Kundendaten, Dokumente und Historie – zentral & übersichtlich
In der Hawepro Kundenakte liegt alles zusammen: Stammdaten, Angebote, Rechnungen, Termine, Notizen, Bilder und Dokumente. So findest du alles in Sekunden – im Büro und mobil.
Hawepro ohne Risiko testen
Warum eine zentrale Kundenakte Gold wert ist
Verstreute Daten kosten Zeit und Nerven. Mit der Hawepro Kundenakte hast du alle Infos an einem Ort: Stammdaten, Ansprechpartner, Angebote/Rechnungen, Termine, Notizen, Bilder und Dokumente. So arbeitest du schneller, sicherer und professioneller – und jeder im Team weiß sofort, wie der Stand ist.
Typische Einsatzszenarien aus dem Handwerker-Alltag
- Erster Kundenanruf – Name und Anliegen landen direkt in der Akte. Du planst den ersten Vor-Ort-Termin und hinterlegst Fotos/Dateien.
- Vor-Ort-Termin – Fotos, Messwerte und Notizen kommen als Anhänge in die Kundenakte; Aufgaben für das Team werden direkt erstellt.
- Angebot & Rechnung – Aus der Akte springst du ins Angebot, später in die Rechnung – alles sauber in der Historie dokumentiert.
Funktionen im Überblick
- Stammdaten & Ansprechpartner – inkl. USt-ID, Leitweg-ID, Kundennummer und mehreren Kontakten
- Historie – Angebote, Rechnungen, Termine und Telefonnotizen chronologisch
- Dokumente & Bilder – PDFs, Fotos, Pläne, Protokolle direkt am Kunden
- Termine & Aufgaben – Fristen setzen und in die Plantafel übernehmen
- Schnellsuche & Filter – Name, Telefon, E-Mail, Kundennummer, Notiz-Inhalte u. v. m.
- Verknüpfte Projekte – direkter Sprung zu Angebot, Rechnung, Plantafel
- Rollen & Rechte – wer sieht/bearbeitet was (Datenschutz)
- Kundenimport – CSV/Excel/Alt-Daten mit wenigen Klicks übernehmen
Wie die Kundenakte aufgebaut ist
1) Kopfbereich – Stammdaten
Name, Adresse, E-Mail, Telefon, Mobil, Kundennummer/Debitor, USt-ID, Leitweg-ID (für E-Rechnung), Zahlungsziel/Skonto, Notizen und weitere Kontakte.
2) Ansprechpartner
Mehrere Kontakte mit Rolle und bevorzugtem Kommunikationsweg; Notfallnummer.
3) Vorgänge
Verknüpfung zu Plantafel, Angeboten, Rechnungen sowie zugehörigen Bildern/Dokumenten.
4) Dateien & Bilder
Datei-Upload mit Vorschau bzw. Galerie – übersichtlich nach Projekt/Datum.
5) Einstellungen
Individuelle Konditionen, Standard-Steuersatz und Zahlungsziel.
Typische Workflows – Schritt für Schritt
A) Vom Erstkontakt zur Angebotserstellung
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Kunde anlegen oder per CSV/Excel importieren.
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Termin für Besichtigung setzen, ggf. in der Plantafel einplanen.
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Fotos/Notizen in der Akte sichern (Aufmaß, Materialwünsche).
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Angebot erstellen (Positionen/Leistungen, Rabatte, Bedingungen).
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Versand per E-Mail/Link/WhatsApp; Rückfragen in der Historie dokumentieren.
B) Ausführung & Nachweise
-
Checklisten/Protokolle als Dokumente anhängen.
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Fotos vor/nach der Arbeit speichern (Beweisführung).
C) Abrechnung bis E-Rechnung
-
Abschlags-/Schlussrechnung aus der Kundenakte heraus erstellen.
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Pflichtfelder (Leistungszeitraum etc.) prüfen.
-
Export als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung.
-
Historie zeigt Status „versendet“ – Mahnwesen bei Bedarf starten.
Weiterlesen: ZUGFeRD | XRechnung | Abschlagsrechnung | Schlussrechnung | Leistungszeitraum
Integrationen & Migration
- E-Rechnung – Leitweg-ID beim Kunden gespeichert; Export als XRechnung/ZUGFeRD.
- GAEB / IDS – Positionen/Material sauber ins Angebot übernehmen.
- Import – Kunden/Artikel via CSV/Excel übernehmen; wir helfen dir gern bei Fragen.
Wechselservice: Vom Alt-System, von Word/Excel oder „nur im Kopf“ – wir unterstützen dich beim Start, damit die Kundenakte von Tag eins sauber ist.
Weiterlesen: Stammdaten importieren | Materialverwaltung
Sicherheit, Datenschutz & Nachvollziehbarkeit
- Rollen & Rechte – granular einstellbar, z. B. sehen Monteure nur ihre Projekte/Termine.
- DSGVO/GoBD – saubere Trennung von Stammdaten, Dokumenten, Rechnungen; nachvollziehbare Historie.
- Backups – Datenversionen und revisionssichere Ablage.
- Protokollierung – Wer hat wann was geändert? Änderungen sind nachvollziehbar.
Ergebnis: Weniger Risiko bei Rückfragen, schnellere Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Prüfern.
Effizient arbeiten: Tipps aus der Praxis
- Standards (Zahlungsziel, Skonto, Texte) einmal pro Kunde setzen → weniger Nacharbeit.
- Telefonnotiz-Vorlagen anlegen (Wer? Anliegen? Rückruf? Frist?) – spart Minuten pro Gespräch.
- Termine konsequent planen – nichts geht unter.
Reports & Kennzahlen aus der Kundenakte
- Offene Posten & Mahnstatus – schneller nachfassen.
- Gesprächs- & Vorgangshistorie – Verlauf je Kunde nachvollziehbar.
Weiterlesen: Mahnwesen
Viel einfacher mit der Kundenakte von Hawepro
- Alles an einem Ort – weniger Suchen, schneller finden
- Nahtlos weiterarbeiten – von der Akte zu Angebot/Rechnung/Planung
- Historie & Nachweise – sauber dokumentiert
- Rechte & Datenschutz – nur das sehen, was erlaubt ist
Häufige Einwände – und unsere Antworten
-
„Wir haben alles in Excel, das reicht.“
Excel ist super für Listen – aber keine Historie, keine Rechte, keine Nachweise. Die Kundenakte verknüpft alles und macht dich auskunftsfähig in Sekunden. -
„Wir sind nur zu zweit, lohnt sich das?“
Gerade kleine Teams profitieren: weniger Nachfragen, weniger Doppelarbeit, schneller vom Anruf zur Rechnung. -
„Der Umstieg kostet Zeit.“
Mit Wechselservice & CSV-Import seid ihr schnell arbeitsfähig. Wir helfen beim Mapping und bei Nummernkreisen.
Deine Vorteile
- Schnellere Abläufe – weniger Klicks, weniger Rückfragen
- Besserer Service – alle Infos beim Kunden sofort parat
- Sichere Ablage – Dokumente und Historie belegbar speichern
- Einfacher Start: Demo buchen oder gratis testen
FAQ: Häufige Fragen zur Kundenakte
Kann ich alte Kundendaten importieren?
Ja. Import per CSV oder Excel – wir helfen beim Mapping von Feldern und Nummernkreisen.
Sehen Mitarbeiter alle Kunden?
Nein. Über Rollen & Rechte steuerst du Zugriff und Bearbeitung.
Kann ich Leitweg-ID, USt-ID und spezielle Felder speichern?
Ja. In den Stammdaten gibt es Felder für USt-ID/Leitweg-ID. Eigene Felder sind möglich.
Wie verknüpfe ich Dokumente und Bilder?
Lade sie direkt in der Kundenakte hoch – oder übernimm sie aus Angeboten/Rechnungen/Projekten.
Gibt es eine schnelle Suche?
Ja. Suche über Namen, Telefonnummer, E-Mail, Kundennummer oder Notiz-Inhalte.
Können wir Aufgaben und Wiedervorlagen teamweit steuern?
Ja. Du weist Aufgaben Personen zu, setzt Fristen und verfolgst den Status – inkl. Anzeige in der Plantafel.
Wie hilft die Akte bei Prüfungen oder Reklamationen?
Durch Historie, Bilder, Notizen und Zeiteinträge hast du belegbare Nachweise – das spart Zeit und Ärger.
Fazit: Ordnung, die Zeit spart
Mit der Kundenakte & CRM hast du alles schnell zur Hand – und arbeitest vom ersten Anruf bis zur Rechnung ohne Brüche. Mehr Überblick, weniger Streit, schnellere Zahlung.
