Pauschale Abschlagsrechnung

Was ist eine pauschale Abschlagsrechnung?

Eine pauschale Abschlagsrechnung ist eine Vorauszahlung für eine erbrachte oder geplante Leistung. Anders als bei der kumulativen Methode wird hier ein fester Betrag vereinbart, unabhängig vom Baufortschritt.

Unterschied zur kumulativen Abschlagsrechnung

Die kumulative Abschlagsrechnung summiert alle bisherigen Rechnungen, während bei der pauschalen Methode feste Beträge unabhängig voneinander gezahlt werden.

Rechtliche Vorgaben & steuerliche Aspekte

Nach § 14 UStG müssen Abschlagsrechnungen folgende Pflichtangaben enthalten:

• Name und Anschrift des Unternehmens

• Rechnungsnummer und Datum

• Beschreibung der Leistung

• Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag

Abschlags- und Schlussrechnung mit Hawepro

Häufige Probleme & Lösungen

Unklare oder fehlende Zahlungsvereinbarungen

Problem:

Viele Handwerksbetriebe stellen Abschlagsrechnungen aus, ohne vorher klare Zahlungsmodalitäten mit dem Kunden zu vereinbaren. Das kann zu Verzögerungen oder Missverständnissen führen.

Lösung:

• Schon im Angebot oder Vertrag festhalten, wann und in welcher Höhe Abschläge fällig werden.

• Zahlungsziele klar formulieren ("Zahlbar innerhalb von 10 Tagen nach Rechnungsstellung").

• Falls möglich, Anzahlungen im Vertrag festlegen, um die Liquidität zu sichern.

2. Fehlerhafte Rechnungen (fehlende Pflichtangaben, falsche Beträge)

Problem:

Gerade bei mehreren Abschlagsrechnungen kommt es schnell zu Fehlern, etwa falsche Summen, fehlende Rechnungsnummern oder unvollständige Angaben. Das kann zur Ablehnung durch den Kunden oder steuerlichen Problemen führen.

Lösung:

• Jede Abschlagsrechnung sollte alle Pflichtangaben enthalten (Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer etc.).

• Besonders bei der kumulativen Methode darauf achten, dass vorherige Abschläge korrekt berücksichtigt werden.

• Digitale Lösungen wie Hawepro nutzen, die automatische Plausibilitätsprüfungen durchführen.

3. Kunden zahlen Abschläge nicht rechtzeitig

Problem:

Manchmal geraten Kunden in Verzug, was deine Liquidität gefährden kann - insbesondere bei größeren Bauprojekten mit hohen Materialkosten.

Lösung:

• Zahlungserinnerungen und Mahnungen zeitnah versenden.

• Hawepro vereinfacht das Mahnwesen für dich.

• Falls nötig, Verzugszinsen und Mahngebühren berechnen (nach BGB § 288).

• Vertraglich festlegen, dass nach mehrfacher Nichtzahlung die Arbeiten eingestellt werden können.

4. Abweichungen zwischen Abschlagsrechnungen und der Schlussrechnung

Problem:

Oft weicht die Summe der Abschlagsrechnungen von der Schlussrechnung ab, z. B. durch Mehrarbeit oder Materialpreisänderungen. Das kann zu Diskussionen mit dem Kunden führen.

Lösung:

• In jeder Abschlagsrechnung darauf hinweisen, dass es sich um eine Teilzahlung handelt und der Endbetrag erst mit der Schlussrechnung endgültig feststeht.

• Eine genaue Dokumentation der erbrachten Leistungen führen, um eventuelle Nachforderungen zu begründen.

• Digitale Rechnungssoftware wie Hawepro nutzen, um alle Abschläge transparent in der Schlussrechnung aufzulisten.

5. Steuerliche Unsicherheiten (Mehrwertsteuer & Umsatzsteuerpflicht)

Problem:

Nicht selten wird die Umsatzsteuer in Abschlagsrechnungen fehlerhaft berechnet oder vergessen. Gerade bei steuerbefreiten Leistungen oder innergemeinschaftlichen Lieferungen kann das problematisch sein.

Lösung:

• Die Mehrwertsteuer in jeder Abschlagsrechnung ausweisen, es sei denn, es handelt sich um eine steuerfreie Leistung.

• In der Schlussrechnung den Gesamtbetrag inklusive aller bisher geleisteten Abschläge und der bereits gezahlten Mehrwertsteuer ausweisen.

• Hawepro kann die Umsatzsteuer automatisch korrekt berechnen und in der Schlussrechnung berücksichtigen.

FAQ - Häufige Fragen