Rechnungen schreiben - prüffähig & ohne Nachfragen
Erstelle saubere Rechnungen, Abschlags- und Schlussrechnungen mit Pflichtfeldern, Leistungszeitraum und E-Rechnungsformaten. Versende als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD - direkt aus Hawepro.
Hawepro ohne Risiko testen
Warum Rechnungen mit Hawepro einfacher sind
Word/Excel kosten Zeit - und oft fehlen Pflichtangaben. Mit Hawepro erstellst du Rechnungen prüffähig und rechtssicher: Leistungszeitraum, fortlaufender Nummernkreis, Steuersätze/KUR, Projektbezug, XRechnung/ZUGFeRD. Versand per E-Mail, Download als PDF oder E-Rechnungsdatei - alles an einem Ort, inklusive Mahnwesen und Offene-Posten-Übersicht.
Typische Einsatzszenarien aus dem Alltag
- Abschlagskette - Du erstellst mehrere Abschläge mit klarer Verrechnung in der Schlussrechnung.
- Öffentlicher Auftrag - Export als XRechnung, Leitweg-ID hinterlegt, keine Rückläufer.
- Privatkunden - Saubere PDF-Rechnung mit Skonto/Zahlungsziel und vollständigem Leistungszeitraum.
- Service/Jahresvertrag - Sammelrechnung aus mehreren Einsätzen, Leistungsnachweis aus Zeiten/Berichten.
- Kleinunternehmer - USt-Hinweise automatisch angepasst; rechtssicherer Textbaustein inkl.
Weiterlesen: Abschlagsrechnung | Schlussrechnung | XRechnung | ZUGFeRD | GEAB
Funktionen im Überblick
- Rechnungsarten - Abschlags-, Teil-, Schluss- und Sammelrechnungen
- Pflichtfelder-Check - Leistungszeitraum, Anschrift, USt-Satz/KUR, Nummernkreis, Zahlungsziel
- E-Rechnung - Export als XRechnung (XML) & ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML)
- Positionslogik - Lohn-/Materialanteile, Rabatte, Zwischensummen, individuelle Texte
- Vorlagen & Textbausteine - Fußzeilen, Skonto, rechtliche Hinweise, Bankverbindung
- Dokumentversand - E-Mail, Link-Freigabe, optional WhatsApp-Teilen
- Mahnwesen - Stufen, Fristen, Gebühren & Texte vorbereitet
- Export - PDF, Excel, E-Rechnungsdatei
Weiterlesen: Pauschalrechnung | Leistungszeitraum | WhatsApp-Teilen
So schreibst du eine Rechnung in Hawepro
- Rechnung erstellen: Kunde/Adresse übernehmen, Leistungszeitraum setzen
- Positionen ergänzen: Artikel/Leistungen, Lohn/Material, Mengen, Preise, Rabatte
- Prüfen & Vorschau: Pflichtfelder, Netto/Brutto, Skonto, Hinweise
- Format wählen: PDF, XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF+XML)
- Versenden & nachfassen: E-Mail/Link; Offene Posten überwachen und Mahnwesen starten
Screens aus Hawepro
Weiterlesen: Mahnwesen
Recht & Compliance - pragmatisch gelöst
- Prüffähigkeit: Leistungszeitraum, fortlaufende Nummern, korrekte USt/KUR, vollständige Anschriften.
- GoBD & Aufbewahrung: Dokumente sauber archiviert; Historie nachvollziehbar.
- E-Rechnung: Leitweg-ID & Pflichtfelder für öffentliche Auftraggeber; XRechnung erzeugen und übermitteln.
- Kleinunternehmer: Automatische Hinweise, korrekte Ausweisung.
- Abschlags-/Schlussrechnung: korrekte Verrechnung der geleisteten Zahlungen.
Ergebnis: Weniger Rückläufer, weniger Rückfragen, schnellere Zahlung.
Workflows - Schritt für Schritt
A) Abschlags- & Schlussrechnung
-
Abschlag aus Angebot/Auftrag erzeugen (Prozentsatz, Pauschal oder Positionen).
-
Zwischenstände per Vorschau prüfen.
-
Schlussrechnung übernimmt Abschläge automatisch und verrechnet korrekt.
B) E-Rechnung an Behörden/Konzerne
-
Im Kundenstamm die Leitweg-ID (bzw. Peppol-ID, falls erforderlich) hinterlegen.
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Rechnung erstellen → wird automatisch eine E-Rechnung (ZUGFeRD) oder als XRechnung exportieren.
-
Rechnung als E-Mail an Behörde senden
C) Leistungsnachweis & Zeiten
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Zeiterfassung und Nachweise am Kunden/Angebot/Rechnung/Objekt sammeln.
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Leistungsnachweis ausgeben, drucken und Kunden unterschreiben lassen.
-
Rechnung mit Daten aus der Zeiterfassung automatisch befüllen.
-
Rechnung erstellen
D) Offene Posten & Mahnwesen
-
Fälligkeiten im Blick: Filter „Überfällig“.
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Mahnung Stufe 1–3 mit vorbereiteten Texten & Gebühren.
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Zahlungseingang eintragen; Statistiken aktualisieren sich.
Integrationen & Datenübergabe
- XRechnung/ZUGFeRD - E-Rechnungsformate ohne Zusatztools
- GAEB / IDS - Positionen aus LV/Lieferanten sauber in Angebote/Rechnungen
- Import - Kunden/Materialien per CSV oder Excel übernehmen
- WhatsApp/Link - schnelle Zustellung der PDF/E-Rechnung
Wechselservice: Wir helfen beim Start - Datenübernahme und Nummernkreise sauber einrichten.
Praxisbeispiele (kurz & konkret)
- Malerbetrieb (3 MA) - Rechnungen 50 % schneller; weniger Rückläufer durch korrekte E-Rechnungen.
- Elektro (7 MA) - E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ohne Nacharbeit; Zahlung 5–7 Tage schneller.
Tipps aus der Praxis
- Textbausteine für häufige Hinweise (Skonto, Mängelrüge, KUR) anlegen.
- Nummernkreise früh definieren (Angebot, Kunden, Rechnung).
- Standard-Fußzeilen mit Bank/IBAN & Zahlungsziel pflegen - spart Tipparbeit.
- Leistungsnachweis konsequent anhängen → weniger Nachfragen.
- E-Rechnung testen: Einmal am eigenen Datensatz prüfen, bevor das erste große Projekt startet.
Viel einfacher mit der Rechnungsfunktion von Hawepro
- Abschlags-/Schlussrechnungen schnell erstellen
- Leistungszeitraum & Pflichtfelder sicher im Blick
- E-Rechnung als XRechnung/ZUGFeRD exportieren
- Mahnwesen und Skonto professionell regeln
Häufige Einwände - und unsere Antworten
-
„Wir schreiben wenige Rechnungen, lohnt sich das?“
Ja. Jede ersparte Rückfrage beschleunigt den Zahlungseingang - und spart Zeit im Büro. -
„E-Rechnung ist kompliziert.“
Hawepro erstellt automatisch E-Rechnungen und führt dich gleich am Anfang durch die Pflichtfelder. -
„Wir haben spezielle Anforderungen.“
Über Textbausteine, Positionstypen und Vorlagen lässt sich viel abbilden. Frag uns gern.
FAQ: Häufige Fragen zu Rechnungen & E-Rechnung
Ist der Leistungszeitraum Pflicht auf der Rechnung?
Ja, er gehört zu den prüffähigen Angaben. Hawepro erinnert dich daran und setzt ihn sauber formatiert ein.
Unterstützt Hawepro XRechnung und ZUGFeRD?
Ja. Du kannst Rechnungen als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML) exportieren und versenden.
Funktionieren Abschlags- und Schlussrechnungen?
Ja. Abschläge werden sauber nachgeführt - inklusive Verrechnung in der Schlussrechnung.
Was ist mit Kleinunternehmer-Regelung und Steuersätzen?
Kein Problem. Hawepro kennt passende Hinweise, Steuersätze und blendet die USt nach Regelung korrekt aus.
Wie verschicke ich Rechnungen an Behörden/Konzerne?
Wähle beim Export XRechnung (ggf. Leitweg-ID beim Kunden hinterlegen). Für andere Empfänger eignet sich ZUGFeRD oder klassisch PDF per E-Mail.
Gibt es Mahnstufen mit Gebühren & Texten?
Ja. Mahntexte, Fristen und Gebühren sind vorbereitet und können angepasst werden.
Kann ich aus Zeiten automatisch Positionen bilden?
Ja. Erfasste Zeiten lassen sich als Leistungsnachweis oder Positionen übernehmen.
Fazit: Prüffähige Rechnungen - schneller bezahlt werden
Mit Hawepro schreibst du korrekte, prüffähige Rechnungen in Minuten - als PDF oder E-Rechnung. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt die Zahlung.
