Resturlaub und Überstunden zum Jahresende
Im Herbst stapeln sich offene Urlaubstage und volle Stundenkonten. Was davon wirklich verfällt, entscheidet oft ein Schreiben, das viele Betriebe vergessen.
Die Kurzfassung
- Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Übertragen wird er nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen – dann bis zum 31. März (§ 7 Abs. 3 BUrlG)[1].
- Verfallen kann Urlaub aber nur, wenn du als Arbeitgeber deine Mitarbeiter rechtzeitig aufgefordert und auf den Verfall hingewiesen hast. Ohne diesen Hinweis bleibt er bestehen.
- Überstunden haben keinen gesetzlichen Stichtag am 31. Dezember. Es gilt, was Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung regeln.
- Mindestlohn: Stunden auf einem Arbeitszeitkonto müssen spätestens nach 12 Monaten ausgeglichen werden (§ 2 Abs. 2 MiLoG)[2].
Gerade im Handwerk wird es im Herbst eng: Baustellen sollen vor dem Winter fertig werden, Urlaub wird verschoben, Stunden laufen auf. Die gute Nachricht: Mit zwei, drei Schritten im November bist du auf der sicheren Seite.
Resturlaub: Wann verfällt er wirklich?
Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche, also 20 Arbeitstage bei einer Fünf-Tage-Woche (§ 3 BUrlG)[3]. Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag geben oft mehr.
Nach dem Gesetz ist der Urlaub an das Kalenderjahr gebunden. Seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2018 und der Folgeentscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG, 19.02.2019 – 9 AZR 423/16) gilt aber: Der Anspruch verfällt nur, wenn der Arbeitgeber vorher mitgewirkt hat. Das heißt, du musst jeden Mitarbeiter
- konkret auffordern, seinen Urlaub zu nehmen,
- ihm mitteilen, wie viele Tage noch offen sind, und
- klar darauf hinweisen, dass der Urlaub sonst zum Jahresende oder am Ende des Übertragungszeitraums verfällt.
Das muss rechtzeitig passieren – so, dass der Mitarbeiter den Urlaub noch nehmen kann. Ein Aushang am 20. Dezember reicht nicht. Bewährt hat sich ein persönliches Schreiben oder eine E-Mail zu Beginn des Jahres und eine Erinnerung im Herbst. Bewahre den Nachweis auf.
Was passiert ohne Hinweis?
Dann verfällt der Urlaub nicht, sondern wandert ins nächste Jahr – und dort wieder, solange du den Hinweis nicht nachholst. Auch auf die Verjährung kannst du dich dann nicht berufen: Die dreijährige Frist beginnt erst, wenn du deine Mitarbeiter informiert hast (BAG, 20.12.2022 – 9 AZR 266/20). So können sich über die Jahre erhebliche Ansprüche ansammeln, die spätestens beim Ausscheiden als Urlaubsabgeltung fällig werden.
Übertragung bis 31. März
Liegen dringende betriebliche Gründe vor – etwa ein Auftrag, der vor dem Jahreswechsel fertig werden muss – oder persönliche Gründe wie eine Krankheit, wird der Resturlaub ins neue Jahr übertragen. Er muss dann in den ersten drei Monaten genommen werden. Auch hier gilt: Er verfällt am 31. März nur, wenn du rechtzeitig darauf hingewiesen hast.
Sonderfälle
- Langzeiterkrankung: Wer bis zum Ende des Übertragungszeitraums durchgehend arbeitsunfähig ist, verliert den Urlaub frühestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres. War der Mitarbeiter im Urlaubsjahr eine Zeit lang arbeitsfähig, hängt der Verfall auch hier von deinem Hinweis ab.
- Vertraglicher Mehrurlaub: Für Urlaubstage über den gesetzlichen Mindesturlaub hinaus darf der Arbeitsvertrag eigene Verfallsregeln treffen, wenn er klar zwischen Mindest- und Mehrurlaub unterscheidet.
- Tarifverträge: Sie können abweichende Fristen vorsehen, etwa im Bauhauptgewerbe mit der Urlaubskasse der SOKA-BAU. Prüfe den Tarifvertrag, der für deinen Betrieb gilt.
- Auszahlen statt nehmen: Im laufenden Arbeitsverhältnis darfst du den gesetzlichen Mindesturlaub nicht auszahlen. Abgegolten wird er erst, wenn das Arbeitsverhältnis endet (§ 7 Abs. 4 BUrlG).
Überstunden: Was passiert zum Jahreswechsel?
Anders als beim Urlaub gibt es für Überstunden keinen gesetzlichen Verfall zum 31. Dezember. Ob ein Stundenkonto zum Jahresende ausgeglichen, gekappt oder ins neue Jahr übernommen wird, regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Steht dort nichts, bleibt das Guthaben bestehen.
Abbauen oder auszahlen?
Beides ist möglich, wenn es vereinbart ist. Freizeitausgleich ist im Winter oft die praktischere Lösung, weil auf den Baustellen weniger los ist. Eine Auszahlung läuft über die normale Lohnabrechnung. Klauseln wie „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“ sind nach der Rechtsprechung des BAG meist unwirksam, wenn nicht erkennbar ist, wie viele Stunden damit abgegolten sein sollen.
Mindestlohn und Arbeitszeitkonto
Für Stunden, die über die vertragliche Arbeitszeit hinausgehen und auf einem schriftlich vereinbarten Arbeitszeitkonto landen, setzt das Mindestlohngesetz enge Grenzen:
- Sie müssen spätestens innerhalb von 12 Kalendermonaten nach ihrer monatlichen Erfassung ausgeglichen werden – durch bezahlte Freizeit oder Auszahlung mindestens zum Mindestlohn.
- Pro Monat dürfen höchstens 50 % der vertraglichen Arbeitszeit auf das Konto.
- Das gilt nicht, wenn der laufende Lohn den Mindestlohn bereits für alle geleisteten Stunden abdeckt.
Der gesetzliche Mindestlohn beträgt 13,90 € pro Stunde seit dem 1. Januar 2026 und steigt am 1. Januar 2027 auf 14,60 €.
Ausschlussfristen und Verjährung
- Ausschlussfristen: Viele Arbeits- und Tarifverträge enthalten Fristen von wenigen Monaten, innerhalb derer Ansprüche geltend gemacht werden müssen. Für den Mindestlohn gelten sie nicht (§ 3 MiLoG).
- Verjährung: Vergütungsansprüche für Überstunden verjähren nach drei Jahren zum Jahresende (§§ 195, 199 BGB)[4]. Ansprüche aus 2023 verjähren also mit Ablauf des 31. Dezember 2026.
Ohne Zeiterfassung wird es schwierig
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Eine saubere Zeiterfassung ist außerdem die beste Grundlage, wenn über Überstunden gestritten wird – auf beiden Seiten.
Checkliste für November und Dezember
- Resturlaub prüfen: Wie viele Tage hat jeder Mitarbeiter noch offen?
- Hinweis verschicken: Falls noch nicht geschehen, jetzt jeden Mitarbeiter schriftlich auffordern – mit Anzahl der Tage und dem Hinweis auf den Verfall. Für 2027 gleich im Januar.
- Urlaub einplanen: Freie Tage zwischen den Jahren oder in ruhigen Wochen festlegen. Betriebsferien rechtzeitig ankündigen; gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG).
- Übertragung dokumentieren: Bleibt Urlaub aus dringenden Gründen offen, Grund und Frist bis 31. März festhalten.
- Stundenkonten abgleichen: Überstunden über den Winter abbauen oder mit der Dezember-Abrechnung auszahlen.
- Mindestlohn-Konten prüfen: Stunden, die bald 12 Monate alt sind, ausgleichen.
- Alte Ansprüche klären: Offene Forderungen aus 2023 verjähren am 31. Dezember.
Resturlaub und Überstunden in Hawepro
Die Zahlen für deine Checkliste liefert dir Hawepro direkt aus der digitalen Zeiterfassung:
- Resturlaub auf einen Blick: In der Mitarbeiterliste siehst du für jeden Mitarbeiter die übrigen und die gesamten Urlaubstage.
- Urlaubsanträge mit Feiertagen: Hawepro zählt nur echte Arbeitstage, berücksichtigt die Feiertage deines Bundeslands und rechnet Urlaub über den Jahreswechsel dem richtigen Urlaubsjahr zu. Reicht der Resturlaub nicht, warnt Hawepro vor der Freigabe.
- Überstundenkonto je Mitarbeiter: Ist minus Soll, tagesaktuell – inklusive Feiertagen, Urlaub und Krankheit.
- Abbau und Auszahlung dokumentiert: Freizeitausgleich trägt der Mitarbeiter als „Überstundenabbau“ ein, Auszahlungen buchst du als Abgeltung mit Datum und Notiz.
- Stundenzettel als PDF: Ist-Stunden, Abbau und Saldo sauber getrennt – als Nachweis für Lohnabrechnung und Mitarbeiter.
Den Hinweis auf den Verfall schickst du deinen Mitarbeitern selbst – Hawepro gibt dir die Tage dafür. Mehr zur Verwaltung deines Teams findest du unter Mitarbeiterverwaltung und Stundenzettel.
Urlaub und Stunden im Griff – ohne Excel
Resturlaub, Urlaubsanträge und Überstundenkonto berechnet Hawepro automatisch aus den erfassten Zeiten.
FAQ: Resturlaub und Überstunden
Verfällt Resturlaub automatisch am 31. Dezember?
Nein. Der gesetzliche Urlaub verfällt nur, wenn du deinen Mitarbeiter rechtzeitig aufgefordert hast, den Urlaub zu nehmen, und ihn auf den drohenden Verfall hingewiesen hast. Ohne diesen Hinweis bleibt der Anspruch bestehen und wird ins nächste Jahr übernommen.
Bis wann muss übertragener Urlaub genommen werden?
Übertragener Urlaub muss nach § 7 Abs. 3 BUrlG in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden, also bis zum 31. März. Tarifverträge können längere Fristen vorsehen.
Kann ich Resturlaub auszahlen?
Den gesetzlichen Mindesturlaub darfst du im laufenden Arbeitsverhältnis nicht auszahlen. Eine Urlaubsabgeltung gibt es erst, wenn das Arbeitsverhältnis endet und der Urlaub nicht mehr genommen werden kann.
Verfallen Überstunden zum Jahresende?
Nicht automatisch. Ein Verfall oder eine Kappung von Überstunden muss im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt sein. Ansprüche auf Vergütung verjähren nach drei Jahren zum Jahresende, vertragliche Ausschlussfristen können sie früher erlöschen lassen.
Wie lange darf ein Mitarbeiter Stunden auf dem Arbeitszeitkonto sammeln?
Für Stunden über der vertraglichen Arbeitszeit auf einem schriftlich vereinbarten Arbeitszeitkonto verlangt das Mindestlohngesetz einen Ausgleich innerhalb von 12 Kalendermonaten nach der monatlichen Erfassung. Das gilt nicht, wenn der laufende Lohn den Mindestlohn bereits für alle geleisteten Stunden abdeckt.
Stand: November 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Für deinen Betrieb können Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen abweichende Regeln enthalten.
Quellen und Fußnoten
§ 7 BUrlG – Zeitpunkt, Übertragbarkeit und Abgeltung des Urlaubs, https://www.gesetze-im-internet.de/burlg/__7.html ↩︎
§ 2 MiLoG – Fälligkeit des Mindestlohns, https://www.gesetze-im-internet.de/milog/__2.html ↩︎
§ 3 BUrlG – Dauer des Urlaubs, https://www.gesetze-im-internet.de/burlg/__3.html ↩︎
§ 199 BGB – Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist, https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__199.html ↩︎
