Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die vollständig digital erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie erfüllt spezifische Formatvorgaben, die die Datenstruktur maschinenlesbar und somit einfacher verarbeitbar machen. Im Gegensatz zu einer PDF-Datei enthält eine E-Rechnung strukturierte Daten, die automatisch in Buchhaltungssystemen weiterverarbeitet werden können.
Die E-Rechnungspflicht ab 2025
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich – zunächst für den Empfang: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen nach der Norm EN 16931 annehmen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen: Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen verschicken, ab 1. Januar 2028 gilt das für alle (ausgenommen Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 €).
Für Handwerksbetriebe heißt das: Spätestens bis zum Ende der Übergangsfrist müssen Rechnungen an andere Unternehmen als XRechnung oder ZUGFeRD rausgehen. Alle Fristen und Ausnahmen findest du im Beitrag E-Rechnung Pflicht 2027, den Empfang erklärt E-Rechnung empfangen.
Vorteile der E-Rechnung
Automatisierte Verarbeitung
Die E-Rechnung ermöglicht eine direkte Integration in Buchhaltungssysteme, wodurch manuelle Eingaben minimiert werden.
Zeit- und Kostenersparnis:
Durch den Wegfall von Papier und Porto können Unternehmen bei der Rechnungsstellung sparen.
Schnellere Zahlungsabwicklung:
Dank der elektronischen Übermittlung erreichen Rechnungen den Empfänger sofort, was die Zahlungszeit verkürzt.
Umweltfreundlich:
E-Rechnungen tragen zur Reduktion von Papierverbrauch und Transportemissionen bei.
Wie Handwerksbetriebe die E-Rechnung umsetzen können
Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert Anpassungen in den Rechnungs- und Buchhaltungsprozessen. Handwerksbetriebe können jedoch auf digitale Lösungen, wie die Hawepro Software, setzen, die die Umstellung erleichtern. Eine moderne Rechnungssoftware ermöglicht es, Rechnungen im geforderten Format zu erstellen und alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
Hawepro kostenlos testenGesetzliche Vorgaben für E-Rechnungen
Gemäß den Vorschriften der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN 16931 müssen E-Rechnungen unter anderem folgende Pflichtangaben enthalten:
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungserstellers
Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum
Beschreibung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen
Brutto- und Nettobetrag sowie der gültige Steuersatz
Informationen zum Rechnungsempfänger
Die Einhaltung dieser Vorgaben ist entscheidend, um die gesetzliche Gültigkeit der E-Rechnung sicherzustellen und mögliche Strafen zu vermeiden.
Mehr zur E-Rechnung
Die E-Rechnung-Reihe für Handwerksbetriebe – vom Überblick über die Pflicht bis zu den Details im Alltag:
FAQ - Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung
Was unterscheidet eine E-Rechnung von einer herkömmlichen Rechnung?
Während eine herkömmliche Rechnung in PDF- oder Papierformat vorliegt, ist die E-Rechnung ein strukturiertes Datenformat, das elektronisch verarbeitet werden kann.
Muss ich ab 2025 alle Rechnungen digital erstellen?
Nein, noch nicht. Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Verschicken musst du sie an Geschäftskunden ab 2027 (bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 – Privatkunden sind nicht betroffen.
Wie stelle ich sicher, dass meine E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen?
Mit einer Handwerkersoftware, wie Hawepro, die automatisch die gesetzlichen Vorgaben integriert, kannst du E-Rechnungen problemlos erstellen.