Verzögerungen durch Briefversand verhindern
Um eine Rechnung via E-Mail versenden zu können, benötigst du den Business-Tarif oder Professional-Tarif.
So kannst du eine Rechnung via E-Mail versenden
Es gibt zwei Möglichkeiten die Rechnung als E-Mail zu verschicken. Du kannst die Aktionen in der Rechnungsübersicht nutzen oder du klickst auf "Rechnung versenden" im Kontextmenü des Rechnungsformulars.
Voraussetzung für das Versenden von E-Mails
Damit das Senden einer E-Mail an deine Kunden funktioniert, muss deine E-Mail-Adresse in den Einstellungen hinterlegt sein. Nur so kann dir dein Kunde auch ggf. auf deine E-Mail antworten.
Das E-Mail-Formular
Das E-Mail-Formular ist genauso aufgebaut wie beim Versenden eines Angebotes. Es besteht aus den Feldern für die Empfänger E-Mail, den Betreff und der E-Mail-Nachricht.
Existiert eine E-Mail-Adresse zu dem Kunden, ist das Empfängerfeld bereits vorausgefüllt. Achte bitte darauf, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist. Da das System kein Feedback geben kann, ob die E-Mail beim Kunden angekommen ist, solltest du genau schauen, ob die E-Mail-Adresse deines Kunden korrekt ist.
Der Betreff wird mit einem Mustertext aus deinen Einstellungen vorausgefüllt und kann selbstverständlich angepasst werden. Möchtest du den Mustertext anpassen, kannst du das in deinen Einstellungen vornehmen.
Die Nachricht ist ebenso vorausgefüllt mit einem Mustertext aus deinen Einstellungen.
E-Mail-Formular abschicken
Nach dem Abschicken des Formulars siehst du eine Erfolgsmeldung und deine Rechnung wird als "Als Mail versendet" markiert.
Fragen
Kann ich eine Rechnung an mehrere E-Mail-Adressen gleichzeitig senden? Mit dem Rechnungsformular kannst du eine Rechnung nur an eine E-Mail-Adresse schicken. Du hast aber theoretisch die Möglichket die Rechnung erneut zu versenden und kannst dabei eine andere E-Mail-Adresse angeben.
Wo kann ich den Text für die E-Mail ändern? Den Text aus dem E-Mail-Formular kannst du in deinen Einstellungen anpassen.
Meine E-Mail kommt nicht beim Kunden an! Das kann mehrere Ursachen haben.
1. Bitte prüfe genau, ob die E-Mail-Adresse deines Kunden korrekt ist.
2. Es werden gerade viele E-Mails vom System versendet und deine E-Mail befindet sich noch in der Wartescheife.
3. Der E-Mail-Server deines Kunden funktioniert nicht.
Es gibt viele Gründe, warum eine E-Mail nicht ankommt und muss ggf. individuell geklärt werden. Hierfür kannst du dich gerne an unseren Support wenden.