Dokumente teilen – schnell, sicher, nachverfolgbar
Sende Angebote und Rechnungen direkt aus Hawepro an deine Kunden – per WhatsApp, E-Mail, sicherem Link oder klassisch per Druck. Am Handy oder Laptop. Mit Passwortschutz und Versandverlauf.
Hawepro ohne Risiko testen
Warum das Teilen aus Hawepro so stark ist
Kunden möchten schnell ein Angebot oder eine Rechnung – am liebsten direkt auf dem Handy. In Hawepro teilst du Dokumente mit einem Klick per WhatsApp, E-Mail, sicherem Link oder Druck. Der Versand ist nachverfolgbar, auf Wunsch passwortgeschützt und bleibt datenschutzkonform, weil du keine Anhänge herumschickst, sondern einen Link zu einer sicheren Ansicht.
Kanäle im Überblick
- WhatsApp – mobil (App öffnet sich automatisch beim richtigen Kontakt) oder am Laptop (WhatsApp Desktop/Web, QR-Code oder Link).
- E-Mail – mit CC/BCC, Passwortschutz und Anhängen (max. 5 MB je Datei).
- Sicherer Link – Dokument wird nicht als Datei verschickt, sondern über eine Hawepro-Seite bereitgestellt (Datenschutz!).
- Drucken – klassisch per PDF/Vorschau drucken oder als Begleitschreiben beilegen.
Hinweis Tarif: Das Teilen per WhatsApp steht Kunden mit dem Professional-Tarif zur Verfügung.
So funktioniert’s – Schritt für Schritt
A) WhatsApp (Handy)
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In Hawepro Angebot/Rechnung öffnen → Aktionen → Als WhatsApp senden.
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Die WhatsApp-App öffnet sich automatisch mit dem richtigen Kontakt.
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Text/Link prüfen → Senden.
B) WhatsApp (Laptop)
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Dokument öffnen → Aktionen → Als WhatsApp senden.
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Variante 1: WhatsApp Desktop/Web ist vorhanden → WhatsApp öffnen → Link senden.
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Variante 2: QR-Code mit dem Handy scannen oder Link kopieren und manuell einfügen.
C) E-Mail (Passwort optional)
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Aktionen → Angebot/Rechnung per E-Mail senden.
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An, CC, BCC ausfüllen; Betreff/Text anpassen.
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Optional im Professional-Tarif den Passwortschutz aktivieren (Passwort dem Kunden separat mitteilen).
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Optional im Professional-Tarif Anhänge hinzufügen (max. 5 MB pro Datei).
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Senden – der Kunde erhält die Dokumente (auch geschützt durch Passwort).
D) Sicherer Link
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Aktion → Als WhatsApp senden → Link kopieren.
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Link in SMS, Chat, Kundenportal oder Brief übernehmen.
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Der Link führt zur sicheren Ansicht von Angebot/Rechnung in Hawepro.
E) Drucken
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Aktionen klicken → Drucken wählen → Vorschau prüfen.
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Direkt drucken oder PDF speichern, um es postalisch zu versenden.
Datenschutz & Nachvollziehbarkeit
- Kein Direktversand der Datei: Kunden erhalten einen Link zu einer Hawepro-Ansicht (das schützt sensible Daten).
- Passwortschutz (E-Mail): Dokumente optional mit Passwort sichern; Passwort separat übermitteln (z.B. telefonisch/SMS).
- Versandstatus: In der Dokument-Übersicht unter „Mehr Aktionen“ → „E-Mail-Verlauf anzeigen“ siehst du, was versendet wurde und ob es angekommen ist.
- Steuerberater-Auto-Versand: Hinterlegst du die E-Mail deines Steuerberaters in den Einstellungen, werden Rechnungen automatisch zusätzlich dorthin geschickt.
Häufige Anwendungsfälle 8.center
- Schnelles Angebot nach Ortstermin – WhatsApp-Link senden, Kunde sieht es sofort am Handy.
- Rechnung mit Passwortschutz – Link per E-Mail, Passwort via SMS.
- Team teilt vom Laptop – WhatsApp Web am Büro-PC oder QR-Code scannen.
- Steuerkanzlei – automatische Kopie jeder Rechnung ohne Extra-Schritt.
Tipps aus der Praxis
- Kurztext vor dem Link spart Rückfragen (z.B. Zahlungsziel/Skonto erwähnen).
- Passwortregel definieren (z.B. letzte 4 Ziffern + PLZ) und intern dokumentieren.
- Vorlagen für E-Mail-Texte anlegen (Grußformel, Signatur, Hinweise).
- WhatsApp-Kontaktpflege in der Kundenakte – so greift die Autoverknüpfung zuverlässig.
Viel einfacher mit dem Teilen aus Hawepro
- WhatsApp, E-Mail, Link oder Druck – alles aus einem System
- Mobil & am Laptop – inkl. QR-Code & Link-Kopie
- Datenschutz dank sicherer Linkansicht
- Nachvollziehbar mit Versandverlauf & Steuerberater-Auto-Kopie
FAQ: Häufige Fragen zum Teilen
Werden Dateien direkt verschickt?
Nein. Standardmäßig wird ein sicherer Link versendet, der auf die Hawepro-Ansicht des Dokuments führt – das ist datenschutzfreundlicher.
Kann ich E-Mails mit CC/BCC versenden?
Ja. CC und BCC sind möglich – ideal für Projektbeteiligte oder interne Ablage.
Gibt es Passwortschutz für Dokumente?
Ja. Beim E-Mail-Versand kannst du einen Passwortschutz aktivieren. Das Passwort bitte über einen anderen Kanal mitteilen.
Wie groß dürfen Anhänge bei E-Mails sein?
Maximal 5 MB pro Datei.
Funktioniert WhatsApp auch am Laptop?
Ja. Über WhatsApp Desktop/Web oder per QR-Code. Alternativ Link kopieren und manuell einfügen.
Öffnet sich am Handy automatisch der richtige WhatsApp-Kontakt?
Ja. Auf dem Smartphone öffnet sich die WhatsApp-App mit dem zugehörigen Kontakt aus der Kundenakte.
Wo sehe ich den Versandstatus?
In der Dokument-Übersicht unter „Mehr Aktionen“ → „E-Mail-Verlauf anzeigen“.
Ist das Feature tarifgebunden?
Ja. WhatsApp/E-Mail/Link-Teilen ist im Professional-Tarif enthalten.
Fazit: Teilen ohne Reibung – schneller zum „Ja“
Mit WhatsApp, E-Mail, Link & Druck aus Hawepro bringst du Angebote/Rechnungen schnell und sicher zum Kunden – mobil und im Büro, nachvollziehbar und datenschutzfreundlich.
