- Positionen stehen als „siehe Aufmaß“ im Text, nicht als Mengen und Preise
Zusätzliche Anhänge wie Stundennachweise oder Aufmaßblätter als PDF sind erlaubt. Bei Bauleistungen akzeptiert die Finanzverwaltung derzeit, dass im XML die Gewerke mit ihren Summen stehen und die detaillierte Aufschlüsselung als Anlage beiliegt[4].
4. PDF-Ansicht und XML-Daten weichen voneinander ab
Bei ZUGFeRD sieht dein Kunde ein PDF, seine Software liest das XML. Wird nur eines von beiden nachträglich geändert – etwa der Betrag im PDF per Hand –, widersprechen sie sich. Dann gilt das XML[2:4]. Ein abweichender Bildteil kann im schlimmsten Fall sogar als zweite Rechnung gewertet werden, aus der du die Umsatzsteuer zusätzlich schuldest[2:5][5].
So vermeidest du es: Niemals ein fertiges ZUGFeRD-PDF bearbeiten. Korrekturen immer in der Software vornehmen und die Rechnung neu erzeugen.
5. Die Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern vergessen
Schule, Kommune oder Bundesbehörde: Öffentliche Auftraggeber verlangen eine Leitweg-ID, damit die Rechnung bei der richtigen Stelle landet. Für Aufträge des Bundes ist sie vorgeschrieben[6], ohne sie wird die Rechnung abgewiesen. Die ID steht in der Bestellung oder im Auftragsschreiben.
Im B2B-Bereich ist das Feld für die Käuferreferenz (BT-10) dagegen kein Pflichtfeld. Laut BMF genügt dort ein Platzhalter wie „-“, wenn dein Kunde keine Referenz vorgibt[4:1].
6. Die Korrektur per Papier oder PDF schicken
Ab dem Zeitpunkt deiner Versandpflicht muss auch eine Rechnungsberichtigung als E-Rechnung erfolgen – mit dem passenden Rechnungstyp und eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung[2:6]. In der Übergangszeit ist das noch nicht zwingend[4:2].
Nicht jede Änderung braucht eine neue Rechnung: Skonto, ein Mängelnachlass oder die Rückgängigmachung eines Umsatzes lassen sich ohne Rechnungsberichtigung abbilden. Ändert sich dagegen das Aufmaß, musst du die Rechnung berichtigen[2:7]. Wie du dabei sauber vorgehst, steht im Beitrag zur Stornorechnung.
7. Die 250-Euro-Grenze falsch anwenden
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen auch nach Ende der Übergangszeit als Papier- oder PDF-Rechnung verschickt werden[7]. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung inklusive Umsatzsteuer[2:8]. Eine Rechnung über 220 € netto liegt mit 261,80 € brutto also schon darüber.
So vermeidest du es: Im Zweifel eine E-Rechnung schicken – sie ist immer zulässig.
8. Nicht validieren – und eingehende Rechnungen nicht prüfen
Eine Validierung prüft, ob die Datei technisch der Norm entspricht. Sie ist empfohlen, aber keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug[4:3]. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) stellt dafür einen frei verfügbaren Validator bereit[8]. Wichtig ist der Unterschied:
- Ein Formatfehler macht aus der E-Rechnung eine „sonstige Rechnung“ – sie erfüllt die Pflicht dann nicht[2:9].
- Ein Fehler bei Angaben, die keine Pflichtangaben sind, ist umsatzsteuerlich unbeachtlich[2:10].
Bei Eingangsrechnungen ersetzt die Validierung nicht deine inhaltliche Prüfung. Wie das im Alltag klappt, steht unter E-Rechnung empfangen.
9. Nur das PDF archivieren und das XML löschen
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren – bei der E-Rechnung im Originalformat[9]. Wer nur den Ausdruck oder ein umgewandeltes PDF ablegt und die XML-Datei löscht, hat das Original vernichtet. Für die Aufbewahrung drohen bei Verstößen Bußgelder bis 5.000 €[10].
Was genau ins Archiv gehört, erklärt der Beitrag E-Rechnung archivieren.
Kurz-Check vor dem Versand
- Ist der Kunde ein Unternehmer, und gilt für dich schon die Versandpflicht?
- Erzeugt die Software XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 im Profil EN 16931 oder höher?
- Stehen alle Pflichtangaben in den strukturierten Daten – inklusive Leistungsdatum?
- Bei Behörden: Ist die Leitweg-ID eingetragen?
- Wurde die Rechnung nicht nachträglich am PDF verändert?
- Liegt die Ausgangsrechnung samt XML im Archiv?
Fehler vermeiden mit Hawepro
Hawepro erzeugt beim Drucken oder Versenden automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung und auf Klick eine XRechnung – inklusive Leitweg-ID aus der Kundenakte. Auch Abschlags-, Schluss- und Stornorechnungen sowie Gutschriften entstehen als E-Rechnung. In allen Tarifen inklusive.
FAQ: Fehler bei der E-Rechnung
Ist eine E-Rechnung mit Formfehler ungültig?
Das hängt vom Fehler ab. Ein Formatfehler macht die Datei zu einer sonstigen Rechnung, die die E-Rechnungspflicht nicht erfüllt. Fehler bei Angaben, die keine umsatzsteuerlichen Pflichtangaben sind, schaden dagegen nicht.
Wie korrigiere ich eine E-Rechnung?
Sobald für dich die Versandpflicht gilt, schickst du eine berichtigte Rechnung ebenfalls als E-Rechnung, mit passendem Rechnungstyp und eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Das PDF nachträglich zu bearbeiten ist keine Korrektur.
Brauche ich bei Geschäftskunden eine Leitweg-ID?
Nein. Die Leitweg-ID ist bei öffentlichen Auftraggebern üblich und beim Bund vorgeschrieben. Im B2B-Bereich genügt im Feld für die Käuferreferenz ein Platzhalter, wenn dein Kunde keine Referenz vorgibt.
Muss ich jede E-Rechnung validieren?
Vorgeschrieben ist es nicht, aber sinnvoll. Ein Validator zeigt technische Fehler, bevor dein Kunde sie findet. Für den Vorsteuerabzug ist die Validierung keine Voraussetzung.
Gilt die 250-Euro-Grenze netto oder brutto?
Brutto. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung einschließlich Umsatzsteuer. Bis 250 € darfst du auch weiterhin eine normale Rechnung schicken.
Weiterlesen: die E-Rechnung-Reihe
- E-Rechnung Pflicht 2027: Was Handwerker jetzt tun müssen – der Überblick
- E-Rechnung empfangen
- E-Rechnung archivieren
- XRechnung vs. ZUGFeRD
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung.
Quellen und Fußnoten
§ 14 Abs. 1 UStG – Begriff der elektronischen Rechnung, https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html ↩︎
BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur obligatorischen E-Rechnung (u. a. Rn. 6a, 6b, 35, 51a f. sowie Abschnitte 14.1 Abs. 14, 14.4 Abs. 3, 14.6 Abs. 4, 14.11 und 14c.1 Abs. 4a UStAE), https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=5 ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎
§ 14 Abs. 4 UStG – Pflichtangaben einer Rechnung, https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html ↩︎
Bundesministerium der Finanzen, Fragen und Antworten zur E-Rechnung (u. a. Fragen 6, 7 und 7b), https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎
§ 14c UStG – Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis, https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14c.html ↩︎
§§ 3 und 5 E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes, https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/BJNR355500017.html ↩︎
§ 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge, https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html ↩︎
KoSIT, XRechnung – Standard, Versionen und Prüfwerkzeuge, https://xeinkauf.de/xrechnung/ ↩︎
§ 14b Abs. 1 UStG – Aufbewahrung von Rechnungen, https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html ↩︎
§ 26a UStG – Bußgeldvorschriften, https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__26a.html ↩︎
