Was ist eine Mahnung?
Eine Mahnung ist eine förmliche Erinnerung an deinen Kunden, dass eine fällige Zahlung noch aussteht. Sie wird versendet, wenn auf eine Zahlungserinnerung keine Reaktion erfolgt und die Rechnung weiterhin nicht beglichen wurde. Im Gegensatz zur freundlichen Zahlungserinnerung hat die Mahnung oft rechtliche Konsequenzen, wie das Hinzufügen von Mahngebühren oder die Ankündigung weiterer Schritte. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du eine Mahnung schreibst und den Mahnprozess rechtssicher durchführst.
Wann sollte eine Mahnung verschickt werden?
Eine Mahnung sollte in der Regel dann verschickt werden, wenn der Kunde nach der Zahlungserinnerung weiterhin nicht zahlt. Hier einige Zeitpunkte, wann du eine Mahnung versenden solltest:
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Nach der Zahlungserinnerung: Falls der Kunde nach der Erinnerung nicht reagiert, kannst du nach 7 bis 14 Tagen eine Mahnung senden.
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Mehrere Mahnstufen: Oft werden bis zu drei Mahnungen verschickt, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden.
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Vor Gerichtlichen Schritten: Die letzte Mahnung kann eine Androhung von rechtlichen Schritten wie Inkasso oder Klage enthalten.
Wie schreibst du eine Mahnung?
Eine Mahnung muss rechtlich korrekt und präzise formuliert sein. Sie sollte klar die offenen Beträge und die nächsten Schritte beschreiben. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du eine professionelle Mahnung aufsetzt:
1. Betreff und Rechnungsdaten angeben
Im Betreff der Mahnung sollte klar hervorgehen, dass es sich um eine Mahnung handelt. Gib zudem die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und den offenen Betrag an.
2. Höflich, aber bestimmt bleiben
Auch wenn die Mahnung formeller als eine Zahlungserinnerung ist, solltest du weiterhin höflich bleiben, aber klar und bestimmt formulieren, dass die Zahlung fällig ist.
3. Mahngebühren angeben
In der Regel darfst du Mahngebühren erheben, wenn der Kunde die Zahlung verzögert. Diese sollten in der Mahnung aufgeführt werden. Achte darauf, dass die Höhe der Mahngebühren angemessen und gesetzlich zulässig ist.
4. Neue Frist setzen
Gib dem Kunden eine neue Zahlungsfrist (z.B. 7 Tage) und weise darauf hin, dass bei weiterem Zahlungsverzug rechtliche Schritte folgen können.
Mahnung Vorlage
Hier ist ein einfaches Beispiel für eine Mahnung, die du an deine Kunden versenden kannst:
Betreff: Mahnung - Offene Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]
Sehr geehrte/r [Name des Kunden],
leider haben wir bisher keinen Zahlungseingang auf unsere Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] € erhalten. Trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum der Erinnerung] ist der Betrag noch offen.
Bitte begleichen Sie den fälligen Betrag zuzüglich einer Mahngebühr in Höhe von [Betrag] € innerhalb der nächsten 7 Tage auf unser unten angegebenes Konto.
Sollten Sie bereits gezahlt haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos. Andernfalls behalten wir uns rechtliche Schritte vor.
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name]
[Dein Unternehmen]
Mahngebühren und Verzugszinsen
In einer Mahnung kannst du unter bestimmten Voraussetzungen Mahngebühren und Verzugszinsen erheben. Hier sind einige Punkte, die du dabei beachten solltest:
Mahngebühren
Diese dürfen nur für den zusätzlichen Aufwand erhoben werden, der dir durch den Zahlungsverzug entstanden ist. In der Regel sind dies 2,50 € bis 5,00 € pro Mahnstufe.
Verzugszinsen
Du darfst zusätzlich Verzugszinsen berechnen. Diese liegen aktuell bei 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, bei Geschäften zwischen Unternehmen sogar bei 9 Prozentpunkten.
Was passiert nach der Mahnung?
Wenn der Kunde trotz Mahnung nicht zahlt, kannst du folgende Schritte einleiten:
Letzte Mahnung senden
Setze dem Kunden eine letzte Frist und weise auf mögliche rechtliche Schritte hin.
Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren
Falls der Kunde weiterhin nicht zahlt, kannst du ein Inkassobüro beauftragen oder ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.
Mahnungen mit Hawepro verschicken
Mit Hawepro kannst du den gesamten Mahnprozess mit wenig Klicks erledigen. Die Software erinnert dich rechtzeitig an offene Rechnungen und du entscheidest die Eskalationsstufe.
Das bietet dir Hawepro
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Automatische Erinnerung: Die Software weist dich automatisch auf überschrittene Zahlungsziele hin.
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Mahngebühren: Die Software hilft dir, Mahngebühren zu erheben.
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Rechtssicherheit: Du erstellst Mahnungen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, und kannst den Mahnprozess effizienter gestalten.
Fazit: Mahnungen professionell und rechtssicher erstellen
Eine Mahnung ist ein wichtiger Schritt, um offene Zahlungen einzufordern, ohne direkt rechtliche Schritte einzuleiten. Mit einer professionell formulierten Mahnung kannst du oft verhindern, dass der Konflikt eskaliert. Nutze eine Handwerkersoftware, um den Mahnprozess effizient zu gestalten und den Überblick über offene Forderungen zu behalten.