Was ist eine Abschlagszahlung?
Eine Abschlagszahlung ist eine Teilzahlung, die während der Erbringung einer Leistung oder Lieferung von Waren fällig wird. Im Gegensatz zur Schlussrechnung wird die Abschlagszahlung in regelmäßigen Abständen oder nach Erreichen bestimmter Projektmeilensteine geleistet. Für Handwerksbetriebe ist die Abschlagszahlung eine gängige Praxis, um die Liquidität während des Projektverlaufs zu sichern und große Aufträge effizienter abzuwickeln. Auf dieser Seite erfährst du, wie Abschlagszahlungen funktionieren, wann sie rechtlich zulässig sind und wie sie korrekt in der Buchhaltung verarbeitet werden.
Warum sind Abschlagszahlungen wichtig?
Abschlagszahlungen spielen in vielen Branchen, insbesondere im Bau- und Handwerkswesen, eine zentrale Rolle. Hier sind einige der Hauptgründe, warum Abschlagszahlungen wichtig sind:
Sicherung der Liquidität: Bei großen Projekten, die sich über Wochen oder Monate hinziehen, helfen Abschlagszahlungen, die laufenden Kosten zu decken, ohne auf den Projektabschluss warten zu müssen.
Risikominimierung: Durch regelmäßige Teilzahlungen wird das Risiko von Zahlungsausfällen reduziert, da bereits erbrachte Leistungen sofort vergütet werden.
Projektübersicht: Abschlagszahlungen ermöglichen es dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer, den Projektfortschritt klar zu dokumentieren und die Kosten kontinuierlich zu kontrollieren.
Wie funktionieren Abschlagszahlungen?
Eine Abschlagszahlung wird meist in regelmäßigen Abständen oder nach Abschluss bestimmter Projektphasen geleistet. Die Höhe und der Zeitpunkt der Abschlagszahlungen werden im Vorfeld im Vertrag festgelegt. Hier ist, wie der Prozess typischerweise abläuft:
1. Vertragsvereinbarung
Die Abschlagszahlung wird in einem Vertrag oder Angebot vereinbart. Darin wird festgelegt, wie viele Teilzahlungen fällig werden und welche Leistungen vor der Zahlung erbracht sein müssen.
2. Leistungserbringung
Der Handwerksbetrieb erbringt die vereinbarte Teilleistung, wie z.B. eine abgeschlossene Phase eines Bauprojekts oder eine festgelegte Menge an Arbeiten.
3. Rechnungsstellung
Nach der Leistungserbringung stellt der Handwerker eine Abschlagsrechnung, in der die bereits geleisteten Arbeiten und der fällige Betrag aufgeführt sind. Diese Rechnung enthält alle bisherigen Abschläge und zeigt den verbleibenden Restbetrag an.
4. Zahlung durch den Kunden
Der Kunde zahlt die Abschlagsrechnung innerhalb der vereinbarten Frist. Dieser Betrag wird später von der Schlussrechnung abgezogen.
5. Fortschritt und weitere Abschlagszahlungen
Der Prozess wiederholt sich, bis alle Abschlagszahlungen geleistet wurden und das Projekt abgeschlossen ist. Am Ende des Projekts wird eine Schlussrechnung erstellt, die die endgültigen Kosten nach Abzug der geleisteten Abschläge aufzeigt.
Rechtliche Grundlagen der Abschlagszahlung
Die rechtlichen Bestimmungen zu Abschlagszahlungen sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) verankert. Speziell § 632a BGB regelt, dass Handwerksbetriebe und Bauunternehmer einen Anspruch auf Abschlagszahlungen haben, sofern ein entsprechender Vertrag vorliegt. Wichtige Punkte, die beachtet werden sollten:
Angemessene Abschläge: Die Höhe der Abschlagszahlungen muss dem tatsächlichen Fortschritt der Arbeiten entsprechen. Überhöhte Forderungen sind unzulässig.
Sicherung durch Vertrag: Abschlagszahlungen müssen vorab vertraglich festgelegt werden. Ohne entsprechende Vereinbarung kann kein Anspruch darauf erhoben werden.
Verzugszinsen: Falls der Kunde die Abschlagszahlung nicht innerhalb der vereinbarten Frist leistet, kann der Handwerker Verzugszinsen geltend machen.
Vorteile der Abschlagszahlung für Handwerksbetriebe
Abschlagszahlungen bieten Handwerksbetrieben verschiedene Vorteile:
Bessere Planung: Durch regelmäßige Zahlungen kann der Betrieb seine Liquidität besser planen und Materialeinkäufe sowie Löhne pünktlich bezahlen.
Schnellerer Geldfluss: Anstatt bis zur Fertigstellung eines Projekts auf die gesamte Zahlung zu warten, sorgt die Abschlagszahlung für kontinuierliche Einnahmen.
Projekttransparenz: Abschlagszahlungen ermöglichen es dem Kunden, den Projektfortschritt besser zu verfolgen und sicherzustellen, dass er nur für bereits erbrachte Leistungen zahlt.
Abschlagszahlung vs. Schlusszahlung
Der Unterschied zwischen Abschlagszahlung und Schlusszahlung liegt im Zeitpunkt und der Art der Zahlung:
Abschlagszahlung: Teilzahlungen, die während des Projekts geleistet werden. Sie decken bereits erbrachte Leistungen ab, bevor das Projekt vollständig abgeschlossen ist.
Schlusszahlung: Die endgültige Zahlung nach Abschluss des Projekts. Sie enthält den restlichen Betrag, der nach den Abschlagszahlungen noch aussteht.
Durch die Kombination beider Zahlungsarten bleibt der Handwerksbetrieb finanziell flexibel und erhält am Ende des Projekts den vollen Betrag.
Wie stelle ich eine korrekte Abschlagsrechnung aus?
Eine Abschlagsrechnung muss klar und transparent sein, damit der Kunde die bereits erbrachten Leistungen nachvollziehen kann. Hier ist eine einfache Anleitung, wie du eine korrekte Abschlagsrechnung erstellst:
1. Verweis auf den ursprünglichen Vertrag
Jede Abschlagsrechnung sollte einen klaren Bezug zum ursprünglichen Vertrag haben, in dem die Gesamtkosten und der Zahlungsplan festgelegt wurden.
2. Auflistung der erbrachten Leistungen
Führe genau auf, welche Arbeiten bereits abgeschlossen sind und zu welchem Prozentsatz sie im Vergleich zum Gesamtprojekt stehen. Diese Leistungen sollten klar und detailliert beschrieben werden.
3. Angabe des Abschlagsbetrags
Der Abschlagsbetrag sollte den tatsächlich erbrachten Leistungen entsprechen. Überhöhte Forderungen sind rechtlich unzulässig und können zu Problemen führen.
4. Verbleibender Restbetrag
Zeige dem Kunden transparent, wie hoch der restliche offene Betrag nach Abzug der Abschlagszahlung ist. Dies hilft, die Projektkosten für beide Seiten im Blick zu behalten.
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Fazit: Abschlagszahlungen im Handwerk
Abschlagszahlungen sind ein unverzichtbares Instrument im Handwerk, um größere Projekte finanziell abzusichern und die Liquidität des Betriebs zu gewährleisten. Durch regelmäßige Zahlungen während der Projektlaufzeit minimierst du das Risiko von Zahlungsausfällen und hältst deine Finanzen stabil. Nutze digitale Tools wie eine Handwerkersoftware, um die Verwaltung deiner Abschlagszahlungen zu optimieren und deine Projekte reibungslos abzuwickeln.