Mitarbeiter hinzufügen, Rechte vergeben – und produktiv loslegen
Im Professional-Tarif fügst du Mitarbeiter für 7 € pro Monat hinzu – jederzeit wieder entfernbar. Jeder erhält einen eigenen Login mit exakt den Rechten, die du festlegst: Handwerker, Büro oder Admin. Zeiten erfassen, Termine planen, Urlaub/Krank pflegen und Leistungen abrechnen – alles zentral gesteuert.
Hawepro ohne Risiko testen
Warum strukturierte Rechte im Handwerk entscheidend sind
Je klarer die Rollen & Zugriffe, desto weniger Fehler und Rückfragen. Hawepro gibt dir eine einfache Verwaltung für Team, Berechtigungen, Zeiterfassung und Planung – mit sauberer Nachvollziehbarkeit und Datenschutz.
Preise & Verfügbarkeit
- Professional-Tarif erforderlich
- 7 € pro Mitarbeiter/Monat
- Jederzeit entfernbar – Lizenzkosten sinken entsprechend
Mitarbeiterdaten – was du verwaltest
- Titel, Vorname, Nachname
- E-Mail, Telefonnummer
- Urlaubstage (Jahreskontingent)
- Gehalt (optional, intern)
- Abrechenbarer Lohn beim Kunden (Stundensatz für Rechnungen)
- Stunden pro Woche (Soll-Arbeitszeit)
Tipp: Hinterlege Sollstunden und Urlaubskonto, damit Auslastung und Abwesenheiten im Alltag stimmen.
Einladen, Login & Rechte
- Einladung per E-Mail zur Zeiterfassung und zum Web-Login
- Eigener Login je Mitarbeiter – Passwort kann zurückgesetzt werden
- Rollen & Rechte individuell zuweisen, z.B.:
- Handwerker – Zeiterfassung, Termine, Kundeninfos (lesend)
- Büro – Angebote/Rechnungen, Kundenakte, Mahnwesen, Materialstamm
- Administrator – alle Rechte inkl. Einstellungen und Benutzerverwaltung
- Feingranular: individuelle Einzelrechte möglich
- Rechte entziehen – jederzeit per Klick (sofortige Wirkung)
Weiterlesen: Stundenzettel | Rapportzettel | Termine | Kundenakte | Materialstamm
Zusammenarbeit im Alltag
- Plantafel – Mitarbeiter Terminen zuordnen
- Zeiterfassung – Mitarbeiter erfassen Zeiten mobil; Unterschriften beim Kunden einholen
- Urlaub/Krank – Abwesenheiten pflegen; fließen in Kapazitäten & Planung ein
- Schnellaktionen – aus der Kundenakte/Plantafel direkt Personen zuweisen
Von der Zeit zur Rechnung – automatisch sauber
- In der Rechnung übernimmst du Leistungsnachweise und Positionen
- Der abrechenbare Stundenlohn des Mitarbeiters wird berücksichtigt
- Optional: Material + Lohn getrennt ausweisen
Weiterlesen: Rechnung & E-Rechnung | XRechnung | ZUGFeRD
Workflows – Schritt für Schritt
A) Mitarbeiter anlegen & einladen
-
Mitarbeiter hinzufügen (Professional; 7 €/Monat).
-
Stammdaten + Stundensatz, Stunden/Woche, Urlaubskonto hinterlegen.
-
Rolle wählen (Handwerker/Büro/Admin) – Feineinstellungen prüfen.
-
Einladung senden → der Mitarbeiter erhält Login & App-Zugang.
B) Rechte ändern oder entziehen
-
Mitarbeiter öffnen → Rolle/Rechte anpassen.
-
Änderungen speichern → wirken sofort.
-
Bei Ausscheiden: Deaktivieren/Entfernen (Kosten sinken ab Folgemonat).
C) Zeiten erfassen & unterschreiben lassen
-
Mitarbeiter fügt Zeiten auf Kunden/Angeboten/Rechnungen oder Objekten hinzu.
-
Notiz& Materialien ergänzen, Kundenunterschrift aufnehmen.
-
Büro prüft → freigeben.
D) Abrechnen
-
Rechnung öffnen → Zeiten übernehmen.
-
Stundensätze greifen automatisch; Leistungszeitraum setzen.
-
Rechnung PDF/XRechnung/ZUGFeRD versenden.
E) Abwesenheiten steuern
-
Mitarbeiter meldet Krank oder beantragt Urlaub.
-
Büro/Admin bestätigt; Plantafel zeigt Abwesenheit an.
-
Termine bei Bedarf umplanen.
Rollen-Beispiele (Kurzmatrix)
| Bereich | Handwerker | Büro | Admin |
|---|---|---|---|
| Angebote | - | ✔️ | ✔️ |
| Rechnungen | — | ✔️ | ✔️ |
| Kundenstamm | — | ✔️ | ✔️ |
| Materialien | — | ✔️ | ✔️ |
| Arbeitsaufwände | — | ✔️ | ✔️ |
| Arbeitspakete | — | ✔️ | ✔️ |
| Planer / Kalender | 🔎 Lesen | ✔️ | ✔️ |
| Zeiterfassung | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Objektverwaltung | - | ✔️ | ✔️ |
| Wartungsverträge | - | ✔️ | ✔️ |
| Mitarbeiterverwaltung | - | - | ✔️ |
| Dashboard | - | - | ✔️ |
| Statistiken | - | - | ✔️ |
| Firmeneinstellungen | - | - | ✔️ |
🔎 Handwerker sieht nur, was für den Einsatz nötig ist (konfigurierbar).
Datenschutz, Sicherheit & Nachvollziehbarkeit
- Least-Privilege-Prinzip – nur notwendige Zugriffe
- Double-Opt-In (gängiger Registrierungsprozess)
- DSGVO – Trennung von Mitarbeiter-Stammdaten und Kunden/Projekten
- Sofort-Entzug – Zugänge können umgehend deaktiviert werden
Tipps aus der Praxis
- Rollenstandard definieren (Handwerker/Büro/Admin) und Feinrechte nur bei Bedarf anpassen.
- Stundensätze pro Mitarbeiter pflegen → Rechnungen werden konsistent.
- Urlaub/Krank zeitnah buchen – erspart Doppelplanung.
- Onboarding-Checkliste: Einladung, App-Login, Zeiterfassungs-Shortcuts, Unterschriften-Workflow.
Viel einfacher mit Mitarbeitern in Hawepro
- Einladen & starten – 7 €/MA/Monat, jederzeit entfernbar
- Rollen & Rechte – sicher und passgenau
- Zeiten → Rechnung – automatisch mit Stundensatz
- Abwesenheiten & Planung – alles im Blick
FAQ: Häufige Fragen zu Mitarbeitern & Rechten
Was kostet ein zusätzlicher Mitarbeiter?
Im Professional-Tarif 7 € pro Mitarbeiter und Monat. Du kannst Mitarbeitende jederzeit entfernen – die Kosten sinken entsprechend.
Welche Daten speichere ich zum Mitarbeiter?
Titel, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefonnummer, Urlaubstage, Gehalt (optional), abrechenbarer Stundensatz beim Kunden und Stunden pro Woche.
Wie bekommt der Mitarbeiter Zugriff?
Per Einladung (E-Mail/Link). Er erhält einen eigenen Login mit den zugewiesenen Rechten – die du jederzeit ändern oder entziehen kannst.
Können Mitarbeiter Zeiten erfassen und unterschreiben lassen?
Ja. Zeiten werden mobil erfasst; Kundenunterschriften können direkt am Gerät eingeholt werden.
Wie fließen die Zeiten in die Rechnung?
Zeiten werden projektbezogen gesammelt und in die Rechnung übernommen – mit dem abrechenbaren Stundensatz des Mitarbeiters und Leistungszeitraum.
Lassen sich Mitarbeiter in der Plantafel planen?
Ja. Du ordnest Mitarbeitende Terminen zu; Urlaub/Krank reduziert automatisch die Verfügbarkeit.
Was passiert beim Austritt?
Login deaktivieren/entfernen – Rechte erlöschen sofort, Lizenz wird nicht weiterberechnet. Historie/Audit bleibt erhalten.
Fazit: Klare Rechte, klare Abläufe
Mit Mitarbeiter & Berechtigungen in Hawepro steuerst du Teamzugriffe, planst Einsätze, erfasst Zeiten und rechnest Leistungen korrekt ab – sicher, nachvollziehbar und ohne Reibungsverluste.
