Was ist eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung ist ein freundlicher Hinweis an deinen Kunden, dass eine Rechnung noch offen ist und bald bezahlt werden sollte. Sie wird normalerweise gesendet, wenn das Zahlungsziel einer Rechnung überschritten wurde. In diesem Artikel erfährst du, wie du eine professionelle Zahlungserinnerung schreibst, wann du sie verschicken solltest und wie du dabei höflich, aber bestimmt bleibst.
Wann sollte eine Zahlungserinnerung gesendet werden?
Eine Zahlungserinnerung ist oft der erste Schritt, um einen Kunden an eine fällige Zahlung zu erinnern, ohne direkt eine Mahnung zu verschicken. Hier sind einige Situationen, in denen eine Zahlungserinnerung sinnvoll ist:
Nach Ablauf des Zahlungsziels: Sobald das auf der Rechnung angegebene Zahlungsziel überschritten wurde, kannst du eine Zahlungserinnerung senden.
Kein Zahlungseingang innerhalb von 14 Tagen: Es ist üblich, 7 bis 14 Tage nach Fälligkeit der Rechnung eine Erinnerung zu schicken.
Vor der ersten Mahnung: Eine Zahlungserinnerung ist eine sanfte Erinnerung, bevor du mit Mahngebühren und rechtlichen Schritten drohen musst.
Wie schreibst du eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung sollte freundlich, aber bestimmt formuliert sein. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du eine professionelle Erinnerung schreibst:
1. Höflicher Einstieg
Beginne die Zahlungserinnerung freundlich. Bedanke dich für die bisherige Zusammenarbeit und weise höflich darauf hin, dass die Zahlung fällig ist.
2. Wichtige Informationen
Stelle sicher, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind, wie die Rechnungsnummer, das Fälligkeitsdatum und der offene Betrag.
3. Neue Frist setzen
Gib dem Kunden eine neue Zahlungsfrist, in der er die Rechnung begleichen kann. Eine Frist von weiteren 7 bis 14 Tagen ist angemessen.
4. Konsequenzen erwähnen
Weise dezent darauf hin, dass bei weiterem Zahlungsverzug zusätzliche Schritte wie Mahnungen oder rechtliche Maßnahmen folgen können.
Zahlungserinnerung Vorlage
Hier ist ein einfaches Beispiel für eine Zahlungserinnerung, die du an deine Kunden senden kannst:
Betreff: Erinnerung an offene Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]
Sehr geehrte/r [Name des Kunden],
vielen Dank für die bisherige Zusammenarbeit. Wir möchten Sie daran erinnern, dass die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum der Rechnung] über einen Betrag von [Betrag] € am [Fälligkeitsdatum] fällig war.
Bitte überweisen Sie den offenen Betrag innerhalb der nächsten 7 Tage auf das unten angegebene Konto.
Sollten Sie bereits eine Zahlung vorgenommen haben, betrachten Sie diese E-Mail als gegenstandslos. Andernfalls bitten wir Sie, uns zu kontaktieren, falls es Unklarheiten gibt.
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name]
[Dein Unternehmen]
Was passiert nach der Zahlungserinnerung?
Wenn auf die Zahlungserinnerung keine Reaktion erfolgt, kannst du weiter vorgehen:
1. Mahnung senden
Falls der Kunde auf die Zahlungserinnerung nicht reagiert, ist der nächste Schritt die Mahnung, die oft mit Mahngebühren verbunden ist.
2. Rechtliche Schritte
Sollte auch auf die Mahnungen keine Zahlung folgen, kannst du rechtliche Schritte einleiten oder ein Inkassobüro einschalten.
Zahlungserinnerungen ganz einfach mit Hawepro
Mit unserer Handwerkersoftware Hawepro kannst du Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisch verwalten und versenden. So behältst du den Überblick über offene Rechnungen und kannst rechtzeitig reagieren.
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Rechnungen im Überblick: Du siehst sofort, welche Rechnungen noch offen sind und kannst direkt reagieren.
Rechtssicher mit wenigen Klicks: Die Software hilft dir, Zahlungserinnerungen und Mahnungen korrekt und rechtssicher zu erstellen.
Fazit zu Zahlungserinnerungen
Eine Zahlungserinnerung ist ein wichtiges Mittel, um Kunden freundlich, aber bestimmt an fällige Rechnungen zu erinnern. Mit einer klaren, professionellen Erinnerung kannst du oft vermeiden, dass eine Mahnung notwendig wird. Nutze eine Handwerkersoftware, um den Prozess effizient zu gestalten und den Überblick über offene Zahlungen zu behalten.